阅读上篇《iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得（上）》。

用iPhone/Mac加上Omnifocus软件来实践GTD有2个月了，感觉非常不错，做事的效率比以前提高了许多，以前经常拖拉到最后一天才完成的事情，现在竟然能提前几天完成，所有事情都正确地记录和归类，再也不会忘记重要的事项。2个月前在看 GTD相关的文章时就瞥见了ZTD，当时并没太多留意（GTD想学的东西太多，也没时间去留意），心想可能是与GTD不同的方法论，但后来对GTD有了一定程度的理解后，再来看ZTD，感觉对里面提到的10个习惯还是有相当的理解的，以下这10个习惯的标题和简介都来自于褪墨网站，我在GTD实践中对这10个习惯的一点点体会用不同字体标在下面。

习惯6：管理 —— 一个存储所有信息的地方

把所有接收的信息都放入你的收集箱中，处理你的收集箱，执行任务，完成任务。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作，也避免的拖延的。阅读全文

做为一名IT工作者，必须有效管理大量的电子资料，从而快速找到想要的某一份文件。我多年来养成的习惯是这样的：

在D盘建一个主目录，把邮件、项目、私人、电子书、培训、游戏、外部资料、工具软件、源代码等分别建立子文件夹进行管理，有些文件实在不知道归在哪个类别的，就按时间顺序建了几个文件夹把它们放起来。这个起个好的文件名就非常重要了，把一些关键字放在文件名中，再配合everything这款软件，在几秒内就能把需要的文档找到！为了能使用everything软件，在装系统时，把D盘格式化成NTFS系统，以前也用过什么google桌面、 Windows索引之类的软件，但总是感觉不如这个everything方便，毕竟把文件名管理清楚了，找文件时才能快速高效。

办公桌面也比以前整洁多了，不仅包括木头做的办公桌面，还包括Windows的桌面，木制的桌面上摆着一摞只打印了一面的废纸，用来做Inbox或乱画用，Windows桌面上只放一些常用的图标（一般不超过2列），还有一个指到我的Inbox文件夹的快捷方式，备份资料时也很方便，只需把主目录文件夹复制到移动硬盘就行了，我用的是robocopy程序，常用的命令行参数/MIR就是原样复制的意思。

robocopy d:\mydir h:\mydir /MIR

习惯7：回顾 —— 每周回顾你的系统和目标

每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会，来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。阅读全文

在开始GTD的第一个月里，整个Project、Context、Action清单相当混乱，还有OF工具也不会用，回顾虽然很重要，但一直没有很好的执行下来。由于对Mac上的OF不熟，就用Ominfocus for iPhone(当前升级到1.11版本)来进行回顾，这时候发现非常不方便了，由于屏幕太小、输入不方便，想把某个动作移动到另外的项目中，需要在屏幕上点来点去，最麻烦的仍然是输入汉字，回顾时要把一些重要的信息补充到动作的详细文本里，以前打字如飞的五笔输入法在这上面统统没有用武之地。

第2个月时，由于做iPhone开发时已经配置好了Mac虚拟机（装的是10.6），就开始用Omnifocus for Mac（装的是1.7.5版本）来进行回顾，这时最重要的同步功能发挥了重要作用，在iPhone上同步之后，再打开Mac同步，所有的内容一个也不少，窗口足够大、输入足够快（装了QQ for Mac输入法），在计划、上下文、回顾等模式下切换也非常方便，只是一开始上手前得耐心地看一遍用户手册，毕竟与Windows上的操作习惯相当不一样。

ZTD说回顾45分钟就够了，但我用2小时回顾还是有些乱，可能GTD里面目标还是有些模糊，另外没有集中在一个目标上进行回顾吧。

习惯8：简化 —— 减少你的任务清单，只留下最必要的

将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到一份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。取而代之的，ZTD要求你不断地简化自己的任务清单，确定你的任务只是最重要的。阅读全文

在OF里我并没有删除任务，只是设置不同的上下文或状态，在视图选项里，可以设置4种过滤方式，通常设置为“可用”方式，这样一些“将来也许”、已经暂停或有先后顺序的事项都不出现在清单里，日常就不会被长长的清单所干扰了。

在iPhone上我安装了MobileRSS应用，订阅了一些感兴趣的信息源，这样一些空闲时间可以看看这些信息或新闻，免得打开网页被一些八卦新闻把视线带走。

习惯9：常规 —— 设定每周、每日例程

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。阅读全文

GTD里并不强调每件事情的周期性，ZTD里说要制定每日例程和每周例程，个人现在感觉设定这些太严格的例程是不是太过死板？一天里当我计划并执行完3件重要的事情，就感觉心情非常舒畅了，再去考虑复杂的每日的例程是不是对自己内心是一种负担？而对于每星期的工作和生活来说，可能是目标也不太明确吧，每周例程更是无法排定。现在我并没有设定这些例程，每日只是自己有个大致的安排，早晨6：00起床，打上豆浆，如果是准备热热包子这类的早餐，还能抽空看看QQ和人人上的动态，再复习几个单词，然后包子基本上就热好了，叫醒孩子叫早餐，6：50送走孩子坐车，还有一小段的时间可以设定一下MIT事项，随意地浏览一些新闻，就该上班了。

在班上按照把重要的事情安排在前面的原则，8：00多一般是编写文档、调试程序和思考项目的事情，10：00左右就是处理杂事的时间，处理一些报销单据、打打电话、浏览网站、收邮件等等，然后就准备下班了。下午2：00多又是先安排重要的事项，再排琐事的原则，没有严格的安排。经常会遇到参加其它项目讨论的事情，一些会动不动开上3个小时，非把半天的时间全用完才罢休，这时会彻底地打乱自己的计划安排。尤其是领导们召集开会仍然是不提前半天时间通知，说开就开，经常能遇到提前半小时通知开会的情形，总不能让领导也去学GTD&ZTD吧！没有想到这么一回顾每天的事情，发现还是能够排出一个大概的例程的，以后要试试这个每日例程。

几年来唯一坚持下来的习惯就是背单词了，到写此文为止共坚持了4年7个月零9天，词条数6816个，每天不重复完100多个词条，睡觉都不踏实。曾经还想养成锻炼的习惯，但一直没有坚持下来，能坚持走走路、骑骑车就算是一种弥补了。

在OF里，对于有周期性要求的动作，可以设置重复周期，每当完成一个周期动作，马上生成下一个周期动作，还可以按照完成的日期再递推出下一个动作的日期来。按照GTD的理论，对于已经养成的习惯，就不必再放在GTD系统中管理了，特别是每日都要重复的这类事情，频繁地记录这些习惯动作是一种累赘。我曾经在一开始实践GTD时，把背单词放在里面，本来我自己的安排是在一天内（一般是早、中、晚三小段时间）把100多个单词重复完成就行，但GTD早早地就提醒我要执行这件事，反而会干扰我的正常安排。

习惯10：激情 —— 做你充满梦想的事情

当你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。所以，培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情，使你精神饱满，动力十足。阅读全文

很多工作上面的事情，确实让人找不到激情，但自己安排好真正想去实现的事情，就不愁没有动力。处理恼人工作事务的办法就是，如果比较紧急，就抓紧完成它，心里想的就是“赶紧弄完这该死的活吧，好做真正想做的事，去把我的梦想推进一小步”，另外就是借鉴了Leo Babauta大师的“Be Present”的心理锻炼，做任何一件事时，只想到2个对象（哈哈，玩编程的人3句离不开Object），一个是自己，另一个就是正在做的事，其它万物皆不存在。认真欣赏此时与你共处的对象，发现这件事原本并不是那么让人心烦意乱，事情很快就完成了。

说了一大堆，GTD只有短短的2个月，才是入门级的水平，ZTD就刚刚看了这10个习惯，还没有入门，只是把2个月来实践的过程和一些心得记录下来。我下步马上要做的事，梳理各个层次的目标、排定例程、维持习惯、不断执行！

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可是，现在我要说的是，每周回顾其实并不需要占用太多时间。

最近我发表了《每周回顾：GTD和实现目标的关键》，它说的是，如果你是个大忙人，若能在一小时内甚至30分钟内完成GTD每周回顾的这一关键步骤对你来说至关重要。事实上，这完全可以做到。方法如下：

1. 每天处理收件箱和审阅你下一步行动清单。尽可能的在一天结束时把收件箱清零——你并不需要去完成收件箱中的所有事，而是快速的将它处理：删除、委派他人、添加到任务清单。另外，每天至少回顾一次下一步行动清单，勾掉已完成的任务、添加新的任务、以及删除不必要的任务。尽可能的养成这个每日习惯。如果你忽略这一步，那就继续下面的步骤——这样也只会使回顾稍有延长，但你仍能在一小时内完成它。
2. 回顾之前（早上或前一天）已确保收件箱清零。如果你整整一周都没有清空过收件箱，那至少在这这次每周回顾之前完成这个步骤吧。这将使正式的回顾节省大量时间。顺便说一句，包括清空电子邮箱。参考《收件箱管理——清空你的收件箱》
3. 如果书桌还未清理，清理它。在一个整洁的工作环境，从而可以最大限度地减少分心是很重要的。
4. 规避一切分心，告诉他人别在一小时内打搅你。关闭电子邮件（收件箱应该是空的）、RSS阅读器、游戏以及一切与回顾无关的东西。
5. 准备核对表。我打印了一叠用于每周回顾的核对表——包含回顾和清空大脑的所有步骤（见本文末尾）。
6. 集中注意力，用心进行回顾。必须进入这种状态。写作时，集中于写作；阅读RSS时，集中于阅读RSS；进行回顾时，就集中于回顾。把它啃下来，别让自己分心！
7. 完成后奖励自己。每次完成回顾的满足感是任何事都无可比拟的。

以下是我在上述第5步中所提核对表的链接：

• 每周回顾核对表：Davidco [免费pdf下载，需注册]；或MineZone wiki [下移到 Daily Review]
• 思维清理触发表：43 Folders [直接从书中截取]

我把这些表格打印出来以便进行每周回顾（书桌上有一大堆）。

原文：How to do a Weekly Review in Under an Hour -Zenhabits

翻译：Sylvia （GTD翻译小组核心成员）

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每个GTD者总会有推迟每周回顾的时候，有时甚至推迟几周。每个GTD者都会为没有进行每周回顾感到惭愧。而每个GTD者，都该名副其实地回归正轨，做每周回顾！

这是这个系统的关键所在。理由如下：

• 在GTD系统里，你收集一切后进行处理，然后制定相应的情境任务清单……但还是会有任务从缝中溜走。而每周回顾将把所有任务一网打尽，把它们从你头脑中清空，以使你的大脑能集中于工作更久。
• 通常，即使我们每天处理收件箱和核对任务清单，仍会有忘记核对项目清单的时候。这意味着这个项目的下一步行动将不会出现在任务清单中，或者有可能遗忘了新的项目或去勾掉已完成了的任务，还有可能将要立刻处理的任务耽搁了。
• 缺乏每周回顾，你的GTD系统就会日益缩水，直到你不再确定它是完整且仍然有效的。于是你不再信任它，不久就会完全抛弃它。
• 每周回顾清空你的头脑，使你感到镇静和满足。确实如此！

如果遵循以下三条，每周回顾就不会占用太多时间：

1. 每天处理收件箱，这样永远不会有一大堆事等着你；
2. 为每周回顾留有时间，并且清除使分心的事物；以及
3. 集中注意力将回顾迅速完成。

下面是每周回顾的基本步骤：

• 把所有的散纸、收条、即时贴等存入收件箱，处理它们。
• 处理笔记。
• 回顾先前和未来的日程信息以激发下一步行动计划。
• 清空大脑（Mind Dump）——将头脑中仍未储存到GTD系统中的所有信息都清理出来，然后处理它们。
• 浏览下一步行动清单、任务清单、待做清单，以及其他类似清单。
• 重温目标。

注意最后一步：重温目标。这是保持目标合乎预期计划的关键——你得定期重温它们。当然首先设定目标，而后还得重温它们（最好是每天，至少每周）。不这么做就会忘记目标，想起的时候向着目标做些努力然后又把它们忘了。应该每周定期回顾目标以保证前进方向。

以下是做每周回顾的最佳技巧：和你自己约定好，周一早上或周五早上，进行每周回顾。我建议在早上执行，因为下午总会其它要忙活的事情来骚扰你。如果把每周回顾安排到早上的第一件事，就不会把它和剩下一天中杂乱的事挤在一起。严格守约——认真对待——否则你的系统将会瓦解！

原文：Weekly Review: Key to GTD and achieving goals – Zenhabits

译者：Sylvia（GTD翻译小组核心成员）

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经常回顾能够保证一切任务都井然有序，也是对你自己安排的工作是符合自己设定的目标的审核；对你的计划进行查漏补缺，确保手头没有未经处理的紧急的电子邮件，保持你的任务清单是在不断更新的和使你维持身心愉悦的状态。在工作和学习中，没有什么感觉能比处于以上几种状态中(的感觉)更好的了。这种状态就是David在书中的指出的高效率和心静如水的状态，而每周回顾则是达到这种状态的关键因素。

• 把每周回顾列入日程表

把每周回顾列入日程表中是第一步。我常在每周五下午做每周回顾，因为这时我会感觉到一周又结束了，应该去总结一下了。有些人习惯于周日晚上作回顾，这样在下周一时则能对总结过的事情印象比较深刻。作好回顾的关键是把它列入日程表，你应该拿出30分钟的时间把你的(回顾)日程安排好，无论是周五或周日都可以，但记得提醒自己按时回顾。

• 细化回顾

回顾并不是什么复杂的事，你要做的就是检查一下这周自己取得的收获，确保所有的事情都还井然有序。我在开始每周回顾前，我都会清空Email收件箱来确定所以的信息都已经被收集了。这里是我的每周回顾的示例：

1. Email：回顾并且清理“待定”和“即将到来”的文件夹。把那些拖了很长时间都没有处理的事情都删去。
2. To-do列表：浏览现在所有的任务清单，删除那些已经不重要的任务，并且重新给下周要完成的工作项目进行安排。
3. 项目: 把每一个项目中的下一步行动都放入任务清单。对项目列表进行更新和整理。
4. 日历: 检查下一周的约会和会议。把(参加约会或会议) 要做的预先准备加入任务清单中。

这就是我的每周回顾，只有简单的四项而已。一旦你养成了每周回顾的习惯，这整个的回顾过程大概只需20分钟。以后，无论是周末休息还是新一周的开始，你都会感觉到一切尽在自己牢牢掌握之中，并且你也随时都能马上开始执行下一步行动。为什么不这周五下午就开始你的每周回顾计划呢？赶快就开始吧。

原文：Getting into the Weekly Review habit – Lifehacker | 翻译：弥缝

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实现你目标的关键习惯是：至少每周回顾你的目标一次。

说句实话，如果你没有自己的目标，那你的人生就会变得没有意义。如果你不是在为了目标做着什么，他们就只是完成不了的愿望。（如果你还没有树立自己的目标，我强烈建议你马上开始。）

为了实现目标，你可以按照以下步骤进行：

1. 树立自己的目标。
2. 为每一个目标建立行动计划。
3. 执行行动计划， 一天一步。
4. 激励自己关注目标。
5. 经常回顾目标（每周一次是理想的）。

下面是我推荐的几个回顾周期：

1. 每年（新年很方便，但任何时间都可以）回顾一下过去的一年你做了什么，然后为接下来的12个月分别树立目标。年度目标应该是你所有目标需要达到的总目标。
2. 每个月的开始（或结束）回顾这个月的进展，然后确定下个月的目标。树立可行的目标——有助于你不因为目标过高而导致失败（至少开始是这样），能够顺利地完成它们。月度目标应该是你年度目标的子目标。
3. 每周的固定时间（我是在周一上班时）回顾你一周的进展，并确定本周的目标。这些目标也是你月度目标的子目标。对于这里的每一个目标，列出行动步骤。然后为它们制定确定一周里的时间表（每天都安排行动步骤是最理想的）。
4. 每天，当计划你的每一天时，要把制定依照目标的行动计划当作一天最重要的事情之一。早上就把它完成。一旦你完成它，你就做了很伟大的一件事——你已经为美梦成真又前进了一下步！

这个习惯的关键是每周回顾目标然后确定行动步骤。如果你每年甚至每个月才这样做一次回顾，你的目标将会被淹没在迅速穿梭的时光中。如果你忘掉了每周的回顾，赶快调整自己从下一周开始。不要让小的拖拉阻挡你实现人生目标！

原文：Review Your Goals Weekly – Zen Habits | 翻译：MetalDudu

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