阅读上篇《iPhone+Mac+Omnifocus实践GTD和ZTD的几点心得（上）》。

用iPhone/Mac加上Omnifocus软件来实践GTD有2个月了，感觉非常不错，做事的效率比以前提高了许多，以前经常拖拉到最后一天才完成的事情，现在竟然能提前几天完成，所有事情都正确地记录和归类，再也不会忘记重要的事项。2个月前在看 GTD相关的文章时就瞥见了ZTD，当时并没太多留意（GTD想学的东西太多，也没时间去留意），心想可能是与GTD不同的方法论，但后来对GTD有了一定程度的理解后，再来看ZTD，感觉对里面提到的10个习惯还是有相当的理解的，以下这10个习惯的标题和简介都来自于褪墨网站，我在GTD实践中对这10个习惯的一点点体会用不同字体标在下面。

习惯6：管理 —— 一个存储所有信息的地方

把所有接收的信息都放入你的收集箱中，处理你的收集箱，执行任务，完成任务。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作，也避免的拖延的。阅读全文

做为一名IT工作者，必须有效管理大量的电子资料，从而快速找到想要的某一份文件。我多年来养成的习惯是这样的：

在D盘建一个主目录，把邮件、项目、私人、电子书、培训、游戏、外部资料、工具软件、源代码等分别建立子文件夹进行管理，有些文件实在不知道归在哪个类别的，就按时间顺序建了几个文件夹把它们放起来。这个起个好的文件名就非常重要了，把一些关键字放在文件名中，再配合everything这款软件，在几秒内就能把需要的文档找到！为了能使用everything软件，在装系统时，把D盘格式化成NTFS系统，以前也用过什么google桌面、 Windows索引之类的软件，但总是感觉不如这个everything方便，毕竟把文件名管理清楚了，找文件时才能快速高效。

办公桌面也比以前整洁多了，不仅包括木头做的办公桌面，还包括Windows的桌面，木制的桌面上摆着一摞只打印了一面的废纸，用来做Inbox或乱画用，Windows桌面上只放一些常用的图标（一般不超过2列），还有一个指到我的Inbox文件夹的快捷方式，备份资料时也很方便，只需把主目录文件夹复制到移动硬盘就行了，我用的是robocopy程序，常用的命令行参数/MIR就是原样复制的意思。

robocopy d:\mydir h:\mydir /MIR

习惯7：回顾 —— 每周回顾你的系统和目标

每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会，来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。阅读全文

在开始GTD的第一个月里，整个Project、Context、Action清单相当混乱，还有OF工具也不会用，回顾虽然很重要，但一直没有很好的执行下来。由于对Mac上的OF不熟，就用Ominfocus for iPhone(当前升级到1.11版本)来进行回顾，这时候发现非常不方便了，由于屏幕太小、输入不方便，想把某个动作移动到另外的项目中，需要在屏幕上点来点去，最麻烦的仍然是输入汉字，回顾时要把一些重要的信息补充到动作的详细文本里，以前打字如飞的五笔输入法在这上面统统没有用武之地。

第2个月时，由于做iPhone开发时已经配置好了Mac虚拟机（装的是10.6），就开始用Omnifocus for Mac（装的是1.7.5版本）来进行回顾，这时最重要的同步功能发挥了重要作用，在iPhone上同步之后，再打开Mac同步，所有的内容一个也不少，窗口足够大、输入足够快（装了QQ for Mac输入法），在计划、上下文、回顾等模式下切换也非常方便，只是一开始上手前得耐心地看一遍用户手册，毕竟与Windows上的操作习惯相当不一样。

ZTD说回顾45分钟就够了，但我用2小时回顾还是有些乱，可能GTD里面目标还是有些模糊，另外没有集中在一个目标上进行回顾吧。

习惯8：简化 —— 减少你的任务清单，只留下最必要的

将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到一份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。取而代之的，ZTD要求你不断地简化自己的任务清单，确定你的任务只是最重要的。阅读全文

在OF里我并没有删除任务，只是设置不同的上下文或状态，在视图选项里，可以设置4种过滤方式，通常设置为“可用”方式，这样一些“将来也许”、已经暂停或有先后顺序的事项都不出现在清单里，日常就不会被长长的清单所干扰了。

在iPhone上我安装了MobileRSS应用，订阅了一些感兴趣的信息源，这样一些空闲时间可以看看这些信息或新闻，免得打开网页被一些八卦新闻把视线带走。

习惯9：常规 —— 设定每周、每日例程

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。阅读全文

GTD里并不强调每件事情的周期性，ZTD里说要制定每日例程和每周例程，个人现在感觉设定这些太严格的例程是不是太过死板？一天里当我计划并执行完3件重要的事情，就感觉心情非常舒畅了，再去考虑复杂的每日的例程是不是对自己内心是一种负担？而对于每星期的工作和生活来说，可能是目标也不太明确吧，每周例程更是无法排定。现在我并没有设定这些例程，每日只是自己有个大致的安排，早晨6：00起床，打上豆浆，如果是准备热热包子这类的早餐，还能抽空看看QQ和人人上的动态，再复习几个单词，然后包子基本上就热好了，叫醒孩子叫早餐，6：50送走孩子坐车，还有一小段的时间可以设定一下MIT事项，随意地浏览一些新闻，就该上班了。

在班上按照把重要的事情安排在前面的原则，8：00多一般是编写文档、调试程序和思考项目的事情，10：00左右就是处理杂事的时间，处理一些报销单据、打打电话、浏览网站、收邮件等等，然后就准备下班了。下午2：00多又是先安排重要的事项，再排琐事的原则，没有严格的安排。经常会遇到参加其它项目讨论的事情，一些会动不动开上3个小时，非把半天的时间全用完才罢休，这时会彻底地打乱自己的计划安排。尤其是领导们召集开会仍然是不提前半天时间通知，说开就开，经常能遇到提前半小时通知开会的情形，总不能让领导也去学GTD&ZTD吧！没有想到这么一回顾每天的事情，发现还是能够排出一个大概的例程的，以后要试试这个每日例程。

几年来唯一坚持下来的习惯就是背单词了，到写此文为止共坚持了4年7个月零9天，词条数6816个，每天不重复完100多个词条，睡觉都不踏实。曾经还想养成锻炼的习惯，但一直没有坚持下来，能坚持走走路、骑骑车就算是一种弥补了。

在OF里，对于有周期性要求的动作，可以设置重复周期，每当完成一个周期动作，马上生成下一个周期动作，还可以按照完成的日期再递推出下一个动作的日期来。按照GTD的理论，对于已经养成的习惯，就不必再放在GTD系统中管理了，特别是每日都要重复的这类事情，频繁地记录这些习惯动作是一种累赘。我曾经在一开始实践GTD时，把背单词放在里面，本来我自己的安排是在一天内（一般是早、中、晚三小段时间）把100多个单词重复完成就行，但GTD早早地就提醒我要执行这件事，反而会干扰我的正常安排。

习惯10：激情 —— 做你充满梦想的事情

当你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。所以，培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情，使你精神饱满，动力十足。阅读全文

很多工作上面的事情，确实让人找不到激情，但自己安排好真正想去实现的事情，就不愁没有动力。处理恼人工作事务的办法就是，如果比较紧急，就抓紧完成它，心里想的就是“赶紧弄完这该死的活吧，好做真正想做的事，去把我的梦想推进一小步”，另外就是借鉴了Leo Babauta大师的“Be Present”的心理锻炼，做任何一件事时，只想到2个对象（哈哈，玩编程的人3句离不开Object），一个是自己，另一个就是正在做的事，其它万物皆不存在。认真欣赏此时与你共处的对象，发现这件事原本并不是那么让人心烦意乱，事情很快就完成了。

说了一大堆，GTD只有短短的2个月，才是入门级的水平，ZTD就刚刚看了这10个习惯，还没有入门，只是把2个月来实践的过程和一些心得记录下来。我下步马上要做的事，梳理各个层次的目标、排定例程、维持习惯、不断执行！

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• 集中于最重要的80%的任务

“美国人的金钱装在犹太人的口袋里”。为什么？他们的生存和发展之道，就是始终坚持犹太人经商的“二八定律——企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方，所谓“好钢用在刀刃上”。美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。此后，他仔细研究了犹太人经商的“二八定律”，分析了自己的销售图表，发现他的80%收益的确来自20%的客户，但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间——这就是他过去失败的主要原因。于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了犹太人经商的二八分割法，连续九年从不放弃这一法则，这使他最终成为了凯利——穆尔油漆公司的主席。

• 限制电话/网络

电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用，但作为双刃剑，她又是浪费管理者时间的一个主要原因，因为电话能中断手里的工作和思路，搞不好就会出现“煲电话粥”现象。用一个小时集中精力去办事，要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止电话干扰有哪些办法呢？一是分析一下打给你的电话，确定采取什么办法减少那些根本没有必要的电话；二是使用适当的回话办法；三是先用诚恳的语气接听电话，避免闲谈；四是让别人知道什么时间可打电话找你。

• 学会授权

授权借时，是指管理者根据职能原理，授予下属一定的权力，委托其在一定权限内，自主地处理工作，主动完成任务，从而把自己从事务堆中解脱出来，集中精力考虑更重大的事情，解决更紧要的问题。在授权时，要贯彻以下几项原则：一是视能授权原则，切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”；二是用人不疑原则，领导者应做到用人不疑，疑人不用；三是例行规范原则，领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作，授权处理的主要是面广和量大的前者；四是逐级授权原则，越级授权，必然会打乱正常工作秩序，不但不能节约时间，而且还要为此产生内耗，空耗时间。

• 减少会议时间

为了节省会议时间，应采取的措施和有效办法是：

• 会前做好准备，不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”；
• 联系实际，解决问题，不开传声筒式的“本本会”；
• 权衡轻重缓急，抓住重点，不开“扯皮会”；
• 发挥民主，集思广益，不开家长式的“包办会”；
• 讲究实效，不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”；
• 不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”；
• 不开与议题无关人员的“陪坐会”；
• 不开名为开会，实为游山玩水的“旅游会”。

总之，要做到可开可不开的会不开，能开短会的不开长会，能开小会的不开大会，能合并开的不单独开，能站着开的不坐着开。

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到了互联网的时代，传统的报刊杂志，逐渐为网络资源所取代，而传统的纸质剪报方式自然也变得愈发OUT了。因而我们需要新的、面向互联网的“电子剪报”。

剪贴本（http://www.jtben.com）正是这样一个专门的网络“剪报”工具。类似用剪刀来剪裁报纸杂志一样，它可以帮助我们轻松“剪下”网页中的任意内容，包括文字，图片，网址等等来加以收藏、编辑、管理和分享。不同于我们在电脑中常用的复制粘贴等保存方式（其中大量的网页风格可能丢失，整个布局可能被完全破坏），我们可以选择在“剪下”的内容里面完整的保留其在原网页中的布局和样式风格，让我们在网络时代真正重温传统剪报的感觉。

有人可能会觉得有了Google和百度，就不需要作剪贴收藏了，因为视乎所有东西都可以被随时搜索出来，这种看法明显有些失之偏颇。

首先，Google和百度并不能保证帮你找到过去看到的某个网页，也就是这个网页不一定在搜索结果的排名足够靠前，除非你能记得那个网页中许多个特定的关键词，用它们做组合搜索。这是一个多么麻烦、费劲，甚至常常不可能完成的任务。而把网页内容存入自己的“剪贴本”后，随时都能轻松的通过分类的目录、标签，甚至包括完全类似Google和百度那样的全文搜索方式把它们迅速找到。这就好像是在自己的大脑记忆这个特定范围中检索，而不是在漫无边际的互联网中检索，使得个人的“剪贴本”成为自己的大脑记忆容量的无限延伸。

其次，我们不能保证通过Google和百度找到的网页没有失效，或者没有被改变。而将网页内容“剪裁”到私人的剪贴本中，包括其中包含的文字图片，都会永久有效，不管其来源网站发生了任何变化。同时还可以将所有内容导出备份到自己的电脑中，确保万无一失。

第三，通过Google和百度搜到的网页有时充斥大量无关紧要的东西，使得我们不得不花费时间精力重新找出真正关注的内容。而在“剪贴本”中，和传统剪报一样，我们可以只是选择性的将一个网页中必要的内容“剪裁”收藏起来，取其精华，去其糟粕。同时，还可以更进一步的作各种形式的勾画圈点、评论批注、编辑修改、组织合并等等，使得这些内容真正的成为被“咀嚼消化”过知识，放入自己大脑的扩展记忆中。

剪贴本还提供了比较完善的分享功能和自动推荐功能。我们可以将任何自己收藏或者直接撰写的内容在线分享给他人，或生成一份个人的“电子剪报”，同时，也可以阅读别人分享和推荐的相关的内容。

大家可以到剪贴本上试试这款工具，可以使用新浪微博或人人网帐号快速登录。

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如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受老板和客户的赞许，可就因为这个关键时刻的遭遇，而让他们倍感失望。倘若你的工作是帮助别人的话，要是你需要的信息总是找不到，该会浪费别人多少时间啊。

想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径直取出文件，快速给出答案。这真的令人映像深刻！你必须把它归功于高效的文件编排归档方法，不管这听起来有多么枯燥无趣。

• 节约时间

在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。

然而，实际情况往往是我们浪费自己的时间（很多时候也是别人的时间）四处寻找数据，而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作，我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。

• 有效管理信息

当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时，很容易就想把它暂时放起来；心里还想：嗯，看起来蛮有意思的，等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的，直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿，这种邮件越积越多，越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们，更不用说当你工作计划繁忙，有很多其他有压力的事情的时候了。

你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料，因为你忘了文件的名字，甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢？改进一下文件管理方法吧。

• 高效的文件管理方法

管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。

下面提供几个关于处理文件的小技巧：

• 不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。
• 给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。
• 把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT，另一个装所有的Spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。
• 把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。
• 不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目时——就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成”Delta Traders sales presentations”和”Delta Traders contracts.”这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。
• 在你的计算机上安装Google Desktop。如果可以的话（有时信息部门不容许这样），在你的计算机上安装google desktop。这个简洁的小软件建立一个桌面搜索引擎把你所有的文件和电子邮件都编进引索，这样你就能方便快速的找到它们了。当你需要找一些不容易被发现的文件时，尤其方便。
• 记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明！首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。
• 按行动先后次序整理。利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。
• 按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12 Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。（如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆！）
• 很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如：”Delta Traders contract v1″和 “Delta Traders contract v2.”这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。
• 使用“记事本”文件。记事本文件，也就是所谓的“43文件夹”方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹（每个月一个）另加31个子文件夹（一天一个）。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。

对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。

花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。采用这些简单的关于文件归档整理的技巧，建立一套适合自己的文件归档系统，应用于生活之中将让你生活更轻松。

原文：The Art of Filing – MINDTOOLS

译者：Dean Lee（译言）

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现在，当我回顾过去这些失败的项目计划。我发现一些事情已经改变了，我不再盲目地行动，而是问自己一些比较难以解答的问题。这些问题回答起来并不是那么容易，但是它们却可以帮你节省很多时间和金钱，并且理顺自己的想法。这里是我认为的，开始新项目前应该解决的5个难题：

• 此项目的最终目标是什么？

如果你不知道你旅行的目的地，那唯一能做的只会是原地打转。开始一个新方案首先要做的就是确立你希望得到的成果。之后从这一中心以反方向展开，确定其他相关的事项。举例来说，我希望建立一个目标是活跃的专项（专一的领域）论坛，那么我就不会将太多的内容放进这个论坛。这个问题，你可以在完全不考虑“如何做”的前提下肯定你的目标范围，但是确定目标范围也要确定你的项目涉及范围。

• 应当做些什么去实现这个目标？

与任何严谨的结构一样，一个有价值的目标趋向于建立多于一个的基本点。继续前面的例子，我会将论坛的目标一分为二：在一个小而专的范围内建立一个较为活跃的论坛；并且通过自己的博客宣传，将读者转变为论坛成员（反之亦然）。但是，当我继续深入地考虑，我就会发现一些问题，如：

1. 我不懂得如何为论坛做宣传；
2. 网络上已经存在相同领域的论坛，我该如何吸引那里的网友；
3. 通过博客宣传并不会为论坛带来长期的增长；
4. 管理论坛必然会给我带来不少压力。

当我们考虑这些问题时，那说明我们正在做正确的事情——将目标细分，逐步完成，并且解决那些“该如何做”的潜在问题。

• 是否有足够的想法和灵感？

想法和灵感是推动任何一个新项目的动力所在。两三个好的想法可以让你开始实践一个新的项目，然而要使这个项目取得成功，你还需要更多的新想法。我曾经开始过很多新项目，可是常常在一个月里就思维枯竭。我也因为无法找到更多的灵感，而开始对项目感到厌倦，最终抛弃。记住，对一件事情抱有热情是非常重要，但是仅仅如此是不够的。很多人对开始一个受欢迎的博客充满抱负和热情，可是要每天写一两篇文章并不是热情能够带来的。所以，在启动你的项目前，你就要开始着手：

1. 你能够通过头脑风暴产生10～20个新想法；
2. 你在前面设定的目标中，如果你应该都有实现它们的计划。

如果你不能达到上面这两条最低要求，你最好做出好更多的准备。

• 是否有足够的时间？

这是我们生活中反复出现的问题——简单来说就是：如果没有其他项目干扰，你是否拥有足够的时间。你可以通过制定甘特图来了解自己需要的时间分配。如果你正将一个新的方案加入已有的项目中，那么你更需要考虑这个问题。如果你现在已经为建立一个博客花费了不少时间，那么你应该不再投入更多的时间去开始一个新博客。

• 是否会影响其他计划？

这是上一个问题的延伸，也是你最后需要考虑的。执行一个新项目通常需要你牺牲部分现有的项目，除非你可以从其他事情中抽出时间或拥有大把的闲散时间，否则你总要舍弃一些机会成本。你要确定，为了去完成这个项目，以后要少睡一小时、不能看自己最喜欢的电视剧等等都是值得的。总之，请认真考虑这些因素。去执行这个项目带来的利益和损失分别是什么，到底值的吗？

原文由GTD翻译小组核心成员Laura翻译，弥缝修改。

拓展阅读：《5 Hard Questions You Should Answer Before Starting a New Project》- SKELLIEWAG

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