如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受老板和客户的赞许，可就因为这个关键时刻的遭遇，而让他们倍感失望。倘若你的工作是帮助别人的话，要是你需要的信息总是找不到，该会浪费别人多少时间啊。

想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径直取出文件，快速给出答案。这真的令人映像深刻！你必须把它归功于高效的文件编排归档方法，不管这听起来有多么枯燥无趣。

• 节约时间

在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。

然而，实际情况往往是我们浪费自己的时间（很多时候也是别人的时间）四处寻找数据，而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作，我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。

• 有效管理信息

当你从你的同事、卖方、顾客发来电子邮件里接收到一个文件时，很容易就想把它暂时放起来；心里还想：嗯，看起来蛮有意思的，等我有了时间我再来细细看。或者是更糟糕的，直接把邮件留在收件箱里。过了一会儿，这种邮件越积越多，越来越乱。你根本不可能之后抽出时间来返回去重新整理它们，更不用说当你工作计划繁忙，有很多其他有压力的事情的时候了。

你可能会花费很多宝贵的时间去找那些你已经归档的资料，因为你忘了文件的名字，甚至首先连它在你电脑里你都不知道。那么怎么能简化你的工作呢？改进一下文件管理方法吧。

• 高效的文件管理方法

管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。

下面提供几个关于处理文件的小技巧：

• 不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。
• 给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客”、“卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更容易区分。
• 把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的Word文档、PPT、 Spreadsheet和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的PPT，另一个装所有的Spreadsheet等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。
• 把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。
• 不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看完全部条目时——就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005”、“BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成”Delta Traders sales presentations”和”Delta Traders contracts.”这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。
• 在你的计算机上安装Google Desktop。如果可以的话（有时信息部门不容许这样），在你的计算机上安装google desktop。这个简洁的小软件建立一个桌面搜索引擎把你所有的文件和电子邮件都编进引索，这样你就能方便快速的找到它们了。当你需要找一些不容易被发现的文件时，尤其方便。
• 记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明！首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。
• 按行动先后次序整理。利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。
• 按日期整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12 Oct07“表明这个指导文件是2007年10月12号的。（如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作121007，容易混淆！）
• 很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如：”Delta Traders contract v1″和 “Delta Traders contract v2.”这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。
• 使用“记事本”文件。记事本文件，也就是所谓的“43文件夹”方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立12个文件夹（每个月一个）另加31个子文件夹（一天一个）。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。

对于任何一个高效方便的文件归档系统来说，适合你是最重要的。在某种程度上它取决于你工作的性质。所以，没有一个万能的方法去做归档，你也可以根据这些小建议定制出一套适合自己的系统。

花费宝贵的时间找东西实在是让工作变得很无趣，也会给你带来很多压力。采用这些简单的关于文件归档整理的技巧，建立一套适合自己的文件归档系统，应用于生活之中将让你生活更轻松。

原文：The Art of Filing – MINDTOOLS

译者：Dean Lee（译言）

现在，当我回顾过去这些失败的项目计划。我发现一些事情已经改变了，我不再盲目地行动，而是问自己一些比较难以解答的问题。这些问题回答起来并不是那么容易，但是它们却可以帮你节省很多时间和金钱，并且理顺自己的想法。这里是我认为的，开始新项目前应该解决的5个难题：

• 此项目的最终目标是什么？

如果你不知道你旅行的目的地，那唯一能做的只会是原地打转。开始一个新方案首先要做的就是确立你希望得到的成果。之后从这一中心以反方向展开，确定其他相关的事项。举例来说，我希望建立一个目标是活跃的专项（专一的领域）论坛，那么我就不会将太多的内容放进这个论坛。这个问题，你可以在完全不考虑“如何做”的前提下肯定你的目标范围，但是确定目标范围也要确定你的项目涉及范围。

• 应当做些什么去实现这个目标？

与任何严谨的结构一样，一个有价值的目标趋向于建立多于一个的基本点。继续前面的例子，我会将论坛的目标一分为二：在一个小而专的范围内建立一个较为活跃的论坛；并且通过自己的博客宣传，将读者转变为论坛成员（反之亦然）。但是，当我继续深入地考虑，我就会发现一些问题，如：

1. 我不懂得如何为论坛做宣传；
2. 网络上已经存在相同领域的论坛，我该如何吸引那里的网友；
3. 通过博客宣传并不会为论坛带来长期的增长；
4. 管理论坛必然会给我带来不少压力。

当我们考虑这些问题时，那说明我们正在做正确的事情——将目标细分，逐步完成，并且解决那些“该如何做”的潜在问题。

• 是否有足够的想法和灵感？

想法和灵感是推动任何一个新项目的动力所在。两三个好的想法可以让你开始实践一个新的项目，然而要使这个项目取得成功，你还需要更多的新想法。我曾经开始过很多新项目，可是常常在一个月里就思维枯竭。我也因为无法找到更多的灵感，而开始对项目感到厌倦，最终抛弃。记住，对一件事情抱有热情是非常重要，但是仅仅如此是不够的。很多人对开始一个受欢迎的博客充满抱负和热情，可是要每天写一两篇文章并不是热情能够带来的。所以，在启动你的项目前，你就要开始着手：

1. 你能够通过头脑风暴产生10～20个新想法；
2. 你在前面设定的目标中，如果你应该都有实现它们的计划。

如果你不能达到上面这两条最低要求，你最好做出好更多的准备。

• 是否有足够的时间？

这是我们生活中反复出现的问题——简单来说就是：如果没有其他项目干扰，你是否拥有足够的时间。你可以通过制定甘特图来了解自己需要的时间分配。如果你正将一个新的方案加入已有的项目中，那么你更需要考虑这个问题。如果你现在已经为建立一个博客花费了不少时间，那么你应该不再投入更多的时间去开始一个新博客。

• 是否会影响其他计划？

这是上一个问题的延伸，也是你最后需要考虑的。执行一个新项目通常需要你牺牲部分现有的项目，除非你可以从其他事情中抽出时间或拥有大把的闲散时间，否则你总要舍弃一些机会成本。你要确定，为了去完成这个项目，以后要少睡一小时、不能看自己最喜欢的电视剧等等都是值得的。总之，请认真考虑这些因素。去执行这个项目带来的利益和损失分别是什么，到底值的吗？

原文由GTD翻译小组核心成员Laura翻译，弥缝修改。

拓展阅读：《5 Hard Questions You Should Answer Before Starting a New Project》- SKELLIEWAG

要想减少你在处理这些日益膨胀的信息所带来的那么多压力，并且更着重于生产。你只需要简单的几步就可以成为自己的信息管理大师。

第一步：减少你的收件箱。任何一个你需要去查收消息或者阅读最新信息的地方都是一个收件箱。你有越多的收件箱，就意味着越难管理它们。在生活仍然能够按照你所习惯的方式下运行时，怎样才能把收件箱的数目减到最小呢？

1. 列出所有你接收信息的途径。你可能在开始时忘记列下一些途径，当你记起某几条新的途径时，就立刻把它们加入列表中。这个列表应该同时包括数码信息和物理上的信息——即电脑上的和纸上的信息。
2. 对每条途径进行评估，看看它们给你带来的价值。有时候，我们总是不断地检查某些并不给我们的生活带来价值的收件箱，而这些收件箱都是无用的。就像你有手机的时候还会带个多余的呼机吗？想必这只是个一无可取的东西。
3. 合并或者剔除某些收件箱。如果某些收件箱并没给你带来任何价值，那么就考虑把它们从生活中剔除——看看你能不能够在不需要它的情况下度过一周。而对于其他某些收件箱，试试你能不能够把它们合并成一个收件箱。比如说，你家中有多少个存放文件的地方呢？一个收件箱来存放所有的信件；另一个用来存放工作上的文件；还有用来收集试卷、电话留言、打印文件、进度表和其他更多东西的收件箱，试试把这些收件箱都合并成一个吧。你有四个Email邮箱？那也把它们合并到一个Email邮箱。工作时，用一个收件箱来存放所有的工作资料；如果你有阅读很多的网络博客，就用一个RSS阅读器把它们聚合起来。这样你就用一个收件箱就代替了很多收件箱，而且是越少越好。如果可能的话，尽量只保留4-7个收件箱。

第二步：管理你的收件箱。我想提醒的是：不要让你的收件箱过于饱和。否则你就会有太多的东西要看，这会添加你很大压力。所以，学会管理你的收件箱。

1. 每天只检查和处理一次收件箱中的信息。对于某些收件箱，你可能每天要检查不止一次（我每小时都检查电子邮箱），但千万不要常常特意分心去检查收件箱，这只会浪费你的时间，并且打断你的工作和生活；也不要一天一次也不检查，否则你的信息就会堆积起来，信息膨胀可是很扰人的事情。
2. 从上到下的处理信息，快速做出决定。从收件箱中最上方的条目开始处理，立即作决定，不要略过它、或者稍后再看和稍后再作决定。你可以选择：删除、委托给其他人、现在就做（如果它只要少于两分钟就能完成）、或者稍后处理（把它加入你的任务清单中）。无论你做出那种决定，都不要继续把这个条目留在收件箱中了。一条条地从上到下地处理，直到你的收件箱变成空的。注意：如果你的收件箱中已经有许多条目，你把先它们全部放进一个文件夹，然后特意留出一段时间稍后去处理会它们。这样可以避免堵塞对新信息的处理。
3. 重复上面的过程，保持收件箱一直为空。如果你已经最小化了自己的收件箱的数量，这条就不会很难遵守。当你的收件箱总是保持空的时候，庆祝吧！那可真是一种很奇妙的感觉。记住：不要整天检查它们；在时间表中规划一段专门的时间去处理；而且，避免使用即时通知。

原文：Inbox Master: Get all your inboxes to zero, and have fewer inboxes – Zen Habits | 翻译：弥缝

这是一个众所周知的管理方法：寻找一个可以容纳所有信息，而且所有信息都被收集在这里的地方。

这个方法为什么如此优秀呢？原因很简单，因为它最实用。阅读下面以文章，培养这个好习惯，让你不再为找不到东西而发愁。

• 好习惯：管理——存储所有信息的地方

你的资料是不是零散的堆积在工作台上？你是不是每天都有花上一段时间去找自己的钥匙？此刻，你是否知道，你生活中每一个细节被搁置在哪儿呢？

这些我只想说明的是：你的生活是可以完全被管理的，只需要这个简单的规则：把所有信息都放在正确的地方。这个习惯也正是我在传授给我的孩子们的，所以我可以不要在他们玩耍后，帮他们将玩具收好；更重要的是我觉得这个习惯是最有价值的之一。

这里是如何培养这个习惯的方法：

• 形成系统：把所有接收的信息都放入你的收集箱（在工作与家庭中）。处理你的收集箱，马上完成一些任务或者将其中一些放入任务清单中，然后完成它，从清单中清理出去。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。
• 为信息找个家：如果你总是把一些资料堆放在你的工作台、书桌、床上或者卧椅上，你就应该想想：这些东西是应该放在哪儿的呢？它们的“家”在哪儿？如果它们还没有“家”，你就为它们找一个吧。安排一个地方专门放东西或某一类东西。车钥匙？找一个地方专门放钥匙；脏衣服？不要把它们都扔在床上；首饰？把它们放到一个安全的地方收好。
• 简单的整理系统：一旦你已经把收集箱中的项目处理，你可能还需要参考其中的条目，这时你就需要一个地方来收集这些项目。千万不要把这么一叠文件随便堆在不知道什么地方——建立一个简单的整理系统（方便的字母安排顺序，或者Geek喜欢的十六进制方式等等）。准备几个备用的空白标签和文件夹以便随时建立一个新的整理夹。不要害怕有太多的整理夹，相反的，你应该避免将不同的文件混杂在一个整理夹中（那就失去意义了）。
• 马上开始。我知道，你在看这篇文章的时候正在想“等下我就去做建立一个管理系统”。不要“等下”，现在就开始！
• 习惯成自然。把所有的东西都放在正确的地方的习惯不是一夜就能培养成的。你可能忘记，也可能为了偷懒而没做。你应该坚持，黏住这个习惯，至少坚持这个习惯30天，直到它已经变成自然使之。
• 注意过渡阶段。当你从一件事情转移到另一件事时，其中过渡的时间是应该注意的。因为你需要把一些材料整理到一边和清理一下，但是这个时间我们常常不会去想该如何整理和收集，而是下一步该自己做什么。当你在培养这个管理习惯的时候，注意这个转移过渡，这样你就能记得去整理和更容易的管理好事情。
• 保持桌面干净。永远都不要让你的工作台、书桌、床、床头柜、咖啡桌和地板上堆着东西。如果你正在犯这个错误，请为那些东西找个“家”。
• 使用标签。标签是管理中最好用的工具。准备一些空白标签，为那些抽屉和文件箱都标上标签。所以你就可以对事情都了如指掌。
• 评估审核。无论何时，回顾你的管理习惯都是一件保持进步的事情。你会发现有一些管理上的不当之处，像某一些资料都被整理在一个房间，而你却常常在另一个房间使用这些资料等等。而有些时候，你需要重新整理一遍所以抽屉和文件箱，以便保持事情都在可控制的范围内。

如果你仍旧常常找不到东西，请重新阅读几遍上面的方法，并且坚定不移的执行。如果你再也没有找不到东西了，想想你为自己收获了多少时间和金钱，欢迎留言分享你的成功！

原文：How to Never Lose a Thing Again – Zenhabits | 翻译：弥缝

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