在上一篇《更智能的待办事项清单（第一部分）》中，谈到了一些关于如何提高你的待办事项清单的质量的基本东西和为什么的问题，以及“下一步行动”的概念和身体力行的重要。这一篇我们将继续深入讨论。

• 着眼于当下的事情

如果你能够，或许也应该能在同一时间关注不同项目的“下一步行动”（这些就是现在应该做的事情），这是区分真正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划。

1. 现在，现在，现在

要避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项（或者是目前暂时还没法处理的任务）。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划，这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应该是个专门来放置当前任务的地方。把你的那些什么远期计划啊，什么材料啊都，还有你的约会，都该放在哪儿放哪儿去——放在项目文件夹里，记在手机日程表上。

记住，理论上，你应该能够在你的清单上随便选取一条，在合适的环境下使用恰当的工具，立即就能够展开工作。对于工作展开过程中新发现的附属任务，把他们放在任务清单的后面；如果别人说你做的怎么都是小事儿啊，你也不用为此而感到难堪，关注能够推动项目进展的小事很好啊（能够完成这些任务就更好了）。

2. 整理、抛弃和重构

养成一个习惯，把你的清单上的任务分成：已经完成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效率，你的列表应该是“即时更新”的——它就像一个多功能的仪表盘，只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住：你的待办事项清单不是抒写你的雄心壮志的地方，也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所能的把任务分解细化，果断的把属于其他地方的任务踢开（或者删除）。

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因为每天43folders.com都有新访客，我就开始想也许再次谈谈我们最受欢迎的热门话题，复习一下如何保持一个好的待办事项清单。也许这其中的很多内容对一些人来说已经是老生常谈，但是这也是个好机会，去复习一下那些强大的好习惯和好模式。

• 烦恼什么呢？

以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单。尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。

当然你可以就什么是最适合你的任务管理方式和方法做详细的探讨，但是毋庸置疑的是，将你的任务清单从大脑中搬出来然后记录下来是非常有益处的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的流水账（即使这样它也许还是可以改变你的生活）。试着去把你的待办事项清单当做一个负责人的解决问题的计划，着眼于你近期的努力方向和关注目标。

• 剖析待办清单

待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。

最好最有效的清单一般都有这些特点：

1. 它是可行的
2. 它可以在一定的时间内完成
3. 它是一个指向清晰的目标的有价值的过程
4. 你是完成它的最佳人选

浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。

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时间期限（Deadline）是你对时间的预算。它就像开支预算，是很有必要和非常有效的工具。开支预算可以避免你进行冲动性消费，而时间预算可以强迫你在有效时间内完成最重要的事情。时间是有限的，所有学会利用期限来完成任务是相当有用的。

在开始介绍如何设立时间期限来完成任务之前，弥缝希望你明白时间期限并非时时都能用的，比如说下面就是一些对时间期限的错误应用：

• 时间期限并不会使你变的更有创造力。创造力是很广泛的一个概念。仅仅因为你想要在年底之前变成一个百万富翁，你就会实现？所以设立一个期限并不意味着可以向你展示一个能实现你目标的惊人的方法。时间期限是给予的驱动力的，而并不是成功的魔力。
• 时间期限并不是要快速前进。从短期上看，一个有挑战性的期限可能会促使你加速前进。但这只是一个幻觉，长期承受这样的压力只会使你崩溃或者承受太大的压力。
• 时间期限会阻碍前进。从某些例子来说，设置期限可能会切断你采用一些更简洁的解决方案。决定在一个月的时间内完成一个网页设计，你可能就会直接使用旧模版来设计，或者雇佣设计者来替你完成任务。

既然设定期限不能更好的帮助你发挥才能和使你精力充沛，相反的却是切断你果断的决定，那设定期限有什么用呢？所以你该在何时利用时间期限呢？我在亲身实践后才明白什么时候我需要为自己设立期限，而什么时候我又应该让事情顺其自然的完成。虽然这不是特定的规矩，但他们却是我做出决定的指向标。我在这些时候会利用时间期限：

• 扩展性目标：大的、可延展性的目标需要设立时间期限。我总是为比较大的工程设立一个期限甚至多个不同的期限。
• 分散注意力：期限能够使你将注意力集中在一个目标上面，避免无关紧要的细枝末节。如果你的目标与想法相脱节，那么期限可以让你回到正确的轨道上。
• 恐惧：去除创伤的最好的方法就是立刻开始行动！恐惧只会延长你对某件事害怕时间。设立期限能强迫你进行短暂的抗争，击败恐惧。
• 约束：一些期限是本身就存在的。比方说再过四个月就要举行马拉松比赛了，而你想要参加，那么你训练的时间期限就是本身已经规定的了。
• 驱动力：你放慢了进展速度吗？设立一个新的期限，这样就可以使你重新拥有前进的动力。

虽然你已经知道了在什么时候该设定时间期限了，但是设定一个合理的时间期限也是有要求的：

• 明确的目标：为模糊的目标设立期限是没有意义的。
• 可能性：你的期限是否符合你制定的计划？也许只是你想这样而已？就像不要在你肚子饿的时候才去市场买东西，也不要在你充满激情的时候设立期限。
• 删除：当没有时间时，你又必须得删除某部分计划，你需要知道自己该放弃什么。
• 安排：将你的期限分成几个部分。比方说在写这篇文章的时候，我设定十分钟内完成构思，四十分钟内完成写作。

孔子说：逝者如斯夫，不舍昼夜。时间既不可以储存也不可以购买，所以珍惜和合理规划你的时间是非常重要的！

拓展阅读：由LINYAN在GTD小组翻译的《做个时间预算：如何利用期限》