这篇文章将介绍GTD的核心原则，同样也是《从零开始GTD》系列的目录。

• 收集

把任何你需要跟踪、记住、或者要做的事情全部记录到“收集箱”中：一个收件箱，电子邮箱，磁带，笔记本，PDA等等。把你脑中所有东西都清理出来，放入你的收集设备中，准备进行下一步的处理。每天抽几十分钟收集一下脑中的信息，记录到你的收集设备中。

• 处理

将你收集到的任何信息进行处理。每个星期至少处理清空一次你的“收集箱”。

处理你的收集箱要遵循的工作流程：

• 从第一条信息开始处理；
• 每次只处理一条信息；
• 不把任何信息放回收集箱；
• 如果任何一项需要做：
  • 马上执行（如果花的时间少于两分钟）
  • 委托别人完成，或者
  • 将它延期
• 否则：
  • 将它存档以便查询
  • 把它删除，或者
  • 为它定义合适的目标与情境，以便下一步执行

两分钟原则：任何事情如果花的时间少于两分钟，那么马上就去执行。两分钟是一个分水岭，这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。

• 组织

GTD描述了一个建议的列表集合，你可以用来跟踪需要关注的项目:

• 下一步行动（Next actions）：对于每个需要你关注的事项，定好什么是你可以实际采取的下一步行动。例如：如果“写项目报告”，下一步行动可能会是“给Fred发邮件开个简短会议”，“给Jim打电话问报告的要求”，或者类似的事情。虽然要完成这个事项，可能会有很多的步骤和行动，但是其中一定会有你需要首先去做的事情，这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。较好的做法是把这些事项根据能够被完成的“情境”整理分类，例如“在办公室”，“用电话”，“在商场”。
• 项目（Projects）：每个需要多于一个实际的行动才能达到目的的事就是一个“项目”。使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
• 等待（Waiting for）：当你已经指派了一个事项给其他人或者在项目进行下去之前需要等待外部的事件。就应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者一个提醒需要发出。
• 将来/可能（Someday/Maybe）：这些事情你需要在某个点去做，但是不是马上。例如：“学习C语言”，或者“准备一个假期计划”。

Allen主张使用下一步行动列表而非日历来记录行动，虽然日历非主要的工具，但是可以用来跟踪预约和委托，提醒某件必须在特定期限内完成的事情等等。

GTD中另外一个关键组织模块是归档系统，一个简单易用的归档系统。通过归档系统，你可以迅速把文件归档和提取你所想要的信息，Allen的建议是建立一个按照字母顺序组织的归档系统或43 Folders系统（按照12月、31天，共43个文件夹）。

• 回顾

按时回顾自己的列表。如果你没有及时整理和回顾每天的信息和行动，那么整个GTD系统就是毫无用处的。通过回顾，指定计划，或者了解项目进度，从而使自己总是走在时间的前面，而不是被动地被安排。

回顾至少以星期为周期，将未处理的信息进行处理，回顾所有的列表，检查可能已经完成的“等待”或“将来/可能”列表中的行动。保证所有的事情都在GTD系统中，井井有条，而且所有的事情都更新到最新的情况。虽然刚开始GTD时，回顾很麻烦，但是千万不要停顿。否则事情的积累，只会让你的整个GTD系统处理过程堵塞，最后使你失败放弃。

• 执行

如果你把自己的时间都花在组织工作、而不是执行它们，那么这样的系统是个只说不做的无用功系统。前面的步骤都是为了在你做事情的时候，使它变得简单、容易、有趣的话，让你比较不会拖延、或者被太多的琐事所分心。

• 从时间管理开始说

时间管理的发展可以分为四个阶段。

1. 第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力；
2. 第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要；
3. 第三代理论正是目前流行的优先级观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标；
4. 第四代理论跳出“时间管理”的定义，主张把把重心放在维持产出与产能的平衡上。

在弥缝看来，时间管理不是去管理时间，而是在有限的时间内有效地完成任务。时间管理的目的不是把所有的事情做完，而是在有限的精力与时间下，做出最大的产出。另外，时间管理不是把你的生活划成条条框框，而是通过事先规划，降低时间的变动性。

• GTD是关于什么的

与其他时间管理的方法不同，GTD的重点不在于设定任务的优先级，而是制定出在各种情境下的任务列表，如：制定一份“需要打电话”的列表；一份“电脑前可以完成的事情”列表等等。GTD还建议任何两分钟之内可以完成的任务应该马上执行。

GTD的好处在于使你需要完成的事情总是易于管理和跟踪的。从GTD的角度来看，平常我们在时间管理中对事情的安排是差强人意的，缺乏对事情的计划和安排（在GTD中，这些事情称作：原料/Stuff）。另外，人脑的记忆功能是低效的，我们很少能在恰当的时间和地点提醒自己需要做的事情。因此，按照“情境/Context”来制定“下一步行动”，是一个使我们在正确的时间得到正确提醒的手段。

简单的概括GTD，那就是对任何事情都做好准备：

“把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动。保持你的系统更新和完整，及时进行回顾，使你在任何时候都能信任你的系统和对任务的处理。”

只要善于管理自己的时间，空闲的时间会有的，娱乐的时间会有的，与家人同乐的时间会有的。提高时间的管理，你就会更加注重生活中平常忽略的快乐。

• 理清事物的轻重缓急

或许你仍有这个错误的观念：任何一个任务都是十分重要和绝对紧急的。其实，紧急与重要是完全相互独立的概念。只有学会理清事物的轻重缓急，我们才能更好的制定计划。经常把留在手中的事情处理一下，将那些重要的工作挑选出来，每天最早完成它们。

每天睡觉前为明天列出三个最重要的任务。早上起来之后，只管先完成那三个最重要的任务，期间不要随便中断或分心去做其他的事情。一心一意，一件一件地将三件事情处理完。如果你仍怀疑这套方法，弥缝只好说，明天姑且试试，你即可知道其成效。

参考阅读：《为重要的事情创造时间》

• 制定目标

有目标才有前进的动力。只有明确的方向，你才能在时间长河中理出一条道来，既可以完成任务，还能欣赏沿途的风光。光有人生目标是不够的，因为它太长远。你需要学会拆分这个人生目标，将它们分化成小目标，然后再一个又一个的取得它们。

参考阅读：《怎样设定目标》系列

• 制定计划

凡事预则立，不预则废。不要认为制定计划是件很麻烦的事情，而不做；也不要认为制定计划很容易，只是在脑海中简单滤过。计划要做，而且要认真做。制定计划的确容易，你只需拿上纸笔，把要做的任务都列出来，按优先级分化，好好安排即可。一份清楚地计划清单可以让你清楚明白自己已完成，正在执行和待完成的任务，知道自己的进展。坚持制定计划，你绝对会觉得工作倍感轻松。

参考阅读；《制定计划的好处》

• 找出时间的消耗

找出那些消耗你大量时间的事情，或者那些你每天都会执行但并不必须的事情，减少或提高效率。每天时间是固定的，你为某一件是花了不少时间，那另外一件事情就会相对少些时间。如果后一件事是重要的，而前者不是，那你为前者多花的时间就是应该减少的。花些时间留意一下，你就会发现自己的时间浪费在哪些小事情上面了。

参考阅读：《怎么让一天有36小时》

• 主宰自己的时间

可能这有些自私——但是弥缝认为应该先处理自己的事情。在自己能够掌握的时间里，去完成最应该完成的事情。工作时间、空闲时间、学习时间，其实这些时间都是自己可以支配的。那么你就应该主宰这些时间。什么工作任务放在哪一段工作时间，在空闲时间里可以干什么，等等。不要让工作冲掉自己的空闲时间，也不要把空闲时间内的活动放到工作时间中去。学会主宰自己的时间，如果你仍然不会主宰自己的时间，那回顾一下前面四条吧。

参考阅读：《走出时间的误区》

• 学会笑对失败

美国总统阿伯拉罕·林肯的人生历程富满传奇，一生跌宕起伏，遇到无数次的挫折与失败：

• 22岁——生意失败；
• 23岁——竞选州义员失败；
• 24岁——生意再次失败；
• 26岁——恋人去世；
• 27岁——精神崩溃；
• 29岁——竞选州长失败；
• 31岁——竞选选举人团失败；
• 34岁——角逐国会议员失败；
• 36岁——角逐国会议员再度失败；
• 39岁——国会议员连任失败；
• 46岁——竞选参议员失败；
• 47岁——竞选副总统失败；
• 49岁——竞选国会议员第三次失败；
• 51岁——竞选美国总统成功。

如果林肯在其中任何一次失败中选择了放弃，那么，他永远不可能成为美国伟大的总统。事实上，伟人之所以伟大，常表现为他们能以巨大的勇气承受失败。

失败并不意味着失去一切，失去的东西将会以其他方式补偿给你，失败能给你带来什么呢？

• 失败让你重新认识自己

失败给了你一次进行自我反省的机会。失败带给人们首先是心灵上的震动，而这种震动恰好能使你重新认识自己。可能你一直消沉颓废自己却根本没意识到其中的消极作用，失败的震动让你好好梳理自己的心情，调整好自己的状态；可能你骄傲自满，目空一切，不可一世，失败却像一瓢冷水将你从头淋到脚，让你好好反省。

• 失败带给你宝贵的经验和教训

经验和教训是失败送给我们最好的礼物，它们将成为成功的有利条件。有了这些经验和教训，在以后的生活中，我们可以少走许多弯路，节省了成功的成本，从另一个角度看，这又何尝不是一次成功呢？

著名作家林清玄说过：“痛苦是产生智慧的根源。”失败带给我们的痛苦如同一剂强行针迫使我们反思，在思考中找到答案和方法。中国有句古语“福兮祸之所伏，祸兮福之所倚”，塞翁失马，焉之非福？

• 失败能激发你的勇气，磨练你的意志

孟子说：“生于忧患，死于安乐。”这句话不是没有道理的。一个人如果长期处于安逸舒适的环境中，勇气、意志、雄心就会被安乐的氛围逐渐磨掉，失去战斗力，旦环境发生变化，常常不攻自破。人们必须随时注意磨练自己的意志，激发自己的勇气。

失败却能使你从安乐的状况中使自己的意志更加坚不可摧。勇气的激发和意志的磨练只能在一次次具体行动中进行，失败就是考验你的时刻。

弥缝喜欢写文章都有一个故事。于是有这么一个故事：

有一次美 国知名主持人林克莱特访问一名小朋友，问他说：“你长大后想要当什么呀？”小朋友天真地回答：“嗯，我要当飞机驾驶员！”林克莱特接着问：“如果有一 天，你的飞机飞到太平洋上空，所有引擎都熄火了，你会怎么办？”小朋友想了想：“我会先告诉坐在飞机上的人绑好安全带，然后我挂上我的降落伞先跳出去。”

当现场的观众笑得东倒西歪时，林克莱特继续注视着这孩子，想看他是不是自作聪明的家伙。

没想到，接着孩子的两行热泪夺眶而出，这才使得林克莱特发觉这孩子的悲悯之情远非笔墨所能形容。于是林克莱特问他：“为什么要这么做？”小孩的回答透露出一个孩子真挚的想法：“我要去拿燃料，我还要回来！我还要回来！！”

通过这个故事，你认为自己真的明白了倾听的艺术了吗？你不是常常半途打断对方的演讲；是不是又自以为是的进行反驳呢？

沟通是双向的。我们并不是单纯的向别人灌输自己的思想，我们还应该学会积极的倾听。倾听的能力是一种艺术，也是一种技巧。倾听需要专心，每个人都可以透过耐心和练习来发展这项能力。倾听是了解别人的重要途径，为了获得良好的效果，我们有必要了解一下倾听的艺术。

• 要表示出诚意

倾听别人谈话总是会消耗时间和精力的，如果你是真的有事情不能倾听，那么你直接提出来（当然是很客气的）。这比你勉强去听或装着去听，而必然会表现出来的开小差而给人的感觉要好得多。听就要真心真意地听，对我们自己和对他人都是很有好处的，安排好自己的时间而去听他人谈话是一件很值得的事情。

• 要有耐心

这体现在两个方面：一是别人的谈话在通常情况下都是与心情有关的事情，因而一般可能会比较零散或混乱，观点不是那么突出或逻辑性不太强，要鼓励对方把话说完，自然就能听懂全部的意思了。否则，容易自以为是地去理解，去发现意见，产生更加不好的效果。二是别人对事物的观点和看法有可能是你无法接受的，但是有伤你的某些感情，你可以不同意，但应试着去理解别人的心情和情绪。一定要耐心把话听完，才能达到倾听的目的。

• 要避免不良习惯

开小差，随意打断别人的谈话，或借机把谈话主题引到自己的事情上，一心二用，任意地加入自己的观点做出评论和表态等，都是很不尊重对方的表现，比不听别人谈话产生的效果更加恶劣，一定要避免。

• 适时进行鼓励和表示理解

谈话者往往都是希望自己的经历受到理解和支持，因此在谈话中加入一些简短的语言，如“对的”、“是这样”、“你说得对”等或点头微笑表示理解，都能鼓励谈话者继续说下去，并引起共鸣。当然，仍然要以安全聆听为主，要面向说话者，用眼睛与谈话人的眼睛作沟通，或者用手势来理解谈话者的身体辅助语言。

• 适时作出反馈

一个阶段后准确地反馈会激励谈话人继续进行，对他有极大的鼓舞。包括希望其重复刚才的意见，因为没有听懂或重点表达，如“你刚才的意思或理解是……”等。但不准确的反馈则不利于谈话，因此要把握好。