用iPhone/Mac加上Omnifocus软件来实践GTD有2个月了，感觉非常不错，做事的效率比以前提高了许多，以前经常拖拉到最后一天才完成的事情，现在竟然能提前几天完成，所有事情都正确地记录和归类，再也不会忘记重要的事项。2个月前在看GTD相关的文章时就瞥见了ZTD，当时并没太多留意（GTD想学的东西太多，也没时间去留意），心想可能是与GTD不同的方法论，但后来对GTD有了一定程度的理解后，再来看ZTD，感觉对里面提到的10个习惯还是有相当的理解的，以下这10个习惯的标题和简介都来自于褪墨网站，我在GTD实践中对这10个习惯的一点点体会用不同字体标在下面。

习惯1：收集 —— 全面收集

随身携带一个小笔记本（或者任何记录工具），用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。这个习惯与GTD的基本完全相同，但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。阅读全文

收集这个习惯相对比较好养成，随时准备好纸和笔就OK了。对我这样的IT人士来说，日常接触的材料大多是电子文档，所以我的收集箱（Inbox）也主要是电子式的。

1. 按照收集箱尽量要少的原则，我的收集箱主要有Omnifocus（以下简称为OF）上的Inbox，电脑Outlook程序里的Email收件箱，单位办公用的即时通里同事发过来的文件（我建了一个D:\MyHomeDir\Inbox文件夹来专门来放这些文件），平常开会的纸质笔记本只是一个临时的Inbox，会后马上整理到OF的收件箱中，还有偶尔用笔记本电脑时收集到一些资料，也在笔记本电脑上建立一个专门的Notebook- Inbox目录，定期快速整理到OF中。可以看出Inbox还是不少，但都用了Inbox这样的名字，都放在比较显眼的位置，较大的文件都分门别类地放在电脑上进行归档，平时邮件并不多，就在iPhone上把邮箱配置好，在单位和互联网上都可以随时收发邮件了，主要的Inbox还是以OF为准，其它项目名称或行动标题全部整理到OF中，总之一切以OF为行动指南。
2. 对于收集工具在5秒钟内就位的要求，iPhone显示出强大的威力，我把OF放在iPhone主屏幕的右下角，OF中的Inbox图标一直处于底部的倒数第2个，随时可以在Inbox中输入。拿出iPhone、按HOME、Slide开机、点OF图标、点Inbox按钮，一般3秒内就搞定，就是录入汉字有点痛苦，所以装了个支持五笔和手写的QQ输入法（iPhone自带的默认输入法实在是太差了）来提高输入的速度，曾经还想着用电脑控制iPhone来快速输入汉字，也没有成功，估计想在iPhone打字如飞，得用蓝牙键盘，但要在5秒内把蓝牙键盘拿出来，谈何容易！
3. 现在养成了一个习惯，当工作被别人打断时，如果事情不是紧急的，快速地把事情写在纸上，接着按自己的计划行事，告一段落后再把纸上的内容整理到OF中管理。

习惯2：处理 —— 快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积

收件箱中原料的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议至少每天处理一次收件箱，从上而下的，一项一项任务地处理，就像GTD所做的一样：二分钟法则、删除、指派给别人、归档、或者放在日程表上以后做。阅读全文

“处理”这一步就是在OF上指定Staff的项目Project和上下文Context（我一直不喜欢“上下文”这种翻译，还是翻译成“情境”比较有情境，估计搞这个OF翻译的也是个IT人，是从电脑编程里的“绘图上下文”学来的），OF支持项目的树状管理，项目还可以用文件夹来分为几个大类，比如工作、学习、生活、杂事等等。上下文也支持多级管理，在与他们约会和等待上下文中，这个分级功能相当有用，不至于看到一大堆上下文显得无所事从，根据我自身的职业特点，当前顶层的上下文清单见下图。把一个事项Staff归入到不同的项目和上下文，对于有最后期限的事情还可以填上开始日期、结束日期、重复周期等，这样处理（Process）过程就算完成了。

习惯3：计划 —— 设定每天，每周的最重要的事(MIT)

每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事（MITs）。这样，你的每一天和每一周都被设定了目标，与其盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！阅读全文

GTD本身并没有提出这个观点，认为当人们看见清单时，会自然地找出适合当前情境的事项来，但很多时候并非如此。人天生会有一种惰性，遇到一些比较难的事情，可能会逃避，而暂时忘了此事项远在几万英尺高空的目标和原则等等。

看了ZTD之后，我用上了OF的“旗标”功能，每天标出不超过3件事项来，在OF的首页上会有醒目的数字来提醒重要的事情。在一天里每完成一件事情，点一下左边的那个小方框打上完成标记是一天里非常惬意的时候，感觉自己又朝着目标前进了一小步。

习惯4：执行 —— 一心一意，每次只执行一件事

执行作为一切时间管理的核心，是ZTD中非常重要的一部分。你应当在不分心的情境下，一次只执行一件事。既不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。阅读全文

Do, Just Do It! 在GTD里强调一定要找到真正的Next Action，而不是一个无法执行的事项，很多事项的Next Action可能就是打一个电话，发一封Email，开一个小型讨论会之类，只要开始执行了那么一小步，后面就会自然继续执行下去了，许多事情一直留在清单上没有执行的原因，就是没有找到真正的下一步行动。

执行过程中如何不分心也是需要一定的技巧的，我现在一般把刚上班后8：30-9：30的时间设置成免打扰时间（自己是这样设置了，但办公室经常被人闯入，电话也阻止不了，领导仍然习惯于随时把人拉过来开会的工作作风），把QQ关了，即时通下线，WEB浏览器关掉，把所有无关的窗口统统关掉，只留下要开始对付的那件事情的相关文件，把茶泡好以免起身干扰思路。

参考了Leo Babauta在《Best Procrastination Tip Ever》这篇文章里提到的几个技巧，在开始动手之前还要与几种思绪进行斗争，首先是内心很想收收邮件、看看新闻、浏览一下单位网站的最新通知、看看即时通是否老板和同事在召唤？花上半分钟让这些思绪一个一个的飘过，强行让自己坐在办公桌前，准备开始动手。内心这时又有一种声音在对抗，“做点其它事情吧，当前的这事情既费力又枯燥”，坚定自己的信念，让这种想法用几秒种溜走，毕竟是自己提前想好了今天要做的几件事，肯定是对自己的目标有影响，准备开始动手了。找出与这件事有关的材料，把标题写上，把一点点想法写出来，写出一小行代码，画出几笔思路，不管怎样，只要是与工作有关的，哪怕是一小点的开始也是开始，非常神奇的是有了这小小的开始，后面就不再被内心中的其它声音所干扰，思想集中之后事情也在不知不觉中推进着，真是太棒了，如果没有他人打扰，本来计划只干上1 小时，却能连续干上2个多小时，高效率的2小时。

完成之后，美美地在OF系统上打个勾，表扬自己一下，奖赏自己一下，放松一下颈椎和腰椎，准备进入下一个事项。前面安排的事项一般都是需要集中精力来完成的，比如写程序、写文档、思考项目的技术难点、发文章等等，此时大脑比较辛苦，后面的事项得安排些比较轻松一些的，比如打个电话、回复邮件、简单修改或审阅别人的材料、与他人开个简单的讨论会、扫描个文档备用、上网查个技术资料等等，这样一上午下来，完成了一件大事，若干件小事，如果下午仍保持如此的战斗力，一天的工作效率简直高得惊人。在用了GTD之后，回顾我写某个程序的所有中间过程，发现一步一步中间解决了许多技术问题，在20天内就把这个程序搞定了，要在以前估计得拖上几个月了。

习惯5：信任的系统 —— 建立简单的列表，并每日查看

ZTD（简单做）建议你尽可能的维持列表简单化。不要增加复杂的系统，也不要持续尝试新工具，以免时间上的浪费。尽可能的使用简单的清单方式，因为你注重的是如何执行的任务，而非玩弄你的GTD系统或者GTD工具。阅读全文

在GTD实践的一开始，项目列表和上下文列表是比较难于整理的，分类太多太细就难以整理和回顾，上下文太多也不利于快速找到自己立即要行动的事项，根据不同的职业，项目和上下文的区别也很大，需要在实践中不断的调整。我当前对于GTD里提到了“参考资料”和“将来也许”2类材料，在OF里有2种不同的实现办法，一种是放在项目中，把项目的状态设置为暂停，另一种是放在上下文中，把上下文的状态也设置为暂停，这2种办法各有利弊，由于这2类材料在平时的日程中一般都设置为不显示，只在回顾时显示，所以放在哪里可能都无所谓了（谁有好的建议可以告诉我一声）。

关于工具的选择，我在一开始也在iPhone上快速试了2Do、Things几款应用，但很快就确定了OF。原因也比较简单，OF开发的时间很长，功能肯定比较完善并且稳定，在Mac上也有相应的程序，可以同步和备份，稳定压倒一切，你总不希望哪天辛辛苦苦在iPhone上录入的一堆列表再也打不开吧？后面越来越发现自己的选择是相当明智的，一开始上手是有点难度，界面也比较朴素，但慢慢发现它对于项目的多级管理、状态设置、 ActionGroup，重复周期设置，预测日历功能都很强大且稳定，2个多月只弄死过1次，但数据完好无损，不管程序处于什么状态，那个Inbox时刻可用，随时准备收集材料。再值得一提的就是强大的同步功能，当前我是同步到免费的spootnik服务器的，时刻备份宝贵的资料。

随着时间的推移，OF上的内容逐步完善，所有的事项都在里面记录，对于有明确截止日期要求的设置好提醒，现在就不需要在做某件事的时候还去惦记某个重要的文档忘交了？哪个会议忘参加了？该送孩子上辅导班了？当然，现在我的Next Action整理的还是有问题，有些事项不具有可执行性，仍然呆在那个清单里，对自己是一种折磨，但现在对自己的OF系统越来越信任，执行时就无牵无挂了。

或许你也想阅读：
iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得（下）	入门GTD时间管理系统必读	简单做ZTD全面养成	简单做(ZTD)的十个好习惯思维导图	简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
无觅

原文作者John Perry，斯坦福哲学教授通过其对“拖延”的理论获得了2011年的搞笑诺贝尔奖！（注：搞笑诺贝尔奖的目的是选出那些“乍看之下令人发笑，之后发人深省”的研究。）

每个人可以做很多事情，只要这些事不是他现在打算做的。 – Rober Benchley, 1949

我几个月前就想写这篇小文了。为什么我现在才做？因为现在才抽出时间来？错。我要阅卷，安排教程，审阅NSF计划书，阅读论文的稿子。我现在在写这短文，只是因为这些事情我统统都不想做。这种情况就是我所说的结构型拖延。我发现的这个策略能把拖沓成性的人变成高效人士，他们会因为充分利用时间和所获得的成就而受人敬佩和尊敬。这策略的关键思想就是拖延并不意味着什么都没有做。拖沓的人其实很少真的没有做事；他们还是会做一些有用的事情的，像搞搞园艺阿，削削铅笔阿，做个整理文件夹的图表阿，为什么拖拖沓沓的人会做这些事情？因为这是逃避做更重要事情的办法。如果真的只剩下削铅笔这一件事情可做，那么他们是无论如何也不会去着手的。为了避免做一些很重要的事情，这些拖沓的人甚至可以被逼着去做更困难，更紧张，更重要的任务。

结构型拖延的意思就是根据实际情况，把必须要做的任务做成一个列表。这个任务列表是按重要度来排列的。很紧急很重要的任务在最上面。不太要紧但又必须要做的事排在下面一点，我们可以做这些事情来逃避最上面的更重要的任务。按这种恰当的结构来排列任务，拖沓之人就变成了个有用之人，并且真的可以像我一样获得个多产高效的名声。

我最完美的结构型延迟的案例，是在我的妻子在斯坦福大学做Resident Fellows的时候。那时，我们就住在大学的宿舍Soto House。每天傍晚，都要阅览试卷，准备课程，还有委员会的工作也要做。每当这时，我都离开住所，到处闲逛或者和那里的舍友玩乒乓球，或者在他们的房间里聊天，或者坐在他们房间里自己阅览试卷。别人都认为我是很棒的Resident Fellows，稀有的教授，竟然肯花时间和低年级学生交流，并了解他们。多好的创意：为了逃避其他重要的任务，去打乒乓球，竟然得了个好好教授的名声。

拖沓的人往往误入歧途。他们想要减少任务，觉得如果只有很少事情可做的话，他们会立即抖擞精神，把事情搞定。这其实和拖沓之人的本性相反，毁掉了他们更重要的做事的驱动力。列表上任务越少就越显得重要，只有一个方法可以逃避这些任务，那就是什么事情都不做。这样他们就成了扶不上墙的烂泥，远非一个高效人士。

现在你可能会问：“那列表最上面的，最重要的任务，是不是就永远都不做了？”得承认，这是个问题。

该把什么样的事情列在任务列表的最上面，这里有个小技巧。理想的任务应该有两个特性，首先，它们好像有最后期限（但实际没有）。然后，它们好像特别重要（其实不是）。幸运的是，我们生活里这样的事情很多。在大学里大部分的课程任务都属于这个种类，我觉得，很多更大的任务也适用。拿我当下列表的最顶端任务为例：为哲学语言方面的专栏写一个短文。它十一个月前就该被搞定了。为了逃避它，我已经完成了其他重要的任务。几个月前，我挺愧疚，就给编辑写了一封信，说延迟了这么久，很不好意思，我一心都在工作上，实在没时间。当然，写这封信也是为了逃避那篇短文的任务。事实证明，我也并不比别人拖延更长时间。关键是这篇文章重要吗？不算重要，如果以后没有更重要的任务，我才会去搞定它。

另一个例子是书单。我六月份就写了。十月份我会教授认识论的一门课程。但单子在书店已经过期了。把它作为一项重要的而且有明确期限的任务很容易（如果你不拖沓成性，你会把期限设定在一个或两个星期之后）。学校部门的秘书每天都提醒我，学生们有时也问我他们该读什么书。没填完的单子就放在我的办公桌上，就在我上周三吃的三明治的包装纸下面。这个任务差不多在我的列表的最顶端；它困扰着我，逼着我去做其他有用但重要度稍微低一点的事情。但实际上，书店现在正忙着处理那些不拖拉的人交上去的订单。我只需在夏季中旬时在交上单子，订那些大出版商出版的知名的书籍，就不会出差错了。而从现在一 直到，比如，八月一日之间，我很可能会有其他更重要的的新任务出现在表上，到时候，我就去会为了避免这些新重要任务而去搞定书单，那时，我的心里就会舒服了。

善于观察的读者现在可能会觉得，结构型拖延需要一点自我欺骗，因为这好像不断的对自己犯罪。确实是这样。要意识到，并坚持夸大任务的重要度，给任务设定不真实的期限，同时自己要真的觉得这些任务确实很重要很紧急。这不是个问题，因为事实上拖沓成性的人确实有这样杰出自欺能力。使用这种性格缺陷去抵消其他事情的坏处，这不是很棒的么？

或许你也想阅读：
解决拖延和摆脱萎靡的十个良方	如何避免拖延任务	拒绝借口之消除懒惰和拖延	防止拖延的积极步骤	如何提高效率
无觅

Aaron Swartz写过一篇很有名的文章，叫做《HOWTO: Be more productive》（如何提高效率）。这篇文章写的实在是太好了，我看了好多遍，很赞同作者的观点。我借鉴了作者提到的一些方法并运用到自己的生活中，发现确实有效果，所以我愿意让更多的人看到这篇文章。Aaron Swartz这个人绝对是大牛人，他14时就参与了RSS1.0的制定，他在Stanford读了一年就主动退学了，成为了YC的一员，他的公司后来与reddit合并了，他还是web.py框架的创始人。

废话少说，下面就是译文:

肯定有人跟你说过这样的话“你有看电视的那么长时间，都可以用来写一本书了”，不可否认写书肯定比看电视更好的利用了时间，但是这个结论的成立需要一个假设：“时间是可互换的”，也就是说看电视的时间可以轻松的用来写书。但是很遗憾，事实并非如此。

不同的时间有不同的质量等级。如果我在走向地铁站的路上发现自己的笔记本忘带了，我就很难集中注意力写文章。同样，当你不停的被打断的时候，你也很难集中注意力。这里还有一些心理和情感上的因素，有的时候我心情很好，愿意主动去做一些事，但还有一些时候我感到很抑郁和疲惫，就只能看看电视了。

如果你想变的更加有效率，你必须意识到这个事实，并且很好的处理它。首先，你必须很好的利用不同种类的时间。其次，你必须让你的时间更有效率。

更有效的利用你的时间

• 选择合适的问题

生命是如此的短暂，为什么浪费时间做一些没意义的事呢？做一些让你感到舒适的事很容易，但是你应该问问自己为什么要做这些事呢？有没有一些更重要的事等着你去做？为什么你不去做那些事呢？这些问题很难回答，但是每解决一个都会让你更有效率。

这不是说你所有的时间都应该用来做那些最重要的事。我的时间就肯定不是这样（否则，我现在就不会在写这篇文章了）。但是，这是我衡量自己的生活是否充实的重要标准。

• 收集很多问题

另一个很多人都知道的秘密是：如果你认准一个问题，投入全部精力去解决它，这样你的效率是最高的。我发现这却是很难实现的。以现在为例，我正在锻炼身体，喝橙汁，整理桌面，和我弟弟聊天，同时在写现在这篇文章。今天一整天，我写了现在这篇文章，读了一本书，吃了点东西，回复了几封邮件，和一些朋友聊了聊天，买了点东西，改了改其他几篇文章，备份了硬盘，还整理了一下图书列表。

有很多不同的项目让我能够在不同质量的时间下做不同的工作。更重要的是，在你卡壳或是厌烦的时候有其他的一些事可以做。

这同时会让你变得更加有创造力。创造力就是你把自己从其他地方学到的东西能够用到你的工作中。如果你同时做许多不同方向的工作，那你就会得到更多的想法和创意。

• 列一个清单

找一些不同的事同时做并不困难，大部分人都有很多很多的待办事项。但是如果你想把它们全记在脑袋里的话，它们就会慢慢消失。要记住所有这些事所给你带来的心智上的压力会把你压垮。解决办法仍然是很简单：把它们写下来。

一旦你把要做的事列成了一个清单，你就可以更好的分类组织它们了。比如说，我的清单包括：编程，思考，差事，读书，娱乐休息。

大部分项目都包括很多不同的任务。以写这篇文章为例，除了真正的写作过程，还包括了阅读其他关于拖沓的文章，考虑文章的各个部分，整理语句，向别人请教问题等等。每一项任务都属于清单的不同部分，所以你可以在合适的时间才去做某一部分。

• 把任务清单和你的生活结合起来

一旦你有了这样一个任务清单，你需要做的事就是时常记得它，而记住它的最好方法是把它放在你能看到的地方。比如说，我总在我桌子上放一摞书，最上面的那一本就是我最近在读的。当我想要读书的时候，我就直接从上面拿一本书来读。

对于看电视/电影我也这么做。当我对某一个电影感兴趣的时候，我会把它放在电脑中一个特殊的文件夹内。每当我想休息一下，看看电影的时候，我就会打开那个文件夹。

我也想过一些更深入的方式，比如说我把一些想看的文章标记为“待读”，当我想要上网的时候就看看那些从前积累下来的未读文章。

提高你时间的质量

像上面那样最大限度的利用时间还远远不够，更重要的是提高你自己的时间的质量。那你究竟该怎样做呢？

减轻身体上的约束

• 携带纸和笔：我认识的很多人的口袋里都有记事簿之类的东西。纸和笔在很多时候都是非常有用的，你可以随时随刻的记录自己的想法，我甚至通过这种方法在地铁上写过整篇文章。
• 避免被打扰：对于那些需要集中注意力的任务，你应该尽量避免被打扰。一个很简单的方法是去一个没人能打扰你的地方，另一个方法是告诉周围的人未来一段时间不要打扰你。关于这点不要过犹不及。当你在浪费时间的时候你反倒应该被打扰一下，帮助别人解决问题肯定比坐在那里看新闻更好的利用了时间。

减轻心理上的约束

• 吃，睡，运动：当你感到很饿，很累，很焦躁的时候，你的时间的质量会很低。解决这个问题很简单，就是：去吃，去睡，去运动。对自己说“虽然我很累了，但我不能休息，因为我必须要工作”会让你感到自己很努力，但事实上休息之后你的效率会更高。既然你迟早都要睡觉，还不如先休息好，来提高剩余时间内的效率。
• 与快乐的人相处：跟快乐的人相处会也会让你变得快乐，也会让你心态更放松。也许很多人愿意躲在屋子里，不与其他人接触，埋头干活，他们觉得这样的话时间才没有被“浪费”，但事实上这会让他们变得情绪低落，工作效率也会大大下降。
• 与朋友分担你的压力：即使你的朋友并不是能够感染他人，给你带来快乐的那种人，和其他的人一起解决复杂的问题也会让问题变得简单。一方面，精神上的压力大家可以互相分担，另一方面，和其他人在一起可以让你专注于工作而不是时常分心。

拖沓

上面所说的那些并不是问题的重点，关于效率大家最大的问题还是“拖沓”。虽然很多人不承认，但是几乎所有人都或多或少的会拖沓。那又该如何避免呢？

拖沓是什么？从旁观者来看，你在做好玩的事（如玩游戏，看新闻）而不是做真正的工作。但问题的关键是：你究竟为什么会这样？你的脑子里究竟是怎么想的？

我花了很多时间来研究这件事，我能给出的最好解释是在大脑会给每一项任务赋予一个“脑力场”。你玩过两块磁铁相互作用吗？如果你让它们异极相对，他们就会相互排斥，你会感到他们之间的磁场力。你越是想要把它们和在一起，越会感到它们之间的排斥力。

心智和精神上也是类似的。它是看不见摸不着的，但你却可以感受到它的存在。并且你越是想要接近它，它会离你越远。

你不可能通过蛮力来克服两个场之间的排斥力，相反，你应该做的是调转方向。

那又是什么产生了“精神力场”呢？似乎有两个主要原因：任务是否艰巨，任务是否是被指派的。

艰巨的任务

• 把任务细分

一个任务很艰巨的原因之一是这个任务很宏大。比如说你想要做一个菜谱构造程序，没有人能一下子完成它，这是一个目标而不是一项任务。一项任务是使你能够朝向目标更进一步的具体概念。一个好的任务是你能够立即拿来实施的，比如“画一个展示菜谱的草图”。

当你完成了上一个任务后，下一步就会变得更加清晰。你将会考虑一个菜谱有什么构成，你需要什么样的搜索机制，如何构建菜谱的数据库，等等。这样你就构建了一个引擎，每一个任务都会通向下一个任务。

对于每一个比较大的项目，我都会考虑我需要完成一连串什么样的任务，并且将这些任务加入到我的待办事项列表中去。同样，当我做完一些任务之后我会把接下来需要完成的任务再加入任务列表中去。

• 简化任务

另一个让任务变得艰巨的原因就是它太复杂了。“写一本书”这个任务会放你感到无从下手，那么就先从写一篇文章开始吧。如果一篇文章也觉得太多了，那么就先写一个段落的概要吧。最重要的是真正做了一些工作，真正的有进展。

一旦你明确了你的任务之后，你就可以更清楚的判断它，更容易的理解它。提高完善一些已有的东西比从头创建东西更容易。如果你的一个段落写好了，那么一点一点积累，它会变成一篇文章，最终变成一本书。

• 认真考虑它

通常来说解决一个困难问题需要一些灵感。如果你对那个领域并不熟悉，你应该从研究这个领域开始，借鉴一下其他人的经验，慢慢的研究理解这个领域，并且做一些小的尝试看看你能否搞定这个领域。

• 被指派的任务

被指派的任务是那些你被要求完成的任务。很多心理学实验都表明:当你”刺激”其他人做什么事的时候，他们反倒不容易做好那个事。奖励，惩罚等外部刺激会扼杀”内在动机”–你对于某个问题发自内心的兴趣。人类的大脑对于被要求做的事有先天的抗拒力。
这种现象不仅局限于其他人要求你做的事，当你向自己分配任务时仍然会出现这种现象。如果你对自己说”我应该好好做X工作了，这是我现在最重要的事”，之后你就会感到X突然变成了世界上最困难的事情了。然而一旦当Y变成了”最重要的事”，原来的那个X又变得简单了。

• 虚构一个任务

如果你要完成X，那就告诉自己做Y。然而不幸的是，这样欺骗自己却很难，因为你清楚你究竟要做什么。

• 不要自己给自己布置任务

给自己布置任务看起来很诱人，比如对自己说“我要写完这篇文章才去吃饭”，更糟糕的是让别人假装布置给你一些任务。但是这两种方式都会让你变得更没有效率，事实上你还是在给自己布置任务，你的大脑只会去逃避它。

• 把事情变得有趣

困难的工作听起来不会令人感到愉悦，但事实上这可能就是最能让我感到高兴的事。一个困难的问题不但能让你集中全部注意力，而且当你完成它的时候你会感到非常棒，非常有成就感。

所以帮助自己完成一件事的秘密不是说服自己必须完成它，而是说服自己这件事确实非常有意思。如果一件事没有意思的话，你需要做的就是让它变得有意思

总结

效率的真正秘密在于“聆听自己”，在你饿的时候吃饭，在你疲惫的时候睡觉，当你厌烦的时候休息一下，做那些有趣好玩的项目。

这看起来很容易，但是社会上的一些观念正在把我们向相反的方向引导。要想变得更加有效率，我们需要做的就是转过头来“聆听自己”。

或许你也想阅读：
同强动力的任务改善你的工作效率	迅速提升三倍你的工作效率	如何抗干扰与提高效率	避免工作狂，勿贪求过多	简单五步提高效率
无觅

• 着眼于当下的事情

如果你能够，或许也应该能在同一时间关注不同项目的“下一步行动”（这些就是现在应该做的事情），这是区分真正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划。

1. 现在，现在，现在

要避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项（或者是目前暂时还没法处理的任务）。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划，这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应该是个专门来放置当前任务的地方。把你的那些什么远期计划啊，什么材料啊都，还有你的约会，都该放在哪儿放哪儿去——放在项目文件夹里，记在手机日程表上。

记住，理论上，你应该能够在你的清单上随便选取一条，在合适的环境下使用恰当的工具，立即就能够展开工作。对于工作展开过程中新发现的附属任务，把他们放在任务清单的后面；如果别人说你做的怎么都是小事儿啊，你也不用为此而感到难堪，关注能够推动项目进展的小事很好啊（能够完成这些任务就更好了）。

2. 整理、抛弃和重构

养成一个习惯，把你的清单上的任务分成：已经完成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效率，你的列表应该是“即时更新”的——它就像一个多功能的仪表盘，只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住：你的待办事项清单不是抒写你的雄心壮志的地方，也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所能的把任务分解细化，果断的把属于其他地方的任务踢开（或者删除）。

• 为什么我要完成这项任务？

这很重要。当你把都脑中的事情都写到清单中的时候，你要慎重的决定，每一项你接受的任务将会对你的项目，你的责任和你的目标有什么作用。在添加一个新的项目之前，考虑一下它会给你的生活带来什么改变。

1. 现在我的时间是不是已经得到充分利用了？
2. 我是不是完成这项任务的最佳人选？
3. 这件事情是不是非要现在完成？为什么是现在？
4. 如果我不完成这个任务会怎么样？

为了从宏观层面说明这些问题的重要意义，我会借用乔·斯波斯基的说法。试着把我们现有的时间和资源想象成一个木盒子，这个盒子有着固定的空间限制，这些空间只能用来装一些立方体形状的东西。这个盒子里装着不同大小的积木，每一块积木代表了你的清单上的一项分解的任务。一块积木的体积越大，意味着这个任务将会占用越多的时间（同时在你的盒子里占用的空间也越大）。现在清楚了吧？

假设目前我们的盒子里装着8块平均大小的积木，这个盒子最多能容纳10块这样的积木。现在，让我们想象一下，如果你还想给盒子里再塞进5块积木，那么，你就要开始作出决定了，对吧？这其中的一些积木也许可以很容易的就能放进去，但其它的也许就需要变小一些才能适应剩下的空间了。但是通常，你将不得不无奈地释放一些空间——或者是把以前的积木挪走，或者是放弃新增加积木。当然，我们不需要再重复说，你选择要增加的积木（任务）越小，你要移除或者增加积木的灵活性也就越大。想一想，你买的宜家的那么大书架是如何装进那么小的硬纸箱子里的。

千万牢记：扩大你的任务盒子不是一个可选项，因为你不可能让你的一天多几个小时，让一个月多几个星期。所以在你的控制范围之内，唯一可以变化的是，你能决定什么应该放进去或者什么应该拿出来——也就是你会选择什么样的任务。底线是你最终都要为你的盒子和积木负责，因此要为你的优先事项做出一些决断。

• 如果任务写在你的待办清单上，它就是一个承诺

无论何时你想要（或者被迫）给已经塞得满满的盒子里再添加进更多的事情的时候，尝试着在你的头脑中绘出那个塞满了的盒子的图像。将你的待办事项清单中的每一项任务看做你郑重的承诺，并且把它完成。记住，你只有一份时间，你耗费在某一项工作上的一分钟，不可能再去花费在其它的工作上。因此，确保你的待办事项清单有着合理的限度，时刻关注那些对自己最有价值的事情。

这确实需要一定程度上的自律，对于自己需要一定的约束。不能再把你的待办事项清单当成许愿盒一样，把你应该做的或者也许应该做的事情都一股脑儿的扔进去。它应该是一份规划，一份合同。如果你不确定到底要不要做这件事情的话，把它从你的列表中删除。如果你不能想象出干这件事之后会什么样，也删除它。把它记在别的地方。

就像我们在这儿谈到的很多事情一样，待办事项清单是一个真正的密码，而且是非常重要的一个。作为你手工制作的短期计划，它是你未来的几个小时、几天、或者几周的一张快速成像的照片。因此，重新把你的列表定位为“这些是我想要完成的事情”可以帮助你树立合适的心理状态。这就是你的未来，因此不要那么情绪化，认真对待他，你真的可以依赖它制定计划来达到你的目的地。

• 解决常犯的错误

想成为运用待办事项清单的高手需要有一个过程。不要期望第一次尝试就能立即掌握。为了帮助你了解在使用待办事项清单过程中经常会碰到的问题，这里先给你一些处理方案。

1. 有一个良好的开端

开始的时候给自己安排一些简单的小任务，一分钟或者两分钟就能完成。目标要低，不要因为这些任务太容易而感到难为情。“清理键盘”，“倒垃圾”以及“给打印机装纸” 也许看上去是毫无意义的工作，但是完成这些小任务是你进行更大的、更困难的任务的开端。

2. 积极授权

如果你正在跟踪你授权给他人的任务或者等待团队中其他人的工作进度，克制将工作交给另外一个人负责的冲动，只要确认他们任务的截止日期就好。给你自己类似这样的任务：“给亚历克斯打电话提醒重新设计草图的时间”或者“给鲍勃发邮件确认第三章的最新修订稿”。当别人需要依赖你正在做的工作，才能保证项目按计划进行，那么这种跟进的行动要在你的列表上特别标明。即使当别人掌握着主动的时候，也要经常给自己提醒，去询问确认他们的任务，保证自己能够在需要的时候掌握主动。

3. 不要畏惧你的待办事项清单

你有没有发现有一些任务好像永远的在你的待办事项列表中被卡住了？一天又一天、一个又一个星期、一个又一个的季度过去了，但是有那么三、四个任务还老呆在那里，似乎正缕着胡须嘲笑你。处理这些任务的机会已经过去了，那么现在就把它们忽略掉，减轻它们带给你的负罪感、痛苦和畏缩。

你可以用这样的方法消除你的畏惧，你可以把你当前已经完成的任务打印出来，最好是按字母顺序排列，而不是按优先级或者或项目顺序。快速的浏览一下列表，在那些让你感觉焦虑或者担心的任务前面画上对号。这个方法能找出那些让你害怕去做的事情。

再次浏览列表，用令一张单独的纸标记出来，为什么你一直在避免这些任务？是由于害怕失败还是因为感觉无聊？抑或是对于结果有些担心？无论你的原因是什么——真正的坦诚的问问自己——然后创建一个新的待办事项清单，把那些会让你畏惧的任务放进去。

举个例子，如果你不愿意给一个性格内向的顾客打电话，是因为谈话当中总会发生让你难堪的沉默，那么给自己写一个待办事项清单，当没什么可说的时候谈论一下列表中的话题。这虽然不会让打电话变得更愉快，但是却可以让你摆脱焦虑的感觉。这个诀窍就是用更积极的、易于管理的的任务来代替让你畏惧的任务。

• 最后

当你成功的时候，用红色的粗笔将两个任务都划掉，给自己一个满分。你的地盘你做主。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part II – 43 Folders

译者：richard09（译言）

或许你也想阅读：
更智能的待办事项清单（第一部分）	为什么下一步行动这么重要？	如何建立有强行动性的任务清单	为自己准备一份任务清单	为什么你的任务清单如此糟糕
无觅

• 烦恼什么呢？

以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单。尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。

当然你可以就什么是最适合你的任务管理方式和方法做详细的探讨，但是毋庸置疑的是，将你的任务清单从大脑中搬出来然后记录下来是非常有益处的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的流水账（即使这样它也许还是可以改变你的生活）。试着去把你的待办事项清单当做一个负责人的解决问题的计划，着眼于你近期的努力方向和关注目标。

• 剖析待办清单

待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。

最好最有效的清单一般都有这些特点：

1. 它是可行的
2. 它可以在一定的时间内完成
3. 它是一个指向清晰的目标的有价值的过程
4. 你是完成它的最佳人选

浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。

• 把它分解成具体步骤“下一步行动”

在《Getting Things Done》这本书中，戴维·艾伦（David Allen）引入了“下一步行动”的概念，他解释为你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从当前的实际指向完成。

比如，一个典型的老式任务清单可能是“准备送别汤姆派对”，“清理车库”或者“修理汽车”。但是，就像艾伦所说，这些都可以继续分解成更小的项目，因为他们都需要不止一个步骤来完成。事实上，学会区分任务及其所包含的小项目，是提高你的任务清单的质量和完成过程中的行动能力的重要一步。

因此，以上面的“汤姆的派对”为例，我们第一步首先要弄清楚汤姆离开的确切时间，但是在得到那个信息之前，我们需要给他的房东苏打个电话了解细节。但是在给苏打电话之前，我们要回想一下上个星期我们到底把她新换的工作电话号码写在哪了？（项目经理把这些关联的任务叫做“附属”，这个你已经知道了。）

突然，我们的注意力就从庞大的、无从下手的“派对计划”集中到容易操作的“找到苏的工作电话号码”上来了。当然这仅仅是全部任务中的一个，距离我们完成“派对计划”还离得很远，但是我们已经很清楚下面要做什么了。这就是所谓的“下一步行动”，现在你可以把这条任务写在待办事项清单中了。

通过经常把项目分解成大小不一的下一步行动——而且一个项目有多个下一步行动也没关系——我们就能快速而容易地弄清楚下一步我们应该做什么了。

• 让我们开始具体行动

把你的清单拆分成具体的行动——使那只需要很简单的执行——也是很有益处的。

最重要的，它可以确保你明确任务的关键，让你可以预测评估工作如何开展以及当你真正开始做的时候会是什么情况。 这意味着你可以轻松地把一切活动、你需要的各种工具、甚至工作地点的选择变得具体明晰可视化，而不只是纸上写的一堆废话。

• 一切都在于你怎么表达

把你的工作分解成你能想象到的最具体简单的步骤，最好的诀窍是把你的任务写成这样的形式：“对某目标做什么事儿”，这就意味着不要把目标写成“年度报告”，而要更准确的写下首先要做的是“从服务器上下载第三季度财务报表”。不要写成“与阿尼尔联系”，而要写成“周一给阿尼尔写邮件计划每月的迪斯科派对”。把任务具体化，削减到每次一项你可以一口气就完成的行动。当然一气呵成的程度取决于你自己，但是我从不计划一个会超过10分钟的任务（你的忙碌程度也许会导致更小的任务划分）。

考虑一下，据个例子，一项特别大的事项“准备一次重要的演讲”是如何被分解任务所改进的，第一步“构思4个演讲主题”。前面一个事项根本无法下手，而后面则为我们提供了我们所熟悉的东西方便我们开始工作。我们知道如何打字，而且我们肯定知道怎么提出4个想法。这样，很简单的，一个大的项目就能够完成了。

• 使用正确的动词

注意我们是如何把这些大的名词分解成小的动词的。那需要经过仔细考虑。如果用你原先为演讲准备的清单，以也许会一直准备你的演讲直到，突然你的脑中传来一个主观的声音，“哦，可以啦，这开起来已经是一篇完整的演讲了，你可以停下来了”。但是也可以用一串解释更清晰的行动来为你的任务划清边界；有明确的开头和结尾。这样你就可以一步一步的沿着计划走，你知道接下来该干什么，而不是用一个模糊的名词来定义任务，那样会不知道如何下手。

这种具体化、功能模块话工作艺术不仅可以帮助做计划，而且可以帮你尽可能的做到无压力和平易近人的工作环境。清楚的知道在你的任务列表中的每一项都是你所熟悉的工作，甚至都可以在午饭之前完成，这会起到很强的激励作用。这只需要你确保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能够一次解决掉的单元。

• 你的工作主要在于你怎么做到

只要你把你的任务恰当的分割成合适的大小，正确的区分命名，你的工作就会变得非常简单了。在任务计划开始之前，你都有能力而且有责任去恰当的定义你都工作。着第一步没有做好为你之后的失败埋下了伏笔。换句话来说，你的工作其实并没有那么困难，说自己忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。在你的实际工作中这是非常重要的，最终你得到什么样的成果，其实取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。

也许明天我们就可以看到，你在使用这个简单方便的东西来帮助大脑记忆关键事务，你的待办事项清单要切实专注于现在，反映真实的世界。否则你学到的只是一个过时的产品说明。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part I – 43 Folders

译者：richard09（译言）

或许你也想阅读：
更智能的待办事项清单（第二部分）	为什么下一步行动这么重要？	如何建立有强行动性的任务清单	同强动力的任务改善你的工作效率	为自己准备一份任务清单
无觅