作为《小强升职记》的读书感悟，给我自己。作为分享，也送给或许需要的给你。

我不知道你是否真的需要。但我受Amy师姐等一众人的影响，已经爱上了分享。呵呵，话也可以倒过来说，其实分享也就是爱。（个人感悟，参照《少有人走的路》对爱的定义。）

本文如题，主要是分享与探讨人生的规划与GTD系统。由于能力有限，如有不解请善用搜索，同时也欢迎探讨。（以下很多图文非本人原创，感谢大家，如有侵犯，必定修改。用得最多的，就是《小强升职记》里面的东西了，毕竟是本文是读书后的产物嘛。）

一、何为修

人生是一个不断认清自我，一个提升自我的过程，即：一个不断修炼的过程。借用徐公子胜治的话：知来处去处，得来处去处，合来处去处。为修。（出自《神游》）。

先个人重点解读一下里面的关键词：（来处去处不解释了）知、得、合。知便是知道，合就是结合。得是什么呢？思考了一下，还没想清楚，姑且算是内心真正的认同吧（因为知道和认同不同）。

这里的认同，是对自己的彻底认识，无论好坏。因此，在自我认识的过程中，比如伴随着内心的痛苦，因为你不但要知道，而且要认同并承认自己有很多缺点。因为你不是无所谓，因为你是在追求个人的成长，你看到自己如此多的缺点，必然会痛苦的，否则就是不够深刻。（读《少有人走的路》感悟）

整句话合起来就是：知道自己的来处去处，接受自己的来处去处，并把两者结合起来（用行动）。这就是修炼。

对我而言，我通过人生规划“知”和“得”来处去处，借助GTD系统“合”来处去处。

二、知来处去处，得来处去处

如何“知”、“得”？通过人生规划。

1、通过目标，看人生规划的重要性

对人生的规划也就是为人生设立目标。

1953年哈佛大学曾经做过这样一个关于目标对人生结果影响的调查，一群智力、学历、环境、条件都相差无几的学生在走出校门之前，哈佛大学对他们进行了一次关于人生目标的调查。

25年后，哈佛大学再次对这群学生进行了跟踪调查，结果是这样的:

这是因为目标有以下作用：

• 它给人以明确的方向感，使人充分了解自己每个行为的目的。
• 它让人清晰地评估自己的行为，进而正面检讨自己的行为。
• 它让人从忙乱中转移到自己的工作重点上。
• 它让人更关注结果，产生持久的动力。
• 它能激发出人的潜能。

（案例出自《小强升职记》，觉得很合适，便拿来用了，再次荐书。）

2、超越目标，规划不仅仅是目标

百度百科曰：目标是个人、部门或整个组织所期望的成果。规划，意即进行比较全面的长远的发展计划，是对未来整体性、长期性、基本性问题的思考、考量和设计未来整套行动方案。

本人对目标与计划的理解是，两者的主要差别在于站立的高度不同，视野的开阔度不同。一般而言，我们所说的目标，一般都是短期的。而规划，一般时间跨度都是中长期，因此很自然地，不同的时间跨度要求我们用不同的视野来考虑问题。

但目标与规划更是一脉相承的，短期的目标应该服从中长期的规划。否则，就是南辕北辙了。规划也失去了意义。

人生规划，重点在于高度的变化。

3、六个高度

对于工作和人生的规划，戴维·艾伦提出了“六个高度”的概念。它们分别是：

• 原则（五万米）：
  这是最高的高度，这是个人自身的三观（人生观、世界观、价值观）决定的。
  举例就是：生命意义探索、个体价值澄清、使命寻求、人格特质等。
  需要思考的是：我是谁？我的人生应该是怎样的？
• 愿景（四万米）：
  中长期（3-5年）规划。
• 目标（三万米）：
  比愿景更细化，一年以上计划。
• 责任范围（两万米）：
  工作上的角色，如销售、管理、产品开发等，生活中的角色，家庭、个人财务、 精神层面。于是便有任务要执行，以拉近现实和期望的距离。
• 任务（一万米）：
  需要一个行动以上才能完成的事情。
• 下一步行动（跑道）：
  下一步需要做什么？

六个高度，就是帮助我们“知”和“得”来处去处的工具。（而帮助我们“合”的GTD系统稍后再探讨。）具体而言，原则（五万米）就是要我们知道自己的来处去处。既是对现实中自我出身的追溯与未来发展的思考，更是在心灵上的一种哲学追问“我是谁？我从哪里来？我要到哪里去？”。原则的五万米高度，让我们看到我们最终的去处——按照计划，将会走到哪？

定下了这六个高度还没完，还有很重要的注意事项。

4、检视

苏格拉底说：“没有检视的人生不值得活”。规划完，计划完之后，重在去执行与检查执行的情况，也就是检视。正如规划有不同的高度，不同的高度也有不同的检视周期。下面是twhsi的心得：

• 下一步行动：也就是跑道管理，每日检视。
• 任务：10,000ft，每周检视。
• 责任范围：20,000ft，每月检视。
• 目标：30,000ft，每季检视。
• 愿景：40,000ft，每年检视。
• 原则：50,000ft，人生有大的转折点时检视。

好了，人生规划就这样。划出了道路，重在要去走。规划是“道”，下面是帮助我们执行的“术”——GTD系统。

三、合来处去处

如何“合”来处去处？过去已成历史，现在正在进行，未来已有规划。靠什么来连接现在与未来？行动！然而，现代生活，大家总是抱怨事情太多，以至迷失了方向。人的惰性，更是让前路艰难重重。有了地图，还需要工具。GTD系统，正是帮助我们奔向理想未来的越野车！

1、什么是GTD?

GTD即Getting Things Done，中文直译就是“把事搞定”。来自于David Allen 戴维·艾伦的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本叫《尽管去做：无压工作的艺术》。David Allen将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。

2、如何GTD

目的是提高效率，方法是一时一事、对时对事，工具是清单系统。（一个时间只做一件事，正确的时间做正确的事，是高效的保证。“多任务”的坏处可见我之前的一篇唠叨文：从心猿说到多任务）

GTD的清单系统不同于普通的待办事项清单，后者只是前者的一部分。GTD系统的设计，必须具有两个部分：收集篮、待办事项。

为什么是两个部分，而不是一个待办事项就完事了呢？这就涉及到GTD的一个理念：当事情可以在两分钟之内完成时，马上去做。

于是，流程便是这样的：收集要做的事，放进收集篮。完成后检查收集篮里面的项目，如果事情是两分钟内可以搞定，就搞定它，如果不行就把事情放入待办事项清单。

这样就保证了头脑中不会充斥着很多事。清空了头脑，达到一时一事。而通过其他清空，让非两分钟项目可以在适合的时间完成，达到对时对事。

3、建立自己的GTD系统

对GTD有了简单的理解后，让我们来建立自己GTD系统。GTD系统的建立应该根据个人情况，比如“便利贴女孩（先生）”、“邮件狂热”、“交际花（草）”和“掌柜的”这几种人的GTD系统肯定不同。现在介绍的是“3+1”清单系统，比较大众化，可以在使用一段时间后自行调整。

“3+1”清单系统如下：

如上图，此“3”指的是“将来某清时/也许清单”、“待办事项清单”和“项目清单”三个清单。而“1”则是收集篮。以下是详细介绍：

• 收集篮

收集篮顾名思义就是收集我们的想法的地方。可以收集什么？可以收集平时生活中迸发的灵感，以便实施。对于这个清单，我们要做到的是每日清空。

经过我们对收集篮里面项目的思考（也就是孵化），那些事项要被赶出收集篮，那么它们将何去何从？有3个归属。

• 将来某时/也许清单

这里面的事项都不是可以在短期内实行的，或许未来也不会去做的一些事。（如果长时间不去做，就删掉）因此一般而言，这里放的都是既不紧急又不重要的事。

• 待办事项清单

不言而喻，放在里面的事都是要去做的事。这里的事属于重要不紧急的事，但要好好安排一个时间去完成。需要注意的是，这里面的事要是能执行的，也就是说属于“下一步行动”的事，如“查收电子邮件”，而“制定新产品销售策略”就不是了。

• 项目清单

其实这个清单也算是待办事项清单，只不过，这里的事依然重要，却更不紧急。因此，这里面的清单还需孵化，把项目分解成一个个“下一步行动”。上面提到的“制定新产品销售策略”就可以作为一个项目，分解为：“针对产品做市场调研”、“调查同类产品的销售策略”等的子项目，然后子项目再分解出具体的“下一步行动”。

注：重要与紧急的判断，可以参考下面的“四象限法则”。重要与否的判断标准：是否符合人生规划，是否有利于实现人生规划。

4、配合GTD的技巧、工具

仅有上面的理论还不够，下面要补充一下很有用的技巧和工具：四象限法则和日程表。

• 四象限法则

所谓“四象限法则”，是由著名管理学家史蒂芬·科维(Stephen R. Covey)提出的一个时间管理理论，把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分，基本上可以分为四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。

这个法则很多人都知道，但没有用好。其实上文已经涉及到这个法则了。现在解释一下。

首先，我们要明确知道的是，最重要的两个象限是第一和第二。这是一个思维陷阱。我们已经很清楚地标明了这两个象限属于重要，但还是有人没把重心放到这里。他们往往忽略的是第二象限，这是他们误以为紧急就是重要的。其实，如果第二象限没处理好，那些事情很容易就进入第一现象，成为了既重要又紧急了，这就令人焦头烂额了。不过这可以通过在平时重视第二象限来避免。

配合GTD系统，第一象限的事不进入收集篮和清单，马上去做。第二象限的事，应该进入项目清单。第三象限的事，先检查能否委托他人，如果不行只有自己去做。第四象限的事，用调剂生活，可做可不做，切不可沉迷。

补充一点，遇到紧急的事要中断当前工作时，一定要保存当前工作的进度，如马上记下思路等。

• 日程表

这里的日程表，特指是手机等电子工具，可以自动提醒的日程表。对于日程表，本人认为可以结合待办事项清单，用来安排第二、第三象限和一些特定需要在特定时间去做的事情。这些事情都不是太紧急，首先有了给我们安排的基础。第三象限的事，还有种情况就是委托了别人去做后，要定一个时间去检查效果。

对于GTD初学者，在还没养成经常检查清单的习惯前，设置好日程表是很必要的。

5、具体实现方法

这个网上太多了，不过无非都是两种：纸笔和电子。

• 纸笔

纸和笔最大的优点就是随心所欲。携带方便，经济实惠，这八个字是我的理解。纸和笔的配合，一切思绪都无所遁逃，没有记不下的，只有想不到的。顺便反对一下一个不好的倾向，GTD目的是为了高效，纸和笔是为了随心，不要盲目跟风买所谓的高级的很贵的GTD专用本子和笔。最好用的本子应该是根据自己要求，DIY的。

• 电子

电子主要是电脑和手机。电脑只适合全天几乎都坐在电脑前的人如白领。但电脑上的软件也是功能最强大。手机就适合每天在几个不同环境中工作生活的人如学生。手机无论什么配置，只要能够输入就可以。当然，智能机是首选。随着手机和云技术的发展，用手机来进行随时随地的GTD越来越流行。

四、是为修

本来还想以自己的情况作为案例，举一个“活生生”的例子，但在写的时候，发现还很不成熟，便不发了，以免误导。

快要写完这篇长文了，我有点如释重负的感觉。但我更多地感到了自己的不足，在很多方面还是很幼稚，还有很多东西不清楚，而知道了的片毛又无法很好地融会贯通。

以上就是本人关于人生规划与GTD浅薄的见解了，对于这两者，我的结合还不好，革命尚未成果，小弟还需继续努力。我将继续在日后的工作生活中，不断实践研究。

个人的成长，永远也不够。不断提升方为正道，这样生命也更有意义。

是为修。

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我很多年前就开始觉得一个人应该有一套适用于自己的实用而强大的治学工作生活系统，可惜一直未能如愿，直到大三下学期某一天无意中进入邹鑫的博客（GTDlife.cn），这才开始学习和理解、应用GTD时间管理系统。在阅读邹鑫写的《小强升职记》后，觉得其中应用工具、管理理论、操作方法非常实用且功能强大，结构复杂而环环相扣，是一个非常了不起的系统。所以决定采纳实践这套GTD系统。

在我看来，Getting Things Done的核心理念是通过将心中所想的所有的事情都写下来并且安排计划，使自己能够心无挂念，全力以赴地专注于此刻的工作，从而提高效率。GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。而这套系统不仅仅可以用来做自己的时间管理，我个人认为还可以将其应用到其他各个方面，比如写作。今天我就来谈谈自己学习GTD，同时使用GTD来写作的经验。

• 我的GTD系统

GTD的操作流程如上所述：收集、整理、组织、回顾、行动，分五步操作。我们可以使用不同的工具来执行上面的五个步骤，同时，我们也可以使用不同的方式和方法来完成上述的五个流程。GTD讲究的是“简单、高效”，只要管理时间的目的达到便可，至于工具和方法的使用，GTD并不执拗于此，讲究的就是“殊途同归”，这也是GTD的强大之处，也是GTD能够应用于各个系统与广泛流传的缘故。我自己使用GTD，习惯使用信笺纸 + NOKIA 3230智能手机 + Excel软件 + 笔记簿的组合。信笺纸不做装订，是单独的一页一页的，平时就用回形针别着，在便于使用笔记录的场合使用，比如自己一个人每天的安静思考时刻，我就是使用纸笔来做GTD管理的。NOKIA 3230，很老的机器了，但自己通过软件安装和设置之后，还算用着舒心，结合“日历”、“记事本”、“待办事项”、“Quik Office”及“智能闹钟”等软件来使用，可以在不方便使用纸笔或电脑的时候来做GTD管理。Excel软件，在学校的时候学习的是计算机专业，以后的工作也是每天待在电脑前，所以，使用Excel能够让我操作起来快速简便，且Excel可以运行在我的手机上，所以，Excel也是我时间管理的一个工具。笔记簿是我的“GTD系统总部”，一些GTD管理的心得、图谱、操作方案都会在这个笔记簿里作收藏和整理，同时，我的项目管理也会在这里进行。

• 何为“项目”？

项目是一件无法通过一步或简单几步行动就可以完成的事项，这个“项目”需要你进一步分解，不断地将“项目”变小细化，最后可以通过一步步单独的“行动”来完成这个“项目”。比如“通过网络工程师考试”这件事情就是一件不可能只通过一个步骤就完成的事项，你首先需要了解网络工程师有几种认证，其次知道你要考的认证需要哪些教材，之后你要买教材，随后又要看书，确定考试日期，报名……等等，你需要不断地分解，不断地将“通过网络工程师考试”这一“项目”细节化，最后将一个项目变成可操作的“下一步行动”。那么，写作，其实某些写作也是可以通过“项目管理”来实现的。

我们先来看看我的“GTD系统项目流程图”：

对照上面“项目流程图”的模式，我们可以将“写作GTD流程图”制作出来：

任何东西都有其“适用范围”，唯有审时度势，才能将一个工具用活。我个人认为，“GTD项目流程图”的思想可以用于专业性极强的文章写作中，比如论文、报告、专题写作等。诸如我写作这篇文章时用的项目分解：

项目：写作《GTD中“项目”的理解和应用》

1. GTD系统简介：

• 参考电子版《小强升职记》；
• 参考百度百科；
• 个人理解。

2. GTD系统中“项目”的处理流程图：

• 参考笔记
• 带上纸笔（在网吧写作）；

3. 写作的“GTD流程图”：

• 下载绿色版本ha_SnagIt9；
• 下载微软雅黑字体；

4. “GTD写作系统”的应用范围；

5. 总结

GTD讲究的就是“心如止水”、“殊途同归”，GTD学习者，不应该拘泥于某个理念，某种方法，某种工具，要能够作思维发散，将GTD思想应用到各个系统中去，尽量发挥GTD的强大功效，如此，才是真正的GTD研学者。

欢迎诸位好友来信（xuduan1987 [at] gmail.com）、留言就相关问题作探讨。当然，也欢迎诸位不同意见者拍砖。也欢迎到我的博客上进行进一步的探讨和交流，能与大家一同学习和进步是一件十分让人兴奋的事情。

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• 着眼于当下的事情

如果你能够，或许也应该能在同一时间关注不同项目的“下一步行动”（这些就是现在应该做的事情），这是区分真正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划。

1. 现在，现在，现在

要避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项（或者是目前暂时还没法处理的任务）。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划，这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应该是个专门来放置当前任务的地方。把你的那些什么远期计划啊，什么材料啊都，还有你的约会，都该放在哪儿放哪儿去——放在项目文件夹里，记在手机日程表上。

记住，理论上，你应该能够在你的清单上随便选取一条，在合适的环境下使用恰当的工具，立即就能够展开工作。对于工作展开过程中新发现的附属任务，把他们放在任务清单的后面；如果别人说你做的怎么都是小事儿啊，你也不用为此而感到难堪，关注能够推动项目进展的小事很好啊（能够完成这些任务就更好了）。

2. 整理、抛弃和重构

养成一个习惯，把你的清单上的任务分成：已经完成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效率，你的列表应该是“即时更新”的——它就像一个多功能的仪表盘，只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住：你的待办事项清单不是抒写你的雄心壮志的地方，也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所能的把任务分解细化，果断的把属于其他地方的任务踢开（或者删除）。

• 为什么我要完成这项任务？

这很重要。当你把都脑中的事情都写到清单中的时候，你要慎重的决定，每一项你接受的任务将会对你的项目，你的责任和你的目标有什么作用。在添加一个新的项目之前，考虑一下它会给你的生活带来什么改变。

1. 现在我的时间是不是已经得到充分利用了？
2. 我是不是完成这项任务的最佳人选？
3. 这件事情是不是非要现在完成？为什么是现在？
4. 如果我不完成这个任务会怎么样？

为了从宏观层面说明这些问题的重要意义，我会借用乔·斯波斯基的说法。试着把我们现有的时间和资源想象成一个木盒子，这个盒子有着固定的空间限制，这些空间只能用来装一些立方体形状的东西。这个盒子里装着不同大小的积木，每一块积木代表了你的清单上的一项分解的任务。一块积木的体积越大，意味着这个任务将会占用越多的时间（同时在你的盒子里占用的空间也越大）。现在清楚了吧？

假设目前我们的盒子里装着8块平均大小的积木，这个盒子最多能容纳10块这样的积木。现在，让我们想象一下，如果你还想给盒子里再塞进5块积木，那么，你就要开始作出决定了，对吧？这其中的一些积木也许可以很容易的就能放进去，但其它的也许就需要变小一些才能适应剩下的空间了。但是通常，你将不得不无奈地释放一些空间——或者是把以前的积木挪走，或者是放弃新增加积木。当然，我们不需要再重复说，你选择要增加的积木（任务）越小，你要移除或者增加积木的灵活性也就越大。想一想，你买的宜家的那么大书架是如何装进那么小的硬纸箱子里的。

千万牢记：扩大你的任务盒子不是一个可选项，因为你不可能让你的一天多几个小时，让一个月多几个星期。所以在你的控制范围之内，唯一可以变化的是，你能决定什么应该放进去或者什么应该拿出来——也就是你会选择什么样的任务。底线是你最终都要为你的盒子和积木负责，因此要为你的优先事项做出一些决断。

• 如果任务写在你的待办清单上，它就是一个承诺

无论何时你想要（或者被迫）给已经塞得满满的盒子里再添加进更多的事情的时候，尝试着在你的头脑中绘出那个塞满了的盒子的图像。将你的待办事项清单中的每一项任务看做你郑重的承诺，并且把它完成。记住，你只有一份时间，你耗费在某一项工作上的一分钟，不可能再去花费在其它的工作上。因此，确保你的待办事项清单有着合理的限度，时刻关注那些对自己最有价值的事情。

这确实需要一定程度上的自律，对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项清单当成许愿盒一样，把你应该做的或者也许应该做的事情都一股脑儿的扔进去。它应该是一份规划，一份合同。如果你不确定到底要不要做这件事情的话，把它从你的列表中删除。如果你不能想象出干这件事之后会什么样，也删除它。把它记在别的地方。

就像我们在这儿谈到的很多事情一样，待办事项清单是一个真正的密码，而且是非常重要的一个。作为你手工制作的短期计划，它是你未来的几个小时、几天、或者几周的一张快速成像的照片。因此，重新把你的列表定位为“这些是我想要完成的事情”可以帮助你树立合适的心理状态。这就是你的未来，因此不要那么情绪化，认真对待他，你真的可以依赖它制定计划来达到你的目的地。

• 解决常犯的错误

想成为运用待办事项清单的高手需要有一个过程。不要期望第一次尝试就能立即掌握。为了帮助你了解在使用待办事项清单过程中经常会碰到的问题，这里先给你一些处理方案。

1. 有一个良好的开端

开始的时候给自己安排一些简单的小任务，一分钟或者两分钟就能完成。目标要低，不要因为这些任务太容易而感到难为情。“清理键盘”，“倒垃圾”以及“给打印机装纸” 也许看上去是毫无意义的工作，但是完成这些小任务是你进行更大的、更困难的任务的开端。

2. 积极授权

如果你正在跟踪你授权给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度，克制将工作交给另外一个人负责的冲动，只要确认他们任务的截止日期就好。给你自己类似这样的任务：“给亚历克斯打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给鲍勃发邮件确认第三章的最新修订稿”。当别人需要依赖你正在做的工作，才能保证项目按计划进行，那么这种跟进的行动要在你的列表上特别标明。即使当别人掌握着主动的时候，也要经常给自己提醒，去询问确认他们的任务，保证自己能够在需要的时候掌握主动。

3. 不要畏惧你的待办事项清单

你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了？一天又一天、一个又一个星期、一个又一个的季度过去了，但是有那么三、四个任务还老呆在那里，似乎正缕着胡须嘲笑你。处理这些任务的机会已经过去了，那么现在就把它们忽略掉，减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。

你可以用这样的方法消除你的畏惧，你可以把你当前已经完成的任务打印出来，最好是按字母顺序排列，而不是按优先级或者或项目顺序。快速的浏览一下列表，在那些让你感觉焦虑或者担心的任务前面画上对号。这个方法能找出那些让你害怕去做的事情。

再次浏览列表，用令一张单独的纸标记出来，为什么你一直在避免这些任务？是由于害怕失败还是因为感觉无聊？抑或是对于结果有些担心？无论你的原因是什么——真正的坦诚的问问自己——然后创建一个新的待办事项清单，把那些会让你畏惧的任务放进去。

举个例子，如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话，是因为谈话当中总会发生让你难堪的沉默，那么给自己写一个待办事项清单，当没什么可说的时候谈论一下列表中的话题。这虽然不会让打电话变得更愉快，但是却可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。

• 最后

当你成功的时候，用红色的粗笔将两个任务都划掉，给自己一个满分。你的地盘你做主。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part II – 43 Folders

译者：richard09（译言）

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• 烦恼什么呢？

以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单。尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。

当然你可以就什么是最适合你的任务管理方式和方法做详细的探讨，但是毋庸置疑的是，将你的任务清单从大脑中搬出来然后记录下来是非常有益处的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的流水账（即使这样它也许还是可以改变你的生活）。试着去把你的待办事项清单当做一个负责人的解决问题的计划，着眼于你近期的努力方向和关注目标。

• 剖析待办清单

待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。

最好最有效的清单一般都有这些特点：

1. 它是可行的
2. 它可以在一定的时间内完成
3. 它是一个指向清晰的目标的有价值的过程
4. 你是完成它的最佳人选

浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。

• 把它分解成具体步骤“下一步行动”

在《Getting Things Done》这本书中，戴维·艾伦（David Allen）引入了“下一步行动”的概念，他解释为你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从当前的实际指向完成。

比如，一个典型的老式任务清单可能是“准备送别汤姆派对”，“清理车库”或者“修理汽车”。但是，就像艾伦所说，这些都可以继续分解成更小的项目，因为他们都需要不止一个步骤来完成。事实上，学会区分任务及其所包含的小项目，是提高你的任务清单的质量和完成过程中的行动能力的重要一步。

因此，以上面的“汤姆的派对”为例，我们第一步首先要弄清楚汤姆离开的确切时间，但是在得到那个信息之前，我们需要给他的房东苏打个电话了解细节。但是在给苏打电话之前，我们要回想一下上个星期我们到底把她新换的工作电话号码写在哪了？（项目经理把这些关联的任务叫做“附属”，这个你已经知道了。）

突然，我们的注意力就从庞大的、无从下手的“派对计划”集中到容易操作的“找到苏的工作电话号码”上来了。当然这仅仅是全部任务中的一个，距离我们完成“派对计划”还离得很远，但是我们已经很清楚下面要做什么了。这就是所谓的“下一步行动”，现在你可以把这条任务写在待办事项清单中了。

通过经常把项目分解成大小不一的下一步行动——而且一个项目有多个下一步行动也没关系——我们就能快速而容易地弄清楚下一步我们应该做什么了。

• 让我们开始具体行动

把你的清单拆分成具体的行动——使那只需要很简单的执行——也是很有益处的。

最重要的，它可以确保你明确任务的关键，让你可以预测评估工作如何开展以及当你真正开始做的时候会是什么情况。 这意味着你可以轻松地把一切活动、你需要的各种工具、甚至工作地点的选择变得具体明晰可视化，而不只是纸上写的一堆废话。

• 一切都在于你怎么表达

把你的工作分解成你能想象到的最具体简单的步骤，最好的诀窍是把你的任务写成这样的形式：“对某目标做什么事儿”，这就意味着不要把目标写成“年度报告”，而要更准确的写下首先要做的是“从服务器上下载第三季度财务报表”。不要写成“与阿尼尔联系”，而要写成“周一给阿尼尔写邮件计划每月的迪斯科派对”。把任务具体化，削减到每次一项你可以一口气就完成的行动。当然一气呵成的程度取决于你自己，但是我从不计划一个会超过10分钟的任务（你的忙碌程度也许会导致更小的任务划分）。

考虑一下，据个例子，一项特别大的事项“准备一次重要的演讲”是如何被分解任务所改进的，第一步“构思4个演讲主题”。前面一个事项根本无法下手，而后面则为我们提供了我们所熟悉的东西方便我们开始工作。我们知道如何打字，而且我们肯定知道怎么提出4个想法。这样，很简单的，一个大的项目就能够完成了。

• 使用正确的动词

注意我们是如何把这些大的名词分解成小的动词的。那需要经过仔细考虑。如果用你原先为演讲准备的清单，以也许会一直准备你的演讲直到，突然你的脑中传来一个主观的声音，“哦，可以啦，这开起来已经是一篇完整的演讲了，你可以停下来了”。但是也可以用一串解释更清晰的行动来为你的任务划清边界；有明确的开头和结尾。这样你就可以一步一步的沿着计划走，你知道接下来该干什么，而不是用一个模糊的名词来定义任务，那样会不知道如何下手。

这种具体化、功能模块话工作艺术不仅可以帮助做计划，而且可以帮你尽可能的做到无压力和平易近人的工作环境。清楚的知道在你的任务列表中的每一项都是你所熟悉的工作，甚至都可以在午饭之前完成，这会起到很强的激励作用。这只需要你确保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能够一次解决掉的单元。

• 你的工作主要在于你怎么做到

只要你把你的任务恰当的分割成合适的大小，正确的区分命名，你的工作就会变得非常简单了。在任务计划开始之前，你都有能力而且有责任去恰当的定义你都工作。着第一步没有做好为你之后的失败埋下了伏笔。换句话来说，你的工作其实并没有那么困难，说自己忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。在你的实际工作中这是非常重要的，最终你得到什么样的成果，其实取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。

也许明天我们就可以看到，你在使用这个简单方便的东西来帮助大脑记忆关键事务，你的待办事项清单要切实专注于现在，反映真实的世界。否则你学到的只是一个过时的产品说明。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part I – 43 Folders

译者：richard09（译言）

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更智能的待办事项清单（第二部分）	为什么下一步行动这么重要？	为什么你的任务清单如此糟糕	为自己准备一份任务清单	同强动力的任务改善你的工作效率
无觅

我读过好几遍David Allen的书，显然David对他自己的方法理论有着充分的理解。但是，就我个人而言，完全的遵守GTD，对我这个头脑简单的普通人来说，实在是太复杂且难以掌握了。因此，我把我的GTD瘦身到了只有最精简的骨架。在剔除一些术语、缩写以及附加的东西后，养成了一个能够完全改变我的工作生涯的习惯。简言之，我可以用短短的一句话描述我的GTD系统。

做出三个列表，每天和每周对它们调整和修正

这句话是我三年来阅读和写作关于Getting Things Done的文章的总结。除了我常用的电子邮件收件箱和日历，我又往我的工作日程中加入了三个列表，我每天和每周都会对它们进行查看、修改和再修改。

• 三个列表

下面是我的这三个列表：

1. 任务列表。我的任务列表是关于我最近（比如，下个月）要做的20件小事的列表，它们都是非常容易做到的事情。这个列表相当于David Allen的“下一步行动列表”。我的任务列表上列出的都是我给自己制定的任务，所以我对于在上面记录的东西以及记录的方式都非常仔细。此处是更多关于做出可行的任务列表的方法。
2. 项目列表。Allen把“项目”定义为一项有着若干与之相关的子活动的工作。（比如，“打扫干净厅里的橱柜”是一个项目，因为它包括很多子活动：“把书分类整理到图书馆的传动箱”、“清空没有贴标签的箱子”，等等。）Allen说大多数人会有100个项目，而我发现我同时进行的项目不超过10个，也许这是因为我比较缺少雄心壮志，或者我有责任恐惧症。但是就我而言，短期的项目会让我感到轻松灵活；另一方面，长期的项目会转变成一串非常令人头疼的讨厌事，一直等着我到死还做不完，看到它，我就失去了生活的兴趣，而想立刻钻到洞里咬指头，因为我想着“我永远也不会把这个做完”。显然，这不是做列表的用意。
3. Someday/Maybe列表。这个列表的名字本身就很好的说明了它的用途。这个列表列出了我还没有做、也许将来也不会去做的事情。像“学意大利语”、“建个BSG迷的网站”和“跑一次马拉松”就被记在这里。这是一个让我的想象力任意驰骋的列表，我会在上面添上任何我将来有可能实现的目标和任务。Someday/maybe列表用于让我大胆的做梦，而不用去想如何去实现。

注意：把这些列表存放在何处完全由你来决定。我喜欢文本文件（.txt文件）和一款我最爱的文本编辑器，所以我只把它们放在三个.txt文件里。你也可以用Remember the Milk、Outlook或Tada-List，这些完全取决于你，只要保证你所使用的工具不会太干扰你，而且你用的很满意。

一旦你做出了列表，你要确实常查阅它们，才算是真的有用。

• 每天和每周进行修改

每天我都要修改我的任务列表，添加新的项目，划除与之差不多量的已完成的任务——如果它们进展顺利的话，这也是我最常查阅和修改的列表。我把我的任务列表放在了我的电脑桌面上，这样每天当我坐到电脑面前时，它就会直直的盯着我，告诉我下面该做什么。若我需要做的事情不在列表上，我会在行动开始之前，把它添加上去。像这样，把一天做过的事情划除掉，会带来一种满足感。

每周五的下午，我会打开我的三个列表，仔细的浏览。一般来说，这是我唯一打开和修改项目列表和someday/maybe列表的时间，大约要用二十分钟的时间，更新、删改、重新整理和添加列表内容。这个每周一次跟自己开的会，被Allen叫做“每周回顾”。你可以在此处看到更多我做每周回顾的详细方法。

• 用电子邮件做“收集箱”（以及清空收集箱的重要性）

在《Getting Things Done》这本书中，Allen建议设置一个现实中的收集箱——一个纸质的文件盒，用来装你需要处理的“任务”。就我来说，我的“任务”几乎90%都跟电子邮件有关，而不是纸张。所以，我的电子邮件收件箱就成了我实质上的文件盒。Allen说到处理你的收集箱里的项目，对于我来说，指的就是我的电邮收件箱。使用我的“三个文件夹”系统，我即便不是每个下午都清理收件箱，也会每周清理三次，只有在我清空电邮收件箱以后，我才会开始做每周回顾。

并不是我的所有的事务都来自电子邮件，但是由于我知道我会按期清空收件箱，所以我尽可能把更多的东西安排在那里面。比如，我的GrandCentral语音信箱就会通过电邮传给我。我即将做的事情，都会通过Google日历以电邮的形式提醒我，而不需要我去操心。该做某件事的时候，我会收到一封邮件，写着：“嘿，把这个添到任务列表里去。”如果我在外面时突然想起来，我会通过手机给自己发一封邮件，这样我下次处理收件箱的时候，就会看到这件要做的事情了。

每当我没能按进度处理我的电子邮件收件箱时，由于有些“任务”我还没有定下来怎么去做，整个系统看起来就不再完整了。

虽然Allen在他的书中很少提到电子邮件，但事实上大家常常是通过电子邮件接到任务、项目或者提醒。因而，坚持去处理接收到的信息就成了使用GTD系统时一个非常必要的部分。

• 处理纸类记录

我平时遇到的的很少的纸质类事务单通常都来自邮局的信件，我会尽可能快的把它们纳入我的系统里。还记得牙医寄给你的明信片么？像“打电话给M医生，预约清洁时间”这样的记录就会出现在我的任务列表上。那么银行结算单呢？“快速平衡帐户”作为日历上的一项，每月的十五号都发来提醒邮件给我。

我的大部分工作都是数字化的，但是我还尚未转为完全的无纸化状态。我仍然使用一个文件档案柜，还会把收据等存放在黄色的小信封里。

• 这种方法——或者说，任何方法——对你来说不会永远有效

不存在完美的生产力系统，这是你在开始培养一个新的习惯之前，必须要接受的一个事实。尽管我像胶水一样依附于这样的方法，它也只是在95％的情况下管用，我会尽我所能做一些小的调整，去修补仍然存在的漏洞。你也应当这样去做。

David Allen的完整GTD理论，正如他写的那样，对我而言，仍然是一个难以完全掌握的理想化的事物。我对它的感觉跟我对佛教的感觉差不多——一种庞大、神秘而新奇的生活和思考的方式。你确实非常希望得到它，因为拥有它的人看起来都非常智慧，而且过着充实的生活。但是，无论设多少个收集箱，或做多少mind dump，你却常常失败。正如格言说的，“完美”是“好”的敌人。所以，与其完全放弃使用GTD，不如把对你有作用的部分拿来用。

原文：Practicing simplified gtd – LifeHacker

译者：灵渐川（GTD翻译小组核心成员）

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