《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。

PDA的一个最重要的工作就是个人信息管理(PIM)。Pocket PC本身已经内置了日程表、任务、便签、联系人这四个最基本的PIM软件，但是与PC上的OUTLOOK不同，这四个独立的组件很难很好的融合在一起。而且比较麻烦的是，没有一个Project工具来管理具有多个子任务的项目。

但是，Pocket Informant可以很好的解决这个问题。它可以替代系统内置的日程表、任务、联系人、便签，还提供了日记和时间线视图。你还可以根据自己的喜好自定义视图的显示格式、颜色等等（不过这并不是本教程的重点）。

弥缝特意邀请杨胖撰写了《Pocket Informant不完全应用手册》。介于大家对Pocket Informant（简称PI）这款优秀的软件还不是很了解（主要是因为这款软件是英文版，汉化效果也是一般），尤其是对Pocket Informant中”LINK”这一灵魂功能并没有很好的利用。所以在这篇不完全应用手册中，杨胖将详细的介绍PI，让大家了解和熟悉PI，知道PI可以为你做什么，知道为什么要选择PI。

注：此篇文章由弥缝邀请杨胖撰写，首发于褪墨。未经过杨胖或弥缝的许可，谢绝转载！

早上八点，电话前，该干什么？—— PI的典型应用

亚拉豪在MLO中给出了他的答案，那么在PI中如何实现呢？

在PI中Agenda显示界面如下图：

图中黑体字部分为日程表（行事历），下面的则是任务表。其中红色的任务表示已经过期仍未完成；绿色的表示是当前正在处理的任务（任务开始日期早于或等于当前日期的）；[] 中的日期表示该任务的到期日期，即你需要在此日期前完成这个任务。

由于审阅报告等是与当前的情境毫不相干的，因此通过界面右下角的那个漏斗来进行筛选。

这样一来就只有电话前需要做的任务了。于是杨胖就可以拿起电话……，等等，细心的读者可能已经发现，在这个任务的右边有一个标志，这个什么用处的呢？点一下，看看发生了什么？

打开了该任务的链接（Link），这个是PI的一个特殊功能，可以为任何一个日程、任务、联系人添加无数多个Link。比如这个例子，杨胖需要预订周岁照，那么要事先联系金鼎爱婴这家公司，那么只需要将金鼎的联系方式链接到这个任务中就可以了，非常的方便（如上图），你需要做的就是执行而已。同理，如果你的任务是阅读资料，那么你就可以把资料LINK到任务中（如右上图），这样就不用四处找需要阅读的资料了，这个功能大大提高了你的执行效率。

这里还有一个秘籍，PI具备自动拨号的功能，点选你的联系人后在点击你要拨打的电话，会出现以下画面（左图）：

把电话话筒的受话器贴近PDA的喇叭，然后点击OK，PI会自动将号码以DTMF方式播出，同时会弹出日记画面（右上图）。你可以很方便的记录这次通话的信息，而且这些信息会自动附加到你的联系人联络信息中，这个我们稍后再说。

好了，在PI的帮助下，杨胖很方便的完成了预定的任务，而且一切都是那么自然，那么人性，你不需要每次打电话前去查电话号码，不需要单独记录与某个联系人的所有联络信息，所有这一切PI都已经为你做好了，你要做的只有执行。呵呵～

下面分别介绍一下PI的几个功能框架：

日程表

日程表是PI的基本功能，杨胖个人喜欢用日程表来记录一天的工作和生活，基本上就是一个工作日志。用日程表的一个关键是：你一定要在你事先规定的时间内完成，这对日程的制定和执行时间的控制有很高的要求，建议你读读这本《通向成功的习惯》的书。

PI中日程表的查看方式与OUTLOOK非常类似，但是多了一个Agenda 视图和Timeline视图（Timeline个人感觉用处不大）。可以通过点击下面5个按钮来分别切换不同的视图：，从左至右分别是Agenda（左上图）、日（右上图）、周（左下图）、月（右下图）、Timeline视图。

还没结束呢，点击阅读全文 »

不少朋友都询问弥缝如何在Thinkingrock中设置周期性任务：

我想指定每周六晚上8点打电话，可是我只能指定特定的下一个星期六，却不能指定每个星期六。我应该怎么处理呢？

设置周期性任务，比如说打电话、每日锻炼等等是常常遇到的。其实Thinkingrock提供了非常强大的周期性任务设置，这里弥缝详细地解释一下其设置步骤和方法。

周期性任务设置步骤

如果你若未使用过Thinkingrock，请先查阅《ThinkingRock:最好的GTD软件》和《Thinkingrock使用方法》。

1. 在 Collect Thoughts 中将周期性任务收集起来，比方说“打电话回家”。
2. 进入 Process Thoughts 对刚刚收集的任务“打电话回家”进行处理。
3. 在处理时，将 Status 选择为 Scheduled ，这时就会出现 Scheduled For 的一行。
   
4. 在 Scheduled For 中设置好日期（下一个周六），时间（晚上八点），持续时间（三十分钟）。
5. 然后点击 Recurrence 后面的 Create 按钮就可以进行周期性任务的设置了（见后面的设置详解）。
6. 如果不能直接 Create Recurrence（按钮为灰），那就进入 Actions - Scheduled 中找到刚处理的任务“打电话回家”。
   
7. 选中“打电话回家”后，在下面的 Action 中就可以设置 Recurrence 了。

还没结束呢，点击阅读全文 »

通过听有声读物来利用自己的零碎时间（车上、会议前）是一个非常不错的点子。而且大家买MP3也是有打算利用它来练习英语的吧（都用去听音乐了？）～

弥缝整理了一套GTD相关的有声读物（Podcasts）分享给大家，主要是David Allen参与的访问。喜欢GTD又想练习英语的朋友们，好好利用：

• David Allen Company Podcast
  David Allen的唯一官方Podcasts提供！
• Productive Talk Compilation: 8-episode podcast with GTD’s David Allen
  由43 Folders整理的，主要集中于GTD的工具应用、练习方法、及GTD系统遇到的困难和解决办法。
• Getting Things Done - An Interview With David Allen
  深入讨论了GTD的主要原则和意义，也涉及了一点参与GTD可能遇到的困难。
• RoadMap Interview With David Allen
  David Allen讨论了采用GTD的动力和好处，也解释了“Win at the game of work and business of life.”的意义。
• The Personal Productivity Show
  对David Allen的采访，全长45分钟。

如果你不想听GTD的有声读物，弥缝推荐你去eMule上的有声读物分类翻翻，或许可以找到使你满意的有声读物，比方说：《执行——如何完成任务的学问》的有声读物。

《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。

Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。

自此《MyLife Organized不完全应用手册》已是最后一章。我们将继续深入探讨MLO在GTD中的工作流程，如果你是新看到这篇文章，建议你先阅读《MyLife Organized不完全应用手册（上）》和《MyLife Organized不完全应用手册（中）》。

等待、委派 - <Waiting for> 列表

标准GTD系统中的最后一项：<Waiting for> 列表。记录下所有你可以委派给他人去做的事情，设定好闹铃到时检查结果就可以了。

其它列表

此外，你可以根据自己的需要，添加别的列表。比如亚拉豪有一个<Everyday>列表，记录每天都要做的事情（锻炼、记单词、阅读Google Reader等）：用MLO的循环功能（Recurrence，在Timing and Reminder 栏下）就能很容易地设置这样的任务。此外，一个独立的 <Shopping> 列表记录要买的东西也是很实用的。

只要你能管理得过来，要建多少个列表都可以。只是请注意：所有不是具体行动的 项目，如 <人生目标> 这样的列表，都要设定为在To-Do列表中隐藏，以确保在To-Do列表中显示的永远只有可以执行的下一步行动（Next actions）。

Places（情境）管理器

在左边窗口的Places视图里，你可以管理你所有的“情境”。一个很实用的功能是：Included places （包含地点）。比如，“公司”这个地点就能包含“电脑”、“互联网”、“写字台”等。这样当你在To-Do列表中指定“公司”这个地点时，所有包含“电脑”、“互联网”、“写字台”这些地点的项目也会显示出来。

你的GTD系统有多安全？ —— 同步，输出与备份

用PPC的朋友们有福了。MLO的PPC版本可以和PC专业版完美同步，且界面功能与 PC端的极为相似。甚至连快速输入任务的功能也不缺：将快速输入任务设置到按键上，只要一键就能快速输入任务。若是PPC有字母键盘的话，输入速度绝不逊于纸笔。

此外，你还可以将MLO装到U盘上随身携带，在别的电脑上使用。如果有需要的话，还可以将纪录打印出来。

最后，谈谈风险。亚拉豪至今还记得，带自己入门GTD系统的朋友，就在示范完他用于记录GTD的随身活页笔记本后的第二天，就不幸地把笔记本丢失了。那时他不巧有五个新客户，十多个管理中的正在进行的设计项目，以及整整四页的 <Waiting for> 中的委派纪录。他除了E-mail 和项目相关资料之外，没有留下任何可供参考的计划纪录，更别提GTD系统的备份了。

所以亚拉豪衷心地希望，这样的事情永远不会发生在你的身上。

而MLO在这一点上就做得很好。你可以将GTD纪录备份到本机文件夹、外置硬盘、远程计算机、甚至FTP上，直接保证记录的安全。即使你的一个记忆媒介意外丢失，你也还有备份，能快速地恢复你的系统。这也能让你更信赖自己的系统。

尾声

本手册只介绍了MLO上GTD工作流程的基础。如果你是个了解GTD理论、却不知如何下手的GTD初学者，MLO能够很好地引导你，帮助你一步步地建立起一个高效有序的系统。如果你已经有了一个运行良好的纸质GTD系统，而在考虑将它转到电脑上的话，MLO绝对是一个值得尝试的选择。

希望本手册对你有所帮助，祝你的GTD越来越好。

相关阅读：

• MyLife Organized不完全应用手册（上）
• MyLife Organized不完全应用手册（中）
• MyLife Organized不完全应用手册（下）
• ThinkingRock:最好的GTD软件
• ThinkingRock:最好的GTD软件2

《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。

在《MyLife Organized不完全应用手册（上）》中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。

一切从原料开始 —— <Inbox>

David Allen说过：收集原料是GTD中很重要的一个环节，你要确保自己的收集工具简单快速，否则它就会严重拖累你的系统的效率。

在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏：

输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。

通过上方的 Parent… 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是 <Inbox> 列表）。

回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在 <Inbox> 中看到刚刚输入的原料了。

你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 <Inbox> 列表，通过右键菜单 -> New Subtask （或快捷键Alt + Ins）来添加子条目。

不可付诸行动 —— <Someday/maybe> 列表

接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时，你都该问问自己：“这是什么？”和“这可否付诸行动？”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进 <Someday/maybe> 列表。

还记得之前看到的To-Do视图吗？请记住，管理MLO条目的首要原则是：确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录，决定下一步行动的时候，你要看的只是To-Do列表而已。

换句话说，对于所有不是具体行动的条目，都要设定为在To-Do列表中隐藏。<Someday/maybe> 列表中记录的是你可能会去做但不会现在去做的事情，这条记录可能就是一个个的想法而已。所以，该列表中所有的条目都不应在To-Do列表视图中出现。选择 <Someday/maybe> 列表，然后点开右边窗口中的General栏，在 Hide branch in To-Do list一项上打勾。

在这之后<Someday/maybe> 列表中所有的项目都变成了灰色，即表示它们不会出现在To-Do列表中了。

还没结束呢，点击阅读全文 »

《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。

Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。

所以，弥缝特意邀请亚拉豪撰写了《MyLife Organized不完全应用手册》——详细地介绍了这款优秀的时间管理工具在GTD中的应用。相信对大家一定很有帮助。

“当你明白如何处理和安排事项后，你所要做的就仅仅是创建和管理列表而已。” —— David Allen, 《Getting Things Done》

开宗明义

在这本手册里，亚拉豪会向你介绍MyLife Organized （简称MLO）这款优秀的时间管理工具在GTD应用中工作流程。因为软件没有正式的中文版本，本文介绍的功能只基于MyLife Organized Professional Edition 1.91英文版。

在开始之前，亚拉豪希望你已经建立过自己的GTD系统，或者至少已经了解了GTD的基本原理和工作流程。不然的话，还请暂且打住。先去读一遍David Allen的《Getting Things Done》再回来看此文，你才能更好地体会MLO能给GTD应用带来的便利。

由于GTD的部分关键词翻译定义混乱。本文中涉及的GTD相关定义统一采用弥缝在褪墨（www.mifengtd.cn）上的定义，下面是一个简要的对照表：

更详细的GTD关键词解释请参考此文。那我们开始正文：

星期三早上八点，电脑前，该干什么？

是的，我们耐心地建立、细心地维护、苦心地改良我们的GTD系统，无非就是为了能给这个问题一个最好的答案。

那么MLO又能怎样帮助我们给出这个满意的答案呢？

星期三早上八点三十九分，坐在电脑前，亚拉豪打开MLO，检查GTD系统里的下一步任务清单（在MLO中叫做To-Do列表）。

这便是亚拉豪所有可以在今天执行的行动。行动中前缀[Prj: ×××] 表示这是某个项目中的具体步骤，而所有行动的右边显示的是此行动的截止日期。

这个列表中有一些行动，如买狗粮等是和当前的情境（电脑前）毫不相干的，于是亚拉豪通过上方的 Place 对能在电脑前能执行的任务进行过滤。

这样可执行的行动一下就缩小了，于是亚拉豪马上决定电邮通知KK平面设计项目的团队，在9点进行头脑风暴会议。

我想你已经发现了：在MLO中，你不需要另外再单独设定@home、@computer等情境列表。

任一时刻，只要你在MLO上有保持一个良好的GTD系统。每当你打开To-Do列表，你就能看到自己该做且现在能做的事情就已经自动地、井然有序的排列好了。你也能很方便地查看在某个特定情境下能执行的行动，也不需再多考虑就能迅速地投入状态。一天下来，不知不觉中你便完成了原本貌似永远也无法完成的任务。当你走在回家的路上时，你感到的不是疲惫，而是一种用言语无法表达的平静——那便是“心如止水”的境界。

心动了？那我们就来看看MLO怎样能让你的GTD系统变得更简单有效吧。

还没结束呢，点击阅读全文 »

如果说《Getting Things Done》是一本非常优秀的时间管理教科书的话，那么《Getting Things Done FAST - Workbook》就是教科书必配的一本课后练习册了。

可惜《Getting Things Done FAST - Workbook》只有英文版本，于是GTD翻译小组决定将它翻译成中文，分享给更多的GTD读者。

经过辛勤的汗水，在短短七天内，成员金笙就已经将它翻译成中文版——《Getting Things Done FAST - 练习簿》。喜欢GTD的、想尝试GTD的朋友们，赶快下载阅读吧～

弥缝要提醒一下：下载了，要记得阅读和练习！

《GTD练习簿》下载地址：中文版下载1 | 中文版下载2 | 英文原版下载

相关阅读：《Getting Things Done中文版下载》

欢迎大家加入褪墨QQ群：8964762，或者加入褪墨豆瓣小组上来参加“一个月培养一个好习惯”活动和分享你的时间管理经验！

再造《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。

这套纸笔的GTD应用系统，尽量追求简单，方便，是弥缝在参考了几个GTD Moleskine Hacks后，与自己已有的一些经验，结合精简而成的。这篇介绍将很详细，但并非每一个步骤都对你是必要的，所以大家应该再按照自己的需求进行改进或者进一步地简化。

需要的材料：

• 一个硬壳厚本的、质量好的笔记本，页数在200～300页之间，外带一条书签带子的。弥缝推荐过的理想的笔记本Moleskine，就是很不错的本子。品质优良、设计独到、还有悠长的历史，不过价格就是相对比较贵。
• 标签（Tabs），需要多种颜色的，可以自由移动的。
• 一支好笔，好本配好笔，不仅仅看起来漂亮，写起来也顺畅。
• 了解什么是GTD，你可以阅读《尽管去做——无压工作的艺术》或者阅读Zen To Done来获取这套最受欢迎的时间管理知识。

规划你的笔记本：

• 标上页码。这是件麻烦的事情，想偷懒就可以不做（我就没有做）。下面使用的是一本200页的笔记本为例，你知道在大概相同的页数贴上相应的标签就可以了。

  

• 创意的第一页。写上自己名字、随意点缀一下、写些名言警句等等。随便你用来干什么，你可以写上自己的联系地址，如果你丢失了，说不定有好心人会归还给你；你可以写一篇《陋“书”铭》来秀秀自己的文字；还可以是一张规划这本Moleskine的思维导图。当然你也可以不要，这是弥缝自己的喜好而已。
• 在第四页贴上第一个标签，写上“收件箱/任务清单”。你应该已经明白收件箱和任务清单的区别了。收件箱只是简单地将信息全部收集起来，而任务清单中则是对收件箱内信息进行处理后留下的可执行的行动。弥缝把第四页用来收集，第五页用来放任务清单（方便相互查看）。当这两页写满以后，就开始下两页。同时也把标签也移动到新的下一页，而且上一份任务清单中未处理完的任务也要存到新的任务清单中来。

  

• 在第102页贴上第二个标签，写上“项目清单”。当一件任务需要多个行动才能完成，那这件任务就是一个项目，那么它就应该放到“项目清单”中。每一页只记录一个项目，你可以把书签带子夹在现在正在进行的项目页面上。
• 在第180页贴上第三个标签，写上“Someday/Maybe清单”。这里用来记录某一天可能去完成的事情，可能也是一个理想或者长远的计划等等。
• 在最后一页贴上一份全年日历。Moleskine的背面还有一个Pocket，你可以用来存放一些发票、随意贴等等。

  

还没结束呢，点击阅读全文 »