要想减少你在处理这些日益膨胀的信息所带来的那么多压力，并且更着重于生产。你只需要简单的几步就可以成为自己的信息管理大师。

第一步：减少你的收件箱。任何一个你需要去查收消息或者阅读最新信息的地方都是一个收件箱。你有越多的收件箱，就意味着越难管理它们。在生活仍然能够按照你所习惯的方式下运行时，怎样才能把收件箱的数目减到最小呢？

1. 列出所有你接收信息的途径。你可能在开始时忘记列下一些途径，当你记起某几条新的途径时，就立刻把它们加入列表中。这个列表应该同时包括数码信息和物理上的信息——即电脑上的和纸上的信息。
2. 对每条途径进行评估，看看它们给你带来的价值。有时候，我们总是不断地检查某些并不给我们的生活带来价值的收件箱，而这些收件箱都是无用的。就像你有手机的时候还会带个多余的呼机吗？想必这只是个一无可取的东西。
3. 合并或者剔除某些收件箱。如果某些收件箱并没给你带来任何价值，那么就考虑把它们从生活中剔除——看看你能不能够在不需要它的情况下度过一周。而对于其他某些收件箱，试试你能不能够把它们合并成一个收件箱。比如说，你家中有多少个存放文件的地方呢？一个收件箱来存放所有的信件；另一个用来存放工作上的文件；还有用来收集试卷、电话留言、打印文件、进度表和其他更多东西的收件箱，试试把这些收件箱都合并成一个吧。你有四个Email邮箱？那也把它们合并到一个Email邮箱。工作时，用一个收件箱来存放所有的工作资料；如果你有阅读很多的网络博客，就用一个RSS阅读器把它们聚合起来。这样你就用一个收件箱就代替了很多收件箱，而且是越少越好。如果可能的话，尽量只保留4-7个收件箱。

第二步：管理你的收件箱。我想提醒的是：不要让你的收件箱过于饱和。否则你就会有太多的东西要看，这会添加你很大压力。所以，学会管理你的收件箱。

1. 每天只检查和处理一次收件箱中的信息。对于某些收件箱，你可能每天要检查不止一次（我每小时都检查电子邮箱），但千万不要常常特意分心去检查收件箱，这只会浪费你的时间，并且打断你的工作和生活；也不要一天一次也不检查，否则你的信息就会堆积起来，信息膨胀可是很扰人的事情。
2. 从上到下的处理信息，快速做出决定。从收件箱中最上方的条目开始处理，立即作决定，不要略过它、或者稍后再看和稍后再作决定。你可以选择：删除、委托给其他人、现在就做（如果它只要少于两分钟就能完成）、或者稍后处理（把它加入你的任务清单中）。无论你做出那种决定，都不要继续把这个条目留在收件箱中了。一条条地从上到下地处理，直到你的收件箱变成空的。注意：如果你的收件箱中已经有许多条目，你把先它们全部放进一个文件夹，然后特意留出一段时间稍后去处理会它们。这样可以避免堵塞对新信息的处理。
3. 重复上面的过程，保持收件箱一直为空。如果你已经最小化了自己的收件箱的数量，这条就不会很难遵守。当你的收件箱总是保持空的时候，庆祝吧！那可真是一种很奇妙的感觉。记住：不要整天检查它们；在时间表中规划一段专门的时间去处理；而且，避免使用即时通知。

原文：Inbox Master: Get all your inboxes to zero, and have fewer inboxes – Zen Habits | 翻译：弥缝

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如果你没有将自己的想法和任务立即记入记事本或者Thinkingrock中，而只是简单地记在脑海中的话，我建议你现在就立即记录到你的笔记本中。即便你没有完整的跟随整个GTD系统去做，但是收集的习惯对任何人来说都是十分重要——它能够帮助你把那些不断在脑中出现的事情清理出去，从而减缓你的压力，而又不会使你忘掉任何你应该完成的事情。

你可以阅读《简单做(ZTD)习惯培养1——收集》来了解一下什么是收集，下面就是一些收集的技巧，相信对一定能够对你有所帮助：

• 一些更加常用的工具：一个小记事本，一个时髦的PDA，普通PDA或者是智能电话，或者是一个Moleskine记事本。这些工具都有他们的好处，但他们都有各自优缺点。我个人比较喜欢简单，轻便的记事本，因为它便宜，可以随身携带，还可以根据个人的需要随时修改。
• 使用你喜欢的工具。一些人喜欢使用Moleskine的文本记事本，用自己最喜欢的钢笔在纸上写字的那种感觉，有的人则比较喜欢使用PDA体系。只要选择你喜欢的就可以了——选择一种你认为比较便利的方法。
• 论在什么地方，都随身携带。无论你使用的是什么收集工具，它都应该是方便携带的，而且可以很便捷的记录下任何想法。无论你去哪里都要将它随身携带，包括在床上，去商店或者是去医院看病，无论何时何地你都要随身携带着。
• 时快速的记下你的想法。不要过后才去写。你会忘记的。即使你没有忘记，你也需要通过你的挖尽心思去努力回忆，这样你就无法集中注意力去做好手头中的工作。
• 时整理你的备忘录。如果你只是将自己的想法写 下来，却没有将他们付诸于实际行动，那么你只是在白白浪费力气。你记录下来的事情和任务要及时去完成，至少你要下定决心去做，否则你的任何管理系统都是没有意义的。
• 要把你的记录系统当作你的行动系统。这是很多GTD使用者的争论热点之一，因为有些人喜欢同时使用 Moleskines和PDA来作为他们的信息收集和任务清单。但是我要向你们说明的是：如果你使用笔记本的前一半用来收集信息，而另外一半当作任务清单，只要你不把它们混淆了，这种方法未尝不可。可你若是将信息收集和任务清单都混杂的积累在笔记本中，那可就糟糕了。因为你可能会将这些事情都混淆起来，信息的收集是没有顺序的，你不可能马上就把所想的事情进行分类和处理。收集就是收集，对于你收集的信息进行处理那是下一步才需要做的。
• 如果出现错误，重新开始就可以了。有时候我们会因为工作太忙或者一时疏忽而忘记了收集。记住，每个人都会遇到这样的情况，所以千万不要放弃它，你只需要重新开始就可以了，缺一段没什么大不了的。

拓展阅读：Tips for GTD’s Ubiquitous Capture [LINYAN翻译]- Zenhabits

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• 好习惯：全面收集

这个习惯与 GTD 的完全一样：把所有在脑海里浮现的信息（任务, 想法, 项目等等）记录到随身携带的小本子上（或者任何适合你的工具）。因为只有把信息从脑海里拿出来记在纸上，你才不会忘记它们。

ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息——最好是一本小笔记本或者一小叠卡片，因为它们比PDA或者笔记本电脑更易于携带和方便使用（可以随意选择其他的工具）。每当你回到家或者办公室时，就立刻把信息从笔记本中清空，存入任务清单中（一个简单的任务清单就可以了）。

对于这个习惯，我更推荐大家使用纸质的工具而不非电子产品，比方说：非常流行的Moleskine笔记本和Hipster PDA。如果觉得使用PDA或者Smartphone更适合你，那当然也可以。我推荐纸质工具的原因是因为它们速度快。使用电子产品，你先要开机，然后进入合适的程序，最后添加条目才能开始输入。若使用纸笔，你只需要拿出来写就行了。总之什么工具更适合你，就采用什么工具。我只是认为工具越简单易用, 你就越有可能去使用它。

全面收集的关键在于你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。千万不要拖延上面几步，否则信息会积累得越来越多，最后让你失去坚持下去的动力。记住要积极主动地规划你所收集的信息，不要让信息堆积堵塞你的动力。同样的，无论你在哪里（床上，商店，住院，等等），都要随身携带你的记录工具。最后再重申一遍，不管你用的是什么工具，它必须便于携带且能快速的记录信息。

原文：ZTD Habit 1: Collect – Zenhabits | 翻译：弥缝 & 河流

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