如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受老板和客户的赞许，可就因为这个关键时刻的遭遇，而让他们倍感失望。倘若你的工作是帮助别人的话，要是你需要的信息总是找不到，该会浪费别人多少时间啊。

想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径直取出文件，快速给出答案。这真的令人映像深刻！你必须把它归功于高效的文件编排归档方法，不管这听起来有多么枯燥无趣。

• 节约时间

在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。

然而，实际情况往往是我们浪费自己的时间（很多时候也是别人的时间）四处寻找数据，而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作，我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。

• 有效管理信息

当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时，很容易就想把它暂时放起来；心里还想：嗯，看起来蛮有意思的，等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的，直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿，这种邮件越积越多，越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们，更不用说当你工作计划繁忙，有很多其他有压力的事情的时候了。

你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料，因为你忘了文件的名字，甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢？改进一下文件管理方法吧。

• 高效的文件管理方法

管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。

下面提供几个关于处理文件的小技巧：

• 不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。
• 给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。
• 把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT，另一个装所有的Spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。
• 把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。
• 不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目时——就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成”Delta Traders sales presentations”和”Delta Traders contracts.”这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。
• 在你的计算机上安装Google Desktop。如果可以的话（有时信息部门不容许这样），在你的计算机上安装google desktop。这个简洁的小软件建立一个桌面搜索引擎把你所有的文件和电子邮件都编进引索，这样你就能方便快速的找到它们了。当你需要找一些不容易被发现的文件时，尤其方便。
• 记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明！首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。
• 按行动先后次序整理。利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。
• 按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12 Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。（如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆！）
• 很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如：”Delta Traders contract v1″和 “Delta Traders contract v2.”这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。
• 使用“记事本”文件。记事本文件，也就是所谓的“43文件夹”方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹（每个月一个）另加31个子文件夹（一天一个）。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。

对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。

花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。采用这些简单的关于文件归档整理的技巧，建立一套适合自己的文件归档系统，应用于生活之中将让你生活更轻松。

原文：The Art of Filing – MINDTOOLS

译者：Dean Lee（译言）

或许你也想阅读：
GTD中“项目”的理解和应用	开始新项目前应该解决的5个难题	通过Trello建立你的清单管理系统	如何节省75%的上网时间	简单做(ZTD)习惯培养2——处理
无觅

Gmail搜索技巧：

• “label:“ 搜索某一类标签。
• “is:“ 搜索的邮件的状态，未读（unread）、存档（Archieve）等等。
• “in:“ 搜索邮件的位置，Starred/Drafts/Chat等等。
• “from:“ 搜索从谁或那个邮箱发过来的邮件。
• “to:“ 搜索发到特定邮箱的邮件。
• “filename:“ 搜索附件的种类。
• “before:“ 和 “after:“ 搜索在某段时间之前或之后的邮件，使用[yyyy/mm/dd]来标记。

使用实例：

• label:inbox is:unread 寻找inbox中未阅读的邮件
• from:Name_Of_Boss filename:pdf after:2007/07/01 搜索老板发过来的pdf文件
• from:Paypal in:anywhere 搜索Paypal发过来的账单
• is:unread after:2007/09/03 to:your.email@address.com 从9月3日以后所有未阅读的邮件
• from:Ryan has:attachment 搜索Ryan发过来的带附件的邮件
• label:trash Name_Of_Your_Colleague 从trash里面搜索同事发过来的邮件
• filename:.zip before:2007/08/15 wordpress 搜索所有从8月15日前从wordpress发过来的zip文件
• in:chat from:veronica flickr.com 搜索于Veronica在Gtalk聊天记录谈到的Flickr相片
• from:Boss_Name subject:(Urgent OR Important) 搜索老板发过来的已标记Urgent或Important的邮件

或许你也想阅读：
如何引领你的一生	简单做(ZTD)习惯培养2——处理	九步确定你的人生目标和制定达到目标的计划	信息时代的“自由宣言”：处理信息膨胀的21条小贴士	制定计划的好处
无觅

一次性删除全部的邮件或许能免除痛苦，但是这也是暂时的，因为其根本的挑战仍然存在。我需要关注的网络信息数量已经远远超出我能支出的关注数量。更严重的是，我认真回复邮件的能力更是导致问题进一步加剧。这些也就最终导致了我的Email Inbox被一堆一堆未读邮件堆积、覆盖。

如果你也是深受其苦，被这些无穷尽的Email淹没中的一员，你是有选择——你并不需要再宣布自己的Email收件箱已经塞满啦！

这里我提供一些非常实用的Email处理规则，从此以后，不管每天收到多少邮件，它都能帮助你从成堆的邮件中解脱出来。首先，让我们看看在这三条基本原则。

原则1 ：你不需要回复每一封电邮。如果你每天收到多于50 封（甚至100 多封）电子邮件，你是不可能回复得完的。

原则2 ：区分优先级。如果你不能回复每一封邮件，那你就得为自己收到的所有邮件划分优先级，优先给对重要的信件进行回复。而剩下的你仍需要区分优先级，其中等级最低的瞄一瞄即可。

原则3 ：你不能整天处理邮件。你不得不承认，你还有其他比查收邮件更重要的事情要做。所以每天只要在特定时间处理邮件。邮件过载时人们就不会感到他们完成了一天的工作。所以让你觉得这一天工作结束了的唯一的方法就是设定时间界限，当这个界限达到了，你就算完成了工作。其他必须做的事情放到明天去。即便在自己以后的工作生涯里，我们也没有把任务清单中的每一项任务都完成，但工作一到5点，我们还是要照样下班回家。

根据这些原则，我创建了一个应用规则系统来对付大量的电邮：

规则1 ：去粗存精。有一些特定的邮件是必须当天处理，而另一些可以被搁置几个星期也都不会有什么问题的。所以，我们可以设置一些过滤器来处理它们（以Gmail做例子，不过绝大多数电子邮件都提供了类似的过滤器或者规则设定）：

• 重要项。在”发件人”域为你所有的重要联系人（合伙人、同事、广告客户、商业伙伴、父母、等等）创建一个过滤器。标记其为”重要”。你也可以设置一个关键词，例如“工作报表”等等，放到标记”重要”的过滤器中。然后把这个关键词放到你的签名中，任何人回复你的邮件都将加上”重要”标记。这些邮件仍然在你的收件箱里，每天你可以检查它们两到三次。
• 报告。我有很多”信息”类型的邮件，这些邮件并不紧急，我也不愿意它们堵塞我的收件箱。为所有这种类型(博客留言提醒、日历提示，等等)的电邮来创建一个过滤器，使用邮件地址来创建它，并给它加上”报告”标签，将其自动存档，直接跳过收件箱。现在这些邮件就不会出现你的收件箱了。而你可以通过标记每天查看一下。
• 其他。其他所有的邮件。创建一个过滤器，将“重要项”以及“报告”放在“不包含”域中，给这些邮件加上“其他”标记，同时自动存档。这样可以避免那些标记为“重要”或者“报告”的邮件被错误的放入“其他”文件夹。现在你的收件箱就应该只会有重要邮件在里面了。

规则2 ：所有的旧邮件都放到“其他”文件夹。这是使你的收件箱清静的唯一方法——而且你还需要长期保持它的清净。即使你有来自重要联系人的邮件，你也需要在回复后将它放入“其他”文件夹，并且存档使它不在收件箱中出现。这样你的收件箱就应该是空的了。下面的规则将告诉你如何保持这种状态。

规则3 ：设置固定的时间处理邮件。你不需要整天开着你的电邮通知程序。学着解脱自己，不要每天检查20多次邮件。在设置的时间，每天检查2-3次。我们暂定为早上10 点，下午1点以及下午4点。如果你有很多邮件，可以再多加早上11点和下午4 点；如果你没有，那就更好了。每天只检查一次。当你感到有无形的力拉你去检查邮件时，也要克制自己。

规则4 ：浏览“其他”并划分优先级。其他邮件让我们感到被邮件淹没的根源。绝大多数人都可以很好的处理重要的邮件以及浏览报告邮件。但是对于其他邮件，我们觉得应该去全部回复，否则自己就会觉得不称职或者会让对方认为我们很傲慢。我们是不可能回复所有邮件的（原则 1），这是不得不接受的事实，即使会使对方对我们产生不好的印象。如下就是如何处理其他邮件的步骤：

• 浏览。在你一天的第一个邮件处理时段，快速的扫一遍其他邮件，然后决定他们是应该删除还是回复。在Gmail 中，你可以通过使用快捷键来提高效率：“#”来删除，“y”来存档，“o”来打开。把每封邮件扫一遍，然后删掉它或者标记为待回复。
• 区分优先级。哪些邮件是你可以标记为待回复的？可以给你带来利益的、提供给你一个工作机会、或者请求的博客广告代理等等，这些是你需要回复的。有时候这只是一封很有趣的电邮，但你却很乐意回复它，那也给它加个标记吧。但是大多数的其他邮件，你应该只是简单的看看就跳到下一封。
• 模板回复。如果你觉得自己需要回复绝大多数收到的邮件，你可以使用文本扩展程序例如AutoHotKey来设置一些回复模版。我推荐你建立5-10个不同的回复模版，而不是只设置一个。一个回复用来感谢他们积极的反馈，另一个拒绝一个请求，等等。如果你感到你给了太多同样的回复，把回复输入到AutoHotKey中并配上一个键组合。以后，按这几个键，你就可以快速的打开你的回复模版。
• 标记需要进一步处理的。那些你选定的具有较高优先级的，需要回复的信件，你应该加上“待回复”标记，并且去掉“其他”标记，然后继续下一封。当你阅读完所有的邮件后，便再扫一遍“待回复”文件夹，进行快速的回复。

规则5 ：设置一个时间限，迅速处理，完成任务。你应该设置一个15-30分钟的时间限（取决于你邮件的数量），从而避免自己白白在邮件处理上花费了几个小时的宝贵时间。记住，当你处理电邮的时间段一结束，就表明你的任务已经完成了。你可以松一口气，然后把剩下的留到明天。下面是如何快速处理并清空你的收件箱的步骤：

• 首先处理收件箱中重要的电邮，直到清空。快速回复、删除、转发，存档（供以后参考），或者在你的任务清单里写下需要做的任务。不要读完了一封电邮，却还把它留在你的收件箱中。如果一封电邮需要较长的时间回复，而你现在又没空做，标记上”待回复”，稍后再处理。
• 浏览报告和其他邮件。绝大多数报告和其他邮件不需要回复或其他行动。仅仅阅读他们然后或删除，或转发，或存档。给需要回复的邮件标记上”待回复”，稍后去处理。
• 回复。一旦你已经把收件箱里的重要邮件都扫了一遍，而且浏览和标记了报告以及其他邮件，你需要做的只剩下回复了。对于这些，你可能今天做不完。那没什么问题。尽可能快地去处理，剩下的留到明天。这个文件夹不需要清空。当时间限到了后，离开并结束。
• 键盘快捷键。你确实需要记住重要的快捷键。对于Gmail，“r ”代表回复，“f”代表转发，“#”代表删除，“y”代表归档，”o”代表打开。的确，这些是你唯一需要的动作。一旦你可以很好的使用这些键盘快捷键，邮件处理应该是轻而易举的事（ be a breeze）。

原文：How to Avoid Email Bankruptcy: 5 Rules That Work – Leo Babauta | 翻译：广冬方言 | 修改：弥缝

或许你也想阅读：
迅速从Gmail找出目标邮件	信息时代的“自由宣言”：处理信息膨胀的21条小贴士	如何节省75%的上网时间	简单做(ZTD)习惯培养2——处理	如何选择优先处理的任务
无觅

• 好习惯：快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积

收件箱中的原料（stuff）的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议每天至少处理一次你的收件箱，若有需要你可能要更频繁地整理。

第一，限制你的收件箱。你需要查看的信息和资料都会在收件箱中。如果有很多的收件箱，便需要更多的时间去管理好它们。所以尽量减少你的收件箱数量，刚好满足你的需求即可。

列出所有你收集信息的途径，评估每一条途径带来的价值，合并某些收件箱或者删除那些无用的收件箱。若认定某条途径没有价值，就抛弃它一周，然后再考虑是否确实要删除它。对于其他的一些途径，想想能够将它们合并成一个收件箱。比方说：家中 有好几个地方被你用来存放收到的信息？那改用一个收件箱来收集所有的邮件、工作记录、学校笔记、电话表、电脑输出文件、时间表等等。你有四个email邮 箱？尝试让它们都转发到一个邮箱中。总之，越少越好，尽量将收件箱数量控制在4～7左右。

第二，管理你的收件箱。长期阅读我博客的读者应该会觉得挺耳熟的，但是我还是要反复地强调：不要让你的收件箱溢出。留着大量未完成的原料未处理，绝对会让你感到巨大的压力。所以，赶快成为自己收件箱的管理大师！

每天检查并且处理你的收件箱。有一些收件箱，你可能需要检查几次（我每小时检查一次email），但是不要频繁的检查。这只会浪费你的时间，降低你的工作效率。但是也不能一天之内一次也不检查，否者你的原料又会堆积起来，记住堆积是你最大的敌人。

1. 从上往下处理信息，马上做出决定。从收件箱中的第一项开始，立刻做出决定，不要跳过、拖后或延迟做出决定。
2. 删除。如果你不需要这条信息，就删掉它（总是保持这个为优先选择）。
3. 委派他人。你是做这件事的合适人选吗？如果不是，交给最适合的人。
4. 立刻完成。如何这件事需要的时间少于两分钟，那立即完成它，而不要放到任务清单中。
5. 等下在做的任务。如果这件事需要的时间多过两分钟，马上把它列入任务清单中，并且等下马上完成它。
6. 制作档案。你需要额外的参考文件来完成某件事情，那赶快为它制作一个档案。
7. 无论如何，不要让收件箱里有剩余的项目。删除或者制作档案，处理每一个项目直到收件箱为空。注意，如果你的收件箱中有上百的项目，那最好把它们放入另一个文件箱中等下处理（专门搁出几个小时去处理它们），接着再继续处理新进入收件箱中的信息。
8. 重复这些步骤，保持你的收件箱为空。如果你有限制自己的收件箱数量，实现这一点并不难。保持收件箱为空会让你觉得棒极了，庆祝一下？！记住，不要一整天都在处理收件箱，最好形成习惯总是在固定的时刻去处理它们。

原文：ZTD Habit 2: Collect – Zenhabits | 翻译：弥缝

查看ZTD系列的其他文章：

• 更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)
• 简单做(ZTD)习惯培养1——收集
• 简单做(ZTD)习惯培养2——处理
• 简单做(ZTD)习惯培养3——计划
• 简单做(ZTD)习惯培养4——执行
• 简单做(ZTD)习惯培养5——信任的系统
• 简单做(ZTD)习惯培养6——管理
• 简单做(ZTD)习惯培养7——回顾
• 简单做(ZTD)习惯培养8——简化
• 简单做(ZTD)习惯培养9——常规
• 简单做(ZTD)习惯培养10——激情
• 如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯
• 简单做(ZTD)的十个好习惯总结

或许你也想阅读：
简单做(ZTD)习惯培养10——激情	简单做(ZTD)习惯培养6——管理	简单做(ZTD)习惯培养4——执行	简单做(ZTD)习惯培养3——计划	简单做ZTD全面养成
无觅