我读过好几遍David Allen的书，显然David对他自己的方法理论有着充分的理解。但是，就我个人而言，完全的遵守GTD，对我这个头脑简单的普通人来说，实在是太复杂且难以掌握了。因此，我把我的GTD瘦身到了只有最精简的骨架。在剔除一些术语、缩写以及附加的东西后，养成了一个能够完全改变我的工作生涯的习惯。简言之，我可以用短短的一句话描述我的GTD系统。

做出三个列表，每天和每周对它们调整和修正

这句话是我三年来阅读和写作关于Getting Things Done的文章的总结。除了我常用的电子邮件收件箱和日历，我又往我的工作日程中加入了三个列表，我每天和每周都会对它们进行查看、修改和再修改。

• 三个列表

下面是我的这三个列表：

1. 任务列表。我的任务列表是关于我最近（比如，下个月）要做的20件小事的列表，它们都是非常容易做到的事情。这个列表相当于David Allen的“下一步行动列表”。我的任务列表上列出的都是我给自己制定的任务，所以我对于在上面记录的东西以及记录的方式都非常仔细。此处是更多关于做出可行的任务列表的方法。
2. 项目列表。Allen把“项目”定义为一项有着若干与之相关的子活动的工作。（比如，“打扫干净厅里的橱柜”是一个项目，因为它包括很多子活动：“把书分类整理到图书馆的传动箱”、“清空没有贴标签的箱子”，等等。）Allen说大多数人会有100个项目，而我发现我同时进行的项目不超过10个，也许这是因为我比较缺少雄心壮志，或者我有责任恐惧症。但是就我而言，短期的项目会让我感到轻松灵活；另一方面，长期的项目会转变成一串非常令人头疼的讨厌事，一直等着我到死还做不完，看到它，我就失去了生活的兴趣，而想立刻钻到洞里咬指头，因为我想着“我永远也不会把这个做完”。显然，这不是做列表的用意。
3. Someday/Maybe列表。这个列表的名字本身就很好的说明了它的用途。这个列表列出了我还没有做、也许将来也不会去做的事情。像“学意大利语”、“建个BSG迷的网站”和“跑一次马拉松”就被记在这里。这是一个让我的想象力任意驰骋的列表，我会在上面添上任何我将来有可能实现的目标和任务。Someday/maybe列表用于让我大胆的做梦，而不用去想如何去实现。

注意：把这些列表存放在何处完全由你来决定。我喜欢文本文件（.txt文件）和一款我最爱的文本编辑器，所以我只把它们放在三个.txt文件里。你也可以用Remember the Milk、Outlook或Tada-List，这些完全取决于你，只要保证你所使用的工具不会太干扰你，而且你用的很满意。

一旦你做出了列表，你要确实常查阅它们，才算是真的有用。

• 每天和每周进行修改

每天我都要修改我的任务列表，添加新的项目，划除与之差不多量的已完成的任务——如果它们进展顺利的话，这也是我最常查阅和修改的列表。我把我的任务列表放在了我的电脑桌面上，这样每天当我坐到电脑面前时，它就会直直的盯着我，告诉我下面该做什么。若我需要做的事情不在列表上，我会在行动开始之前，把它添加上去。像这样，把一天做过的事情划除掉，会带来一种满足感。

每周五的下午，我会打开我的三个列表，仔细的浏览。一般来说，这是我唯一打开和修改项目列表和someday/maybe列表的时间，大约要用二十分钟的时间，更新、删改、重新整理和添加列表内容。这个每周一次跟自己开的会，被Allen叫做“每周回顾”。你可以在此处看到更多我做每周回顾的详细方法。

• 用电子邮件做“收集箱”（以及清空收集箱的重要性）

在《Getting Things Done》这本书中，Allen建议设置一个现实中的收集箱——一个纸质的文件盒，用来装你需要处理的“任务”。就我来说，我的“任务”几乎90%都跟电子邮件有关，而不是纸张。所以，我的电子邮件收件箱就成了我实质上的文件盒。Allen说到处理你的收集箱里的项目，对于我来说，指的就是我的电邮收件箱。使用我的“三个文件夹”系统，我即便不是每个下午都清理收件箱，也会每周清理三次，只有在我清空电邮收件箱以后，我才会开始做每周回顾。

并不是我的所有的事务都来自电子邮件，但是由于我知道我会按期清空收件箱，所以我尽可能把更多的东西安排在那里面。比如，我的GrandCentral语音信箱就会通过电邮传给我。我即将做的事情，都会通过Google日历以电邮的形式提醒我，而不需要我去操心。该做某件事的时候，我会收到一封邮件，写着：“嘿，把这个添到任务列表里去。”如果我在外面时突然想起来，我会通过手机给自己发一封邮件，这样我下次处理收件箱的时候，就会看到这件要做的事情了。

每当我没能按进度处理我的电子邮件收件箱时，由于有些“任务”我还没有定下来怎么去做，整个系统看起来就不再完整了。

虽然Allen在他的书中很少提到电子邮件，但事实上大家常常是通过电子邮件接到任务、项目或者提醒。因而，坚持去处理接收到的信息就成了使用GTD系统时一个非常必要的部分。

• 处理纸类记录

我平时遇到的的很少的纸质类事务单通常都来自邮局的信件，我会尽可能快的把它们纳入我的系统里。还记得牙医寄给你的明信片么？像“打电话给M医生，预约清洁时间”这样的记录就会出现在我的任务列表上。那么银行结算单呢？“快速平衡帐户”作为日历上的一项，每月的十五号都发来提醒邮件给我。

我的大部分工作都是数字化的，但是我还尚未转为完全的无纸化状态。我仍然使用一个文件档案柜，还会把收据等存放在黄色的小信封里。

• 这种方法——或者说，任何方法——对你来说不会永远有效

不存在完美的生产力系统，这是你在开始培养一个新的习惯之前，必须要接受的一个事实。尽管我像胶水一样依附于这样的方法，它也只是在95％的情况下管用，我会尽我所能做一些小的调整，去修补仍然存在的漏洞。你也应当这样去做。

David Allen的完整GTD理论，正如他写的那样，对我而言，仍然是一个难以完全掌握的理想化的事物。我对它的感觉跟我对佛教的感觉差不多——一种庞大、神秘而新奇的生活和思考的方式。你确实非常希望得到它，因为拥有它的人看起来都非常智慧，而且过着充实的生活。但是，无论设多少个收集箱，或做多少mind dump，你却常常失败。正如格言说的，“完美”是“好”的敌人。所以，与其完全放弃使用GTD，不如把对你有作用的部分拿来用。

原文：Practicing simplified gtd – LifeHacker

译者：灵渐川（GTD翻译小组核心成员）

邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。

网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上Smart Phone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen（禅邮件），因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦？

要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：

1. 邮件实在是太多了，时间不够。
2. 邮件没有及时得到处理或无法处理。
3. 太过于频繁的提醒。

零邮件（Zero Email）

零邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始零邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个下一步行动，然后Archives。如果看过了，却不去制定下一步行动，依然把邮件留在收信箱里，那么收件箱就会堆积起来，使人觉得很有压力。这也是我们最常见的错误，以为读过了就行了。

减少邮件

1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件订阅是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。

2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面（弥缝觉得还应该进行分类的）。

3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。

处理邮件流程

从第一个封邮件到最后一封，一封一封的处理，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。

1. 垃圾，或者没用的广告？加上Spam，删除。
2. 很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个“细读”分类，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。
3. 邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。
4. 如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。
5. 邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。
6. 如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。

定时处理邮件

我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。

1. 定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。
2. 减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。
3. 分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我根本不进Gmail，而是用Gmail Compose，可以在不进入Gmail列表直接发送。
4. 千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。
5. 周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。

要点

1. 保持收信箱零邮件。
2. Archives&Search，别做无谓的分类。
3. 尽量减少不必要的邮件。
4. 定时处理，减少检查次数，周末别检查。
5. 处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。

• 好习惯：简易信任的系统 —— 建立简单的列表，并每日查看

许多GTD的使用者都习惯研究工具，创造复杂的实施系统，频繁更换使用的工具和系统，但这些都没有再帮你把事情搞定。ZTD是关于行动的系统，而非工具。所以ZTD希望你尽可能的使用简单的工具。记住，你真正需要的仅仅是一些列表而已。

GTD需要你将自己的任务（下一步行动）放到一系列的情境清单中，比如@工作、@电话、@家里、@差事、@等待, 等等。基本来说，你需要问自己：“基于我所在的场合以及我现有的工具，我现在能完成什么？”然后去完成这个任务。GTD通过将你的列表按情境划分从而简化了这一过程，你只需要去考虑自己现在所处的情境就好，不用去想其他的情境。GTD中还有其他一些清单，比如说“将来/某时”（Someday/Maybe清单：现在不能完成但以后可能会做的事）和“等待列表”。

收集的习惯已经再前面讨论过了，但现在的问题是：该用什么工具来记录你的列表。以下是我的推荐的一些简单、有效的GTD工具：

• Simple GTD：这是我的最爱，也是我正在使用的工具。我使用它便是因为的简单和易用。Simple GTD没有很多功能，但提供的都能满足你的需求，去尝试一下吧。
• Moleskine：这也是我的最爱。事实上，任何能装进口袋的笔记本都非常不错，简单的笔记本对实施GTD来说完美极了。但Moleskine真的很特别, 它很漂亮也很易用。所以我强烈推荐它
• Hipster PDA：Hipster PDA不是电子产品，它由一叠卡片和一个夹子组成。你可以找到它的模板然后打印出来，也可自己动手做。其方便之处在于卡片用完之后，你可以随时更换卡片。请参考《向您介绍Hipster PDA》和《组织你的Hiptster PDA》
• Tadalist：可能是这里面最简单的工具了，Tadalist就是一个简单的列表工具。界面不错，可以建立无数多的清单，打印它们，非常简单。
• Todoist：另一款非常简单的任务清单管理工具。它有一些额外的功能，但也不是很复杂。我不太喜欢它的界面，也许你会觉得它不错的。
• Thinkingrock：一款非常实用的GTD桌面软件。完全按照GTD的思想，简单易用，可以在各个平台上使用。请参考《ThinkingRock:最好的GTD软件》和《ThinkingRock:最好的GTD软件2》

一旦你选好工具，就马上开始记录，并且要记得要简单。

这个习惯的另一部分——每天查看你的列表，也是很重要的部分（比你用什么工具重要得多）。你需要把它培养成一种习惯，这大概会需要三十天。一旦你养成每日检查列表的习惯后，你的生活将更有条理，也更有效率。

原文：5 Simple, Effective GTD Tools – Zenhabits | 翻译：河流 & 弥缝

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