Trello的目标是提供简洁清晰的团队协作工具。不过弥缝在这里将介绍如果将Trello用来建立自己的时间管理系统。虽然Trello是英文的，但是界面非常简洁，英语也浅显易懂，所以很容易上手。

在Trello里面，有三个最基本的要素是你需要知道的：

1. Board（在右上角添加），上图蓝色的板子用来放你的任务列表。
2. List（在右侧中部通过Add List添加），也就是任务列表，将在Board上横向排列。
3. Card（在每个List下面都有Add List，或快捷键n），你的任务卡，或项目卡（每张卡里面可以建单独的任务）。

• 建立你的清单管理系统

首先将你的常用到的列表进行分类或拆分使你更加容易管理。比如将一些列表都划分到生活或工作的类别下。为每个类别建立一个Board，然后在Board为每一个列表建立相应的List。如果你觉得某些分类不够明显，也可以都放在一个Board里面。

比如我拿“学习”分类来建立一个Board，因为每个学期学的课程都不一样，所以每个学期都可以新建一个Board。在Board里面，我为每一门课都建立一个List，这样我可以清楚的知道每门课要完成的任务，而且通过看列表的长度就能知道哪门课比较繁重等等。上图这是学习Board和5门课程的Lists的例子。

• 管理你的任务卡/项目卡

如果哪门课有作业了，你可以简单的点击相对应的列表中的Add Card来添加任务卡。如果是一个项目呢，比如课程1里面的课题1绝对不是一次单独的行动可以完成的（把你要做的事情转化为可以执行的行动）。单击课题1我们可以对这个任务卡进行更详细的修改，使它变成一张项目卡。

见上图，标题下面你可以添加更详细的备注，如任务的目标和期望成果等。在右侧你可以通过Add Checklist来添加项目的子任务，你还可以通过Add Due Date来添加截止日期，通过Labels来进行任务的区分（用不同的颜色代表优先级等等）。

如果你有观察仔细上图暗色部分的卡片，现在卡片上会显示0/3的标识（表示有3个子任务，0个已完成），上方紫色的横条为你选择的Labels（你可以通过Filter Cards来刷选出特定的Labels）。

• 进行回顾

如果你完成了一个任务或项目，你可以将任务存档（Archive）。不过，你没发现其实还有一个很实用的功能你没有使用吗，在每个卡片里面都有一个Activity栏，下面可以点击进行留言，何不写下你对这个任务或项目的一些感想和回顾呢？

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如何建立有强行动性的任务清单	简单做ZTD全面养成	为什么你的任务清单如此糟糕	更智能的待办事项清单（第一部分）	同强动力的任务改善你的工作效率
无觅

本文章主要是对褪墨翻译的ZTD文章的一个系列汇总，在此基础注重对ZTD整个系统的全面养成，略去那些多余的文字。

• 什么是ZTD？

ZTD（Zen To Do）是Zenhaibts.net基于GTD系统设定的一套更加简单，注重高效、行动的收集信息和规划行动的方法。ZTD和GTD的比较可以阅读此文。

ZTD之简化流程：收集、整理、处理、回顾，重要是确定重点，专心实施。

• ZTD如何养成？

褪墨根据zenhibts.net的系列文章整理了十个点，我根据自己的理解整理成了5个要点。如下：

1. 全面收集 简单记录
2. 快速处理 计划重点
3. 专心执行 回顾目标
4. 简化任务 设定常规
5. 信息系统 充满激情
6. 全面收集 简单记录

一、全面收集 简单记录

全面收集你要做的事情，全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。

简单记录，分门别类你所要做的事情。选好你的记录工具，就马上开始记录，并且要记得要简单。花30天养成每天查看任务列表的习惯，每天查看你的列表也是很重要的部分。

二、快速处理 计划重点

快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积。一是限制你的收件箱数量（分类要精简），二是管理你的收件箱，关键在于处理方法：

1. 从头开始迅速决定：判断怎样处理；
2. 立刻完成：2分钟内可以搞定的，迅速搞定；
3. 删除：跟你无关或者完全冗余的信息；
4. 转给他人：不擅长就找个更合适的人
5. 稍后再做：紧急程度不高、优先级过低、过于琐碎；

每周开头，列下你需要完成的重大事件（4-6件起步），把他们排进日程表。每天早上，列出1-3个最重要的事（MITs）。一定要保证完成这些最重要的事，并且在周末时回顾是否已经完成。

三、专心执行 回顾目标

每次只执行一件事。在解决自己的任务时，挑选环境，去除干扰，调整自己的状态，保证自己集中精力处理手头上的事情。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。

每天、每周回顾你的任务完成情况。针对每周的回顾，有五个步骤：

1. 回顾你的长期目标，中期目标和短期目标（目标金字塔）；
2. 整理你的记录本；
3. 回顾上一周的日程表；
4. 回顾任务清单：处理完成的，保证上面都是尚未完成的、最新的任务
5. 设定下周的短期目标：请看第二条；

四、简化任务 设定常规

减少你的任务清单，只留下最必要的。去除那些紧急程度不高、优先级过低、过于琐碎，只保留最重要的、紧急程度高的，琐事抽出时间集中处理。实施低信息食谱计划。

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。对你的任务做一些必要的梳理，挑出那些规律性、周期性必做的事情，整理成为清单。

五、信息系统 充满激情

把所有信息都放在正确的地方。形成系统、保持桌面干净、使用标签、评估审核。像谢耳朵一样整理好的任务，快速找到你的东西。需要不断去实行。

做你充满梦想的事情。其实，最重要的一点反而是最后这个——激情，就是我们说的动力。一切的开始，都是因为你的热爱。即便如ZTD、GTD这类系统，也是因为你有动力去实现。

或许你也想阅读：
简单做(ZTD)习惯培养3——计划	简单做(ZTD)习惯培养8——简化	简单做(ZTD)习惯培养7——回顾	简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统	简单做(ZTD)习惯培养10——激情
无觅

1. ChromeMilk

如果你是褪墨老读者，应该知道以前推荐过的Remember the Milk这款在线时间管理工具。ChromeMilk正是一款可以让你通过Google Chrome迅速查看，添加和管理Remember the Milk上任务的插件。

2. StayFocused

如果你总是在学习或工作时因为网络分心而耽搁正事，而且你总是花固定的时间在一些网站，那么这款插件正适合你。StayFocused可以让你设置并规定能够上某个网站的总共时间。比如说你想限制自己上优酷网的时间，为每天30分钟。那么一旦超出时间，StayFocused就会禁止你继续访问优酷网。

3. Todoist for Google Chrome

Todoist也是一款在线时间管理工具。这款工具可以让你迅速上查看和管理任务清单，另外还支持与Gmail连接将Email直接转建成任务。

4. Google Tasks

如果你使用Google Tasks来管理自己的任务清单，那么Google Tasks这款插件绝对是量身定做。你还可以调整弹出的列表大小和添加自己的域名。

5. Things to Do

Things to Do会直接在Chrome的新标签页中打开你的任务清单，你可以在上面添加，移动和删除任务，当然还可以自定义界面来适合自己的习惯。

• 着眼于当下的事情

如果你能够，或许也应该能在同一时间关注不同项目的“下一步行动”（这些就是现在应该做的事情），这是区分真正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划。

1. 现在，现在，现在

要避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项（或者是目前暂时还没法处理的任务）。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划，这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应该是个专门来放置当前任务的地方。把你的那些什么远期计划啊，什么材料啊都，还有你的约会，都该放在哪儿放哪儿去——放在项目文件夹里，记在手机日程表上。

记住，理论上，你应该能够在你的清单上随便选取一条，在合适的环境下使用恰当的工具，立即就能够展开工作。对于工作展开过程中新发现的附属任务，把他们放在任务清单的后面；如果别人说你做的怎么都是小事儿啊，你也不用为此而感到难堪，关注能够推动项目进展的小事很好啊（能够完成这些任务就更好了）。

2. 整理、抛弃和重构

养成一个习惯，把你的清单上的任务分成：已经完成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效率，你的列表应该是“即时更新”的——它就像一个多功能的仪表盘，只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住：你的待办事项清单不是抒写你的雄心壮志的地方，也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所能的把任务分解细化，果断的把属于其他地方的任务踢开（或者删除）。

• 为什么我要完成这项任务？

这很重要。当你把都脑中的事情都写到清单中的时候，你要慎重的决定，每一项你接受的任务将会对你的项目，你的责任和你的目标有什么作用。在添加一个新的项目之前，考虑一下它会给你的生活带来什么改变。

1. 现在我的时间是不是已经得到充分利用了？
2. 我是不是完成这项任务的最佳人选？
3. 这件事情是不是非要现在完成？为什么是现在？
4. 如果我不完成这个任务会怎么样？

为了从宏观层面说明这些问题的重要意义，我会借用乔·斯波斯基的说法。试着把我们现有的时间和资源想象成一个木盒子，这个盒子有着固定的空间限制，这些空间只能用来装一些立方体形状的东西。这个盒子里装着不同大小的积木，每一块积木代表了你的清单上的一项分解的任务。一块积木的体积越大，意味着这个任务将会占用越多的时间（同时在你的盒子里占用的空间也越大）。现在清楚了吧？

假设目前我们的盒子里装着8块平均大小的积木，这个盒子最多能容纳10块这样的积木。现在，让我们想象一下，如果你还想给盒子里再塞进5块积木，那么，你就要开始作出决定了，对吧？这其中的一些积木也许可以很容易的就能放进去，但其它的也许就需要变小一些才能适应剩下的空间了。但是通常，你将不得不无奈地释放一些空间——或者是把以前的积木挪走，或者是放弃新增加积木。当然，我们不需要再重复说，你选择要增加的积木（任务）越小，你要移除或者增加积木的灵活性也就越大。想一想，你买的宜家的那么大书架是如何装进那么小的硬纸箱子里的。

千万牢记：扩大你的任务盒子不是一个可选项，因为你不可能让你的一天多几个小时，让一个月多几个星期。所以在你的控制范围之内，唯一可以变化的是，你能决定什么应该放进去或者什么应该拿出来——也就是你会选择什么样的任务。底线是你最终都要为你的盒子和积木负责，因此要为你的优先事项做出一些决断。

• 如果任务写在你的待办清单上，它就是一个承诺

无论何时你想要（或者被迫）给已经塞得满满的盒子里再添加进更多的事情的时候，尝试着在你的头脑中绘出那个塞满了的盒子的图像。将你的待办事项清单中的每一项任务看做你郑重的承诺，并且把它完成。记住，你只有一份时间，你耗费在某一项工作上的一分钟，不可能再去花费在其它的工作上。因此，确保你的待办事项清单有着合理的限度，时刻关注那些对自己最有价值的事情。

这确实需要一定程度上的自律，对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项清单当成许愿盒一样，把你应该做的或者也许应该做的事情都一股脑儿的扔进去。它应该是一份规划，一份合同。如果你不确定到底要不要做这件事情的话，把它从你的列表中删除。如果你不能想象出干这件事之后会什么样，也删除它。把它记在别的地方。

就像我们在这儿谈到的很多事情一样，待办事项清单是一个真正的密码，而且是非常重要的一个。作为你手工制作的短期计划，它是你未来的几个小时、几天、或者几周的一张快速成像的照片。因此，重新把你的列表定位为“这些是我想要完成的事情”可以帮助你树立合适的心理状态。这就是你的未来，因此不要那么情绪化，认真对待他，你真的可以依赖它制定计划来达到你的目的地。

• 解决常犯的错误

想成为运用待办事项清单的高手需要有一个过程。不要期望第一次尝试就能立即掌握。为了帮助你了解在使用待办事项清单过程中经常会碰到的问题，这里先给你一些处理方案。

1. 有一个良好的开端

开始的时候给自己安排一些简单的小任务，一分钟或者两分钟就能完成。目标要低，不要因为这些任务太容易而感到难为情。“清理键盘”，“倒垃圾”以及“给打印机装纸” 也许看上去是毫无意义的工作，但是完成这些小任务是你进行更大的、更困难的任务的开端。

2. 积极授权

如果你正在跟踪你授权给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度，克制将工作交给另外一个人负责的冲动，只要确认他们任务的截止日期就好。给你自己类似这样的任务：“给亚历克斯打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给鲍勃发邮件确认第三章的最新修订稿”。当别人需要依赖你正在做的工作，才能保证项目按计划进行，那么这种跟进的行动要在你的列表上特别标明。即使当别人掌握着主动的时候，也要经常给自己提醒，去询问确认他们的任务，保证自己能够在需要的时候掌握主动。

3. 不要畏惧你的待办事项清单

你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了？一天又一天、一个又一个星期、一个又一个的季度过去了，但是有那么三、四个任务还老呆在那里，似乎正缕着胡须嘲笑你。处理这些任务的机会已经过去了，那么现在就把它们忽略掉，减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。

你可以用这样的方法消除你的畏惧，你可以把你当前已经完成的任务打印出来，最好是按字母顺序排列，而不是按优先级或者或项目顺序。快速的浏览一下列表，在那些让你感觉焦虑或者担心的任务前面画上对号。这个方法能找出那些让你害怕去做的事情。

再次浏览列表，用令一张单独的纸标记出来，为什么你一直在避免这些任务？是由于害怕失败还是因为感觉无聊？抑或是对于结果有些担心？无论你的原因是什么——真正的坦诚的问问自己——然后创建一个新的待办事项清单，把那些会让你畏惧的任务放进去。

举个例子，如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话，是因为谈话当中总会发生让你难堪的沉默，那么给自己写一个待办事项清单，当没什么可说的时候谈论一下列表中的话题。这虽然不会让打电话变得更愉快，但是却可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。

• 最后

当你成功的时候，用红色的粗笔将两个任务都划掉，给自己一个满分。你的地盘你做主。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part II – 43 Folders

译者：richard09（译言）

• 烦恼什么呢？

以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单。尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。

当然你可以就什么是最适合你的任务管理方式和方法做详细的探讨，但是毋庸置疑的是，将你的任务清单从大脑中搬出来然后记录下来是非常有益处的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的流水账（即使这样它也许还是可以改变你的生活）。试着去把你的待办事项清单当做一个负责人的解决问题的计划，着眼于你近期的努力方向和关注目标。

• 剖析待办清单

待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。

最好最有效的清单一般都有这些特点：

1. 它是可行的
2. 它可以在一定的时间内完成
3. 它是一个指向清晰的目标的有价值的过程
4. 你是完成它的最佳人选

浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。

• 把它分解成具体步骤“下一步行动”

在《Getting Things Done》这本书中，戴维·艾伦（David Allen）引入了“下一步行动”的概念，他解释为你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从当前的实际指向完成。

比如，一个典型的老式任务清单可能是“准备送别汤姆派对”，“清理车库”或者“修理汽车”。但是，就像艾伦所说，这些都可以继续分解成更小的项目，因为他们都需要不止一个步骤来完成。事实上，学会区分任务及其所包含的小项目，是提高你的任务清单的质量和完成过程中的行动能力的重要一步。

因此，以上面的“汤姆的派对”为例，我们第一步首先要弄清楚汤姆离开的确切时间，但是在得到那个信息之前，我们需要给他的房东苏打个电话了解细节。但是在给苏打电话之前，我们要回想一下上个星期我们到底把她新换的工作电话号码写在哪了？（项目经理把这些关联的任务叫做“附属”，这个你已经知道了。）

突然，我们的注意力就从庞大的、无从下手的“派对计划”集中到容易操作的“找到苏的工作电话号码”上来了。当然这仅仅是全部任务中的一个，距离我们完成“派对计划”还离得很远，但是我们已经很清楚下面要做什么了。这就是所谓的“下一步行动”，现在你可以把这条任务写在待办事项清单中了。

通过经常把项目分解成大小不一的下一步行动——而且一个项目有多个下一步行动也没关系——我们就能快速而容易地弄清楚下一步我们应该做什么了。

• 让我们开始具体行动

把你的清单拆分成具体的行动——使那只需要很简单的执行——也是很有益处的。

最重要的，它可以确保你明确任务的关键，让你可以预测评估工作如何开展以及当你真正开始做的时候会是什么情况。 这意味着你可以轻松地把一切活动、你需要的各种工具、甚至工作地点的选择变得具体明晰可视化，而不只是纸上写的一堆废话。

• 一切都在于你怎么表达

把你的工作分解成你能想象到的最具体简单的步骤，最好的诀窍是把你的任务写成这样的形式：“对某目标做什么事儿”，这就意味着不要把目标写成“年度报告”，而要更准确的写下首先要做的是“从服务器上下载第三季度财务报表”。不要写成“与阿尼尔联系”，而要写成“周一给阿尼尔写邮件计划每月的迪斯科派对”。把任务具体化，削减到每次一项你可以一口气就完成的行动。当然一气呵成的程度取决于你自己，但是我从不计划一个会超过10分钟的任务（你的忙碌程度也许会导致更小的任务划分）。

考虑一下，据个例子，一项特别大的事项“准备一次重要的演讲”是如何被分解任务所改进的，第一步“构思4个演讲主题”。前面一个事项根本无法下手，而后面则为我们提供了我们所熟悉的东西方便我们开始工作。我们知道如何打字，而且我们肯定知道怎么提出4个想法。这样，很简单的，一个大的项目就能够完成了。

• 使用正确的动词

注意我们是如何把这些大的名词分解成小的动词的。那需要经过仔细考虑。如果用你原先为演讲准备的清单，以也许会一直准备你的演讲直到，突然你的脑中传来一个主观的声音，“哦，可以啦，这开起来已经是一篇完整的演讲了，你可以停下来了”。但是也可以用一串解释更清晰的行动来为你的任务划清边界；有明确的开头和结尾。这样你就可以一步一步的沿着计划走，你知道接下来该干什么，而不是用一个模糊的名词来定义任务，那样会不知道如何下手。

这种具体化、功能模块话工作艺术不仅可以帮助做计划，而且可以帮你尽可能的做到无压力和平易近人的工作环境。清楚的知道在你的任务列表中的每一项都是你所熟悉的工作，甚至都可以在午饭之前完成，这会起到很强的激励作用。这只需要你确保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能够一次解决掉的单元。

• 你的工作主要在于你怎么做到

只要你把你的任务恰当的分割成合适的大小，正确的区分命名，你的工作就会变得非常简单了。在任务计划开始之前，你都有能力而且有责任去恰当的定义你都工作。着第一步没有做好为你之后的失败埋下了伏笔。换句话来说，你的工作其实并没有那么困难，说自己忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。在你的实际工作中这是非常重要的，最终你得到什么样的成果，其实取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。

也许明天我们就可以看到，你在使用这个简单方便的东西来帮助大脑记忆关键事务，你的待办事项清单要切实专注于现在，反映真实的世界。否则你学到的只是一个过时的产品说明。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part I – 43 Folders

译者：richard09（译言）