Trello的目标是提供简洁清晰的团队协作工具。不过弥缝在这里将介绍如果将Trello用来建立自己的时间管理系统。虽然Trello是英文的，但是界面非常简洁，英语也浅显易懂，所以很容易上手。

在Trello里面，有三个最基本的要素是你需要知道的：

1. Board（在右上角添加），上图蓝色的板子用来放你的任务列表。
2. List（在右侧中部通过Add List添加），也就是任务列表，将在Board上横向排列。
3. Card（在每个List下面都有Add List，或快捷键n），你的任务卡，或项目卡（每张卡里面可以建单独的任务）。

• 建立你的清单管理系统

首先将你的常用到的列表进行分类或拆分使你更加容易管理。比如将一些列表都划分到生活或工作的类别下。为每个类别建立一个Board，然后在Board为每一个列表建立相应的List。如果你觉得某些分类不够明显，也可以都放在一个Board里面。

比如我拿“学习”分类来建立一个Board，因为每个学期学的课程都不一样，所以每个学期都可以新建一个Board。在Board里面，我为每一门课都建立一个List，这样我可以清楚的知道每门课要完成的任务，而且通过看列表的长度就能知道哪门课比较繁重等等。上图这是学习Board和5门课程的Lists的例子。

• 管理你的任务卡/项目卡

如果哪门课有作业了，你可以简单的点击相对应的列表中的Add Card来添加任务卡。如果是一个项目呢，比如课程1里面的课题1绝对不是一次单独的行动可以完成的（把你要做的事情转化为可以执行的行动）。单击课题1我们可以对这个任务卡进行更详细的修改，使它变成一张项目卡。

见上图，标题下面你可以添加更详细的备注，如任务的目标和期望成果等。在右侧你可以通过Add Checklist来添加项目的子任务，你还可以通过Add Due Date来添加截止日期，通过Labels来进行任务的区分（用不同的颜色代表优先级等等）。

如果你有观察仔细上图暗色部分的卡片，现在卡片上会显示0/3的标识（表示有3个子任务，0个已完成），上方紫色的横条为你选择的Labels（你可以通过Filter Cards来刷选出特定的Labels）。

• 进行回顾

如果你完成了一个任务或项目，你可以将任务存档（Archive）。不过，你没发现其实还有一个很实用的功能你没有使用吗，在每个卡片里面都有一个Activity栏，下面可以点击进行留言，何不写下你对这个任务或项目的一些感想和回顾呢？

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本文章主要是对褪墨翻译的ZTD文章的一个系列汇总，在此基础注重对ZTD整个系统的全面养成，略去那些多余的文字。

• 什么是ZTD？

ZTD（Zen To Do）是Zenhaibts.net基于GTD系统设定的一套更加简单，注重高效、行动的收集信息和规划行动的方法。ZTD和GTD的比较可以阅读此文。

ZTD之简化流程：收集、整理、处理、回顾，重要是确定重点，专心实施。

• ZTD如何养成？

褪墨根据zenhibts.net的系列文章整理了十个点，我根据自己的理解整理成了5个要点。如下：

1. 全面收集 简单记录
2. 快速处理 计划重点
3. 专心执行 回顾目标
4. 简化任务 设定常规
5. 信息系统 充满激情
6. 全面收集 简单记录

一、全面收集 简单记录

全面收集你要做的事情，全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。

简单记录，分门别类你所要做的事情。选好你的记录工具，就马上开始记录，并且要记得要简单。花30天养成每天查看任务列表的习惯，每天查看你的列表也是很重要的部分。

二、快速处理 计划重点

快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积。一是限制你的收件箱数量（分类要精简），二是管理你的收件箱，关键在于处理方法：

1. 从头开始迅速决定：判断怎样处理；
2. 立刻完成：2分钟内可以搞定的，迅速搞定；
3. 删除：跟你无关或者完全冗余的信息；
4. 转给他人：不擅长就找个更合适的人
5. 稍后再做：紧急程度不高、优先级过低、过于琐碎；

每周开头，列下你需要完成的重大事件（4-6件起步），把他们排进日程表。每天早上，列出1-3个最重要的事（MITs）。一定要保证完成这些最重要的事，并且在周末时回顾是否已经完成。

三、专心执行 回顾目标

每次只执行一件事。在解决自己的任务时，挑选环境，去除干扰，调整自己的状态，保证自己集中精力处理手头上的事情。千万不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。

每天、每周回顾你的任务完成情况。针对每周的回顾，有五个步骤：

1. 回顾你的长期目标，中期目标和短期目标（目标金字塔）；
2. 整理你的记录本；
3. 回顾上一周的日程表；
4. 回顾任务清单：处理完成的，保证上面都是尚未完成的、最新的任务
5. 设定下周的短期目标：请看第二条；

四、简化任务 设定常规

减少你的任务清单，只留下最必要的。去除那些紧急程度不高、优先级过低、过于琐碎，只保留最重要的、紧急程度高的，琐事抽出时间集中处理。实施低信息食谱计划。

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。对你的任务做一些必要的梳理，挑出那些规律性、周期性必做的事情，整理成为清单。

五、信息系统 充满激情

把所有信息都放在正确的地方。形成系统、保持桌面干净、使用标签、评估审核。像谢耳朵一样整理好的任务，快速找到你的东西。需要不断去实行。

做你充满梦想的事情。其实，最重要的一点反而是最后这个——激情，就是我们说的动力。一切的开始，都是因为你的热爱。即便如ZTD、GTD这类系统，也是因为你有动力去实现。

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不奋发，则心日颓靡；不检束，则心日恣肆 —— 北宋·朱熹

自律是指我们要有意义地控制自己，有原则地对待事物，能够主动掌握自己的心理和行为。自律是职场和生活中的不可缺少的人格素质。一个能够自我约束和自我控制的人，在成功路上必定能闯破种种诱惑，勇往直前！

想学会怎样自律，就读读下面的《学会自律》系列文章：

• 做一个自律的人

建立自律习惯可以用一个比方来很好地解释。自律像一块肌肉，你训练它的时间越多，你就更强壮；你训练它的时间越少，你就越虚弱。所以就像训练肌肉就要锻炼肌肉一样，提高自律也需要不断自律来锻炼！

• 自律之认同事实

认同事实意味着你准确地察觉现实并且有意识地承认自己的感觉。这个听起来似乎很简单明了，但是当到具体实践中时尤其困难。如果你没有有意识地承认自己在自律方面所处的状况，那么极有可能你在这方面不会有任何提高。设想一下：一个想塑造体型的人并不能按自己的情况制定计划，那最终能取得什么结果呢。类似的，如果你想提高自己的自律能力，你必须知道你现在所处的状况：你的自律能力现在有多强大？哪些挑战对你来说轻而易举？哪些你事实上不可能做到？

• 自律之意志力

意志力是自律的先锋部队。意志力提供给你强烈但是短暂的动力，把它想象成一个推进器，它向后迅猛的喷出火焰，如果调整好合适的角度，它会产生巨大的动力，帮助你克服惰性创造力量。意志力把你所有的精力集中起来，奋力地前进。但是，如果意志力只能用在短期的突击上，那么什么是运用它的最好方式呢？

• 自律之面对困难

面对困难就是去挑战那些你觉得难的东西。当你愿意克制自己去做一些困难的工作的时候，你就能得到别人无法达到的高度。当你停止逃避，停止害怕困难，而是选择去面对它承受它时，你的生活会达到一个新的高度。把困难当成是朋友而不是敌人，这是你的法宝！

• 自律之勤奋

勤奋就是花时间去做事，但是你要能够把时间花费在必须花费的地方。如果我们拒绝花费这些时间把这些事情做对做好，事情就会一团糟了。当然，辛勤工作不等于有智慧，但是勤奋的这个缺点并不能掩盖它在个人提升中的重要作用。一旦你决定了一系列的行动并且已经做好计划，那么没有什么能比勤奋更有用了。长远看来，你的成果来源于你的行动，而勤奋，就是行动最好方式。

• 自律之坚持不懈

世上没有什么东西能够代替坚持，才华不能代替它，那些有才华的人不能成功的实例太常见了；天赋不能代替它，“没有回报的天赋”都快成一个俗语了；接受教育也不能代替它，世界上到处都是接受过教育而不得志的人。单单是坚持不懈和决心就是无所不能的。当你执行任何一项大目标时，你的动机会时强时弱，所以坚持不懈就是在所有时刻让你不顾自身感受努力维持一项行动的能力。

拓展阅读：

• 如何能够自律
• 自律是效率的基础
• 低效能人士的七个坏习惯
• 拒绝借口系列总结
• 学会积极主动

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建议先阅读上一篇《要事第一（上）》和《要事第一（中）》

授权：高效能的秘诀

授权是提高效能或效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。

其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此，授权代表成长，不但是个人，也是团队的成长。已故名企业家潘尼(J.C.Penney)曾表示，他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后，他毅然决然放手让别人去做，结果造就了无数商店、个人的成长与发展。

由此可见，授权也与公众的成功有关，此处我将讨论授权与个人管理技巧的关系。

授权是事必躬亲与管理之间的最大分别。事必躬亲者凡事不假外求。不放心子女、宁可自己洗碗的父母，自绘蓝图的建筑师或自己打字的秘书，都属于这一类。

反之，管理者注重建立制度，然后汇集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母，领导一群设计人员的建筑师，或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。

假定事必躬亲者花1小时可产生1单位的成果，那么管理者经由有效的授权，每投入1小时便可产生10倍、50倍，甚至100倍的成果，其中诀窍不过是将杠杆支点向右移而已。

两种类型的授权

授权依型态可分为两种，一是“下达指令”型，一是“充分信任”型。

• 下达指令

放不开手的管理者坚持一人独挑大梁，属下惟命是从，意即不做任何决策、不负任何责任。

有一次，我们全家去滑水。擅长滑水的儿子由我驾船拖着滑行，我的妻子负责拍下他的精采动作。起先我叮咛她慎选镜头，因底片所剩不多。后来发现她对相机性能不熟，就频频面授机宜：要等太阳落在船的前方，且儿子表现美妙动作时再按快门。

可是愈担心底片不够或妻子技术欠佳，我愈无法放手让她拍。到最后，演变成我下口令，妻子才按快门。

这就是下达指令型的授权，必须亦步亦趋地监督。这种方式常被采用，但成效如何呢？有多少人能够如此事无巨细地管理属下呢？

• 充分信任

充分信任型的授权，才是有效的管理之道。这种方式注重的是结果，不是过程。获授权者可自行决定如何完成任务，并对结果负责。起初，也许会比较费时，但绝对值得。

充分信任型授权必须双方对以下事项，有足够的默契与共识：

• 预期的成果：管理与被管理的一方须对预期的结果与时限进行沟通，宁可多花时间讨论，确定彼此认知无误。讨论重点在成果，不在手段。
• 应遵守的规范：授权有一定的限度，所以必须加以规范，但切忌太多，约束太多。 然而也不可过度放任，以致违背了原则。对可能出现的难题与障碍，应事先告知对方，避免无谓的摸索。
• 可用的资源：双方确定可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。
• 责任的归属：约定考评的标准及次数。
• 明确的奖惩：依据考评结果订定赏罚，包括金钱报酬、精神奖励与职务调整等等。

仍以我家为例来说明。有一年，我们开家庭会议，讨论共同的生活目标以及工作分配。会议结果不问可知，因为孩子还小，我与妻子分担了大部分工作。当时年仅7岁的史蒂芬已相当懂事，自愿负责照顾庭院，于是我认真指导他如何做个好园丁。

我指着邻居的院子对他说：“这就是我们希望的院子——绿油油而又整洁。除了上油漆以外，你可以自己想办法使院中充满绿意，用水桶、水管或喷壶浇水都行。”

又为了把我所期望的整洁程度具体化，我俩当场清理了半边的院子，好给他留下深刻的印象。

经过两星期的训练，史蒂芬终于完全接下了这个任务。我们协议一切由他作主，我只在有空时从旁协助。此外，每周两次，他必须带我巡视整个院子，说明工作成果，并自行判断表现成绩。

当时并未谈到零用钱的问题，不过我很乐意付这笔钱。我想，7岁大的孩子应该已有责任感，足以负担这个任务。

那一天是星期六，一连过了3天，史蒂芬毫无动静。星期六才做的决定，我不奢望他立即行动，星期天也不是工作日，可是星期一他依然故我。到星期二，我已经有些按捺不住。不幸的是，下班之后，院内脏乱依旧，史蒂芬却在对街的公园里嬉戏。

我感到极度失望，忍不住想要唤他过来整理院子。这么做可收立竿见影之效，却会给孩子推卸责任的借口。于是我勉为其难忍耐到晚餐用毕，才对他说：“照前几天的约定，你现在带我到院子里，看看工作成绩，好不好?”

才出门他就低下头，过不多久更抽噎地哭起来。

“爸，这好难哟!”

很难？我心里想：你根本什么都没做。不过我也明白，难的是自动自发，于是我说：“需不需要我帮忙呢?”

“你肯吗？爸！”

“我答应过什么？”

“你说有空的时候会帮我。”

“现在我就有空。”

他跑进屋去拿来两个大袋子，一人一个，然后指着一堆垃圾说：“请把那些捡起来好不好?”

我乐于从命，因为他已开始负起照顾这片园地的责任。

那年暑假我总共又帮了两、三次忙，之后他就完全独立作业，悉心照顾一切。甚至哥哥姐姐乱丢纸屑，立刻就会受到指责。他做得比我还好。

信任可以激发最强烈的动机，使人全力以赴，但需要时间与耐心。惟有经过相当的训练与陶冶，才能培养足够的能力，不致有辱使命。

我相信，善于授权可以收事半功倍之效，且对双方都有益处。不过授权者必须真心诚意以管理为出发点，而不是只求效果。比方整理房间，做父母的自然是得心应手。但为了训练子女，就得耐住性子，给他们时间，放手让他们去做，父母只能从旁指导。纵使一时浪费时间，将来却能省掉不少麻烦，这种投资绝对值。至于获授权的人，既拥有自主权，也就无从推委，惟有竭力达成目标，不负所托。

授权的大原则不变，权限却因人而异。对不够成熟的人，目标不必订得太高，指示要详尽，并且充分提供资源；监督考核则较频繁，奖惩也更直接。对成熟的人，可分配挑战性高的任务，精简指示，减少监督考核的次数，考评标准则较为抽象。

成功的授权是有效管理的表征，重要性可想而知。

立即行动

一、找出一件一直为你所忽略，但是会对个人或事业产生重大影响的事，写下来作为近期目标。

二、估计自己花在这四类事务上的时间，然后连续3天记录行事历，每15分钟为1单位，验证估计正确与否。你是否满意自己运用时间的方式？有没有应当改弦更张之处？

三、列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动。

四、规划下一周的活动，依据不同的角色设定目标，再把目标转换成行动，列入行事历。一周过后，检讨自己是否成功地把人生目标和价值观溶入日常生活，意志是否坚定？

五、下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。

六、设计合用的表格，可参考范例。

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• 要事第一（下）

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虽然这个观念很简单，不过很多希望成功的人却正是败在这点上。立即行动的习惯，也就是立即把思想付诸行动的习惯，这对完成事情来说是必不可少的。这里有七个方法能让你培养立即行动的习惯。

推荐阅读：《立即行动》、《现在开始(Do It Now)》

• 不要等到条件都完美了才开始行动

如果你想等条件都完美了才开始行动，那很可能你永远都不会开始。因为总是会有些事情不是那么好。或是错过时机，行情不好，或是竞争太激烈。现实世界中没有完美的开始时间。你必须在问题出现的时候就行动起来并把它们处理好。开始行动的最佳时间就是去年。其实便是现在。

• 做一个实干家

要实践，而不要只是空想。你想开始实践吗？你有没有好的创意要告诉老板？今天就行动起来吧。一个没被付诸行动的想法在你的脑子里停留得越久越会变弱。过些天后其细节就会随之变得模糊起来。几星期后你就会把它给全忘了。在成为一个实干家的同时，你可以实现更多的想法，并在其过程中产生更多新的想法。

• 记住，想法本身不能带来成功

想法是很重要，但是它只有在被执行后才有价值。一个被付诸行动的普通想法，要比一打被你放着”改天再说”或”等待好时机”的好想法来得更有价值。如果你有一个觉得真的很不错的想法，那就为它做点什么吧。如果你不行动起来，那么这个想法永远不会被实现。

• 用行动来克服恐惧、担心

你有没有注意到公共演讲最困难的部分就是等待自己演讲的过程呢？即使是专业的演讲者和演员也会有表演前焦虑担心的经历。但是一旦开始表演，恐惧也就消失了。行动是治疗恐惧的最佳方法。万事开头难。一旦行动起来，你就会建立起自信，事情也会变得简单。通过行动来克服恐惧，建立自信。

• 机械地发动你的创造力

人们对创造性工作最大的误解之一就是认为只有灵感来了才能工作。如果你想等灵感给你一记耳光，那么你能工作的时间就会很少。与其等待，不如机械地发动你的创造力马达。如果你需要写点东西，那么强制自己坐下来写。落笔，灵机一动，乱图乱画。通过移动双手来刺激思绪，激发灵感。

• 先顾眼前

把注意力集中在你目前可以做的事情上。不要烦恼上星期理应做什么，也不要烦恼明天可能会做什么。你可以左右时间只有现在。如果你过多思考过去或将来，那么你将一事无成。明天或下周的事经常是永远都不会发生的。

• 立即谈正事（立即切入正题）

人们在开会前一般都会做些社交活动或聊聊天。独自工作者也是如此。在真正开始工作前你多久会检查一次Email或RSS feeds呢？如果你不避开这些让人分心的事情来开始谈正事，那它们会花掉你很多时间。一旦开始谈正事，那就会变得更有创造力，而且别人也会把你当领导者看。

没有上级的指示就开始行动，这是需要勇气的。或许这就是为何主动性是一种优秀品质的原因，而且是让各地的经理主管们都垂涎的一种品质。当你有一个想法的时候，不要等别人来告诉你就要把它给执行了。一旦人们看到你很认真地完成事情，他们就会想要加入你。成功人士不会让别人来告诉他们该做什么。如果你想加入他们，那就该习惯独立行动。

原文来自：Angelived中文翻译

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