如何写出有求必应的商务信函

个人提升 April 16th, 2010

我已经数不清楚,至今为止,我读过多少糟糕的信件。作为一个前任的行政主管,我经手了写给一家纽约的大型博物馆的所有自发的推荐信。这些信件来自全国各地(甚至国外)的艺术家和收藏家,目的是希望自己的作品或藏品能够被博物馆展出或出价购买。坦白的说,博物馆最终做出怎样的决定,更多的取决于附于作品之上的这些信件的写作水平,而不是作品本身——它们本身是没有办法推销自己的。

在现在这个充斥着电子邮件、短信息的时代,人们已经开始失去写信这样一种技能,尤其是写正式的信函。我完全相信,学校里仍然在教授学生写正式信函所需遵守的各种原则,但事实上,它们都已经差不多过时了。如果你是组织的高管或类似的高级人员,也许能靠秘书或助理自如的处理信件,但是对其他人而言,了解如何能写出有说服力的信函,是至关重要的。

有一种主张认为,通常讲的那些用于写信的生硬的原则其实并不真正重要,只要收信人能明白你想表达的意思,就足够用了。这样想,在很大程度上,缺乏对收信人的尊重,也不尊重你自己所要表达的想法。那给人的感觉是1)你的读信人的时间并不宝贵,因而不必写得清楚和简练;2)你并不真的非常在意你写信的内容。

  • 一封正式信函的基本结构

这些原则或许有些武断,但是想要清楚明白的表达意思,就需要综合的使用它们。一封按照这些规则写出的信函,使读信人毫不费力的获取信息的位置,并明确他们下面应该做什么,或者知道寄信人是什么人——他们总能在适当的位置找到相应的信息。从这个角度说,知道写信的原则,也就了解了页面排版、网页设计的原则——它们都在于设计文件的版面格式,以清晰的承载它们的内容。

一封正式信函,按照从头到尾的顺序,应该包括以下要素:

还没结束呢,点击阅读全文 »

面试前需考虑的25个问题

个人提升 April 8th, 2010

我曾经在The Simple Dollar上提到自己过去曾组织了大量面试工作。虽然我招聘的通常是技术类职位,但实际问到的问题(因此是有实际价值的)都是无关技术的。一个好的面试问题能使应聘者的本性显露出来——诚实,可信,反应敏锐等等。

长期以来,我收集了一些自己在面试中总会用到的问题,这里整理出25个最有价值的,附带一两个把每个问题回答好的技巧或怎么会把它弄糟的案例。希望这个总结能为面试官和应聘者提供一些有洞见的参考,若你能轻而易举回答所有问题,面试就不必担心了。最后,我将给出一份核对清单作为“家庭作业”给每个即将面临重要面试的应聘者。

首先,愚蠢地回答愚蠢的问题。

工作面试中有许多问题非常愚蠢,而且都有显而易见的答案。“你最大的弱点是什么?”这个问题从来不可能得到一个诚实的答案,而且多数时候只会招致一些例如“我是工作狂!”的虚伪回答。面试官问这些问题是因为这些都是“应该”被问的,但他们通常不会从中得到任何有效信息。“你认为自己成功吗?”,答案总是肯定的;“你具有团队精神吗?”答案也总是肯定的;“你打算在这儿工作多久?”答案总是长期;“工作和薪水何者更重要?”,答案总是工作比薪水更重要。

识别一个无聊的问题很简单——你是不是能很容易地给出一个放之四海皆准之而又无关痛痒的答案?如果是的,别为这问题费神,把精力放在解决具有实际意义的问题上。

  • 1. 介绍你自己

这个问题基本是为了让应聘者放松,同时也给我自己判断他们谈吐的机会。这是一个在一切面试中都需要准备的问题,所以你需要有一个固定的答案。走进面试室前在头脑中对这个问题要有个清晰的答案。“最佳”答案要能使你充分展现自己与众不同之处,以使自己在众多应聘者中脱颖而出。列出自己的四五项最大特点,用三十秒陈述出来。

  • 2. 谈谈你对我们的了解

这个问题直接考察了面试者是否做了准备功课。一个能讲出公司大量信息的面试者也许是出乎意料的,但连基本情况都不了解的人多数会被淘汰——那不是我们要的人。换言之,面试前,了解你将应聘的那个机构。

  • 3. 什么使你区别于其他应聘者

面试官通常基于简历已经得到了这个问题的答案,但这是你真正自我推销的时候。多数面试官都会坐在一旁看你把自己推销得如何。偶尔惊喜是好的,但也可能显得狡猾——如果某些内容应该在简历上出现,却为什么未出现?你该知道自己简历的精华何在,然后将它们列出。

  • 4. 描述你应聘的职位

这也是一道“作业”题,但通过应聘者当场给出的见解也能掌握一些信息。最佳准备是阅读职位描述并用自己的语言对自己复述出来,以便在面试时流利应答。

  • 5. 为何对此职位感兴趣

这个问题实际上有些像一个小把戏,因为这是对第二个问题(你对公司的了解)以及第四个问题(描述你应聘的职位)的回问。这样问是因为它有助于判断:人们是轻率作答(像是“因为我就是合适人选”),还是考虑之后诚恳作答。对这个问题可以事先准备好一个程述式的答案——大致上,只要给出一些这个公司和职位吸引你的理由以及它们为何吸引你。

还没结束呢,点击阅读全文 »

通过有效的自我推销获取成功——A.I.D.A.模式

个人提升 October 21st, 2007

在上一篇《通过有效的自我推销获取成功》中,我说过招聘者通常会以对你的第一印象为标准,对你的能力做出结论。我们只有一次机会使别人产生第一印象,所以我们应该抓住这次机会,使别人对自己形成一个好的、理想的形象。

这篇文章,我将向大家介绍自我推销中A.I.D.A模式中的四个有效部分。在开始之前,我强烈建议你先阅读《通过有效的自我推销获取成功》。

  • 自我推销=营销

人性天生就是以自我为中心的,如果你能将他人的利益放在个人利益之前,你在别人眼中的受尊敬读也就会提升。

所以,市场营销人员总是这么做——他们知道你多多少少会沉浸在自己的世界里,因此他们就利用这个天性来销售他们的产品。他们利用市场对产品和服务进行定位,以达到他们预想的结果。

为了帮助你更好的进行自我推销,首先你需要学习一些市场营销的技巧。不要担心,它并没有那么的难。或许你会和我一样喜欢营销的,这是了解人们行为和动机的一个很好的途径。

  • 通过A.I.D.A方法来进行自我推销

AIDA是市场营销人员、广告文字撰稿人和销售人员常使用术语,它是注意力(Attention),兴趣(Interest),欲望(Desire)和行动(Action)的简写。

下面是对这几个要素的解释:

注意力(A)——抓住人们的注意力,事先就简要阐明其中利益。市场营销者称之为“标题”。

兴趣(I)——有时候你的个人标题就会引起人们的兴趣,有时候你主动会提供更多的信息。无论是哪一种,你都在走向成功。

欲望(D)——你说的和做的都是为了实现你的目标。从而,让比尔知道你是一个言行一致的人。

行动(A)——这是最重要的一步。你希望别人行动起来,或者自己就行动起来。如果你想要升职,你想要公司给你升职的话,那就自己行动起来吧。

  • 如何使用AIDA推销你自己呢?

那些同你接触的人,虽然他们很想对你的情况做出最快的、准确的判断,但还是会受到很多无关因素的干扰。所以,为了避免错误的归类,你需要将他们的注意往正确的方向吸引。

你第一次所说的和所做的都是你的第一印象。因此你要给人留下你希望给他们留下的第一印象。下面的一些建议可能对你会有所帮助。

问问你自己下面这一些问题:

  • 他们最关心的是什么?
  • 他们最担心的是什么?
  • 如何来解决这个问题呢?

为了捕获招聘者的注意力,我建议你写下一两个能够解决他们问题的话语,包括能够在解决他们的问题方面做些什么。

有这么例子:你是一个求职者,现在去一个应聘面试。你是愿意向招聘者介绍说“我是一个Cisco专家”;还是愿意说:“你们有哪些Cisco基础设备方面的问题需要我帮你来解决?”

注意到这两个句子的不同吗?后者,你强有力地推销了你是一个问题的解决者,并且也强调了自己是这方面的专家,你有能力解决这方面的问题。而前者其实什么都没有说明,只是向他表明你“认为”自己是一个专家。所以,后者更能引起人的注意力。

  • 激发兴趣

激起他人的兴趣是一个较复杂的技巧。如果学习方法正确的话,你可以很快就能做到。

对于一对一的个人推销,激起他人兴趣的最好方法就是让他对你感兴趣。在获取他人的注意力后,你不需要发表一大堆销售方面的见解或者是告诉人们同你合作能够带来的利益。你只需要注意他们对你说了什么。

让我们回到刚刚那个应聘的例子:在抓住注意力后,面试者需要做的就是安静。这是很难保持安静的,因为你会有点紧张、你想提供更多有关自己的事情和信息。可是,你要控制住你自己,让招聘者先说。

你可以通过倾听,提问这些动作来表示你对他提到的话题很感兴趣,让人感觉到你很重视他。想想当你在做事情的时候,有人在全神贯注地注意你,你是否会觉得他很特别?毕竟,他很认真地在倾听你说的每个字。

  • 在书面上引起他人的兴趣

纸上的内容显然没有像面对面那样能够引起那么大的兴趣。但是这种方式也有他的好处。你能够花更多的时间来整理你的信息,你还可以从朋友那里听取意见来做的更好。与面对面的谈话方式不同,你可以对个人书面信息中的错误进行修改。至少在你确定发送之前,你都可以修改。

在书面上能够引起他人兴趣的关键在于你的标题和副标题。在你的个人网页或者是个人的书面信息上设定一个能够引起他人足够兴趣的标题。

而且在发送信息之前,你也要了解招聘者他需要的是什么,因此你可以做做这方面的信息的调查,从而提供更对口的信息。

如何写一个好标题和副标题,别人已经出过许多很好的书,所以我在这里就不详谈了。不过,我希望讨论一下因素——情感。那些认为求职过程中,招聘者是不包感情的那就错了。在面试的过程中肯定搀杂着情感的成分。

因此情感是你首先要面对的事情。

一个这样的标题“如果在Cisco招聘中遇到网络这方面问题,请通知我”,说不定在你帮助他们解决问题后,他们就会雇佣你。

如果我把这个标题写在我的头像下面……不好吗?

我很坦诚的告诉你,招聘者总是想尽快结束面试,如果你不能马上就提供这信息,他们就会放弃你。

  • 让人们有想要知道你能够提供什么服务的欲望

当自我推销时,让别人知道你想对自己哪方面进行推销是很重要的。要做到这一点的话,就需要应用AIDA模式中的欲望了。

在获得他人去了解自己的欲望之前,我们应该已经获得了招聘者的注意力,并且他也对我们的能力感兴趣,并且向他们展示了你如何能够帮助他们解决问题,以满足他们的要求。

回想一下,当你还是个孩子时。当有人喊到“快来这里赢取奖品!”你回头看见一个三英寸高的蓝色绒毛熊。你一定很想要那个绒毛熊,所以不管获取玩具的过程中会遇到什么困难,你都会一往无前。

要创造欲望,就要先了解需求,并且还要有能说服他人的能力。

了解你的招聘者,能够帮助你更有好地创造欲望。显然你不会向卖百吉饼的商店推销你的电脑技能。这显然忽视了该商店最需要的东西,因为这个商店更需要的是如何降低成本来制造出更美味的百吉饼。

在创造欲望的过程中,你也需要更好的了解自己该如何满足他人的愿望、解决他们的问题、帮他们赚钱、或者你与其他应聘者相比有什么优势。如果你不能的话,人们就不会对你产生兴趣,你也就无法向下一步前进。

  • 付出行动

进行自我推销的第一步就是要行动起来。行动是自我推销AIDA模式中最后也是最重要的一步。如果没有人采取行动的话,你也就无法获得结果,而没有结果的行动只是在浪费你的时间。

你得决定自己想要采取什么步骤。你可以通过努力来为你的目标指明一个前进的计划。

下面是一些自我推销行为对象的例子:

  • 很有可能会聘用你的顾主。
  • 很有可能会和你进行会面的招聘者。
  • 一个会用钱来和你进行交易的客户。

请不要误解“行动”的意思。那些说“听起来不错”的人并不是行为对象。一个行为对象是那些会采取行动的人。

因此你希望其他人采取一些什么行动呢?你想要涨工资吗?你想要某些人加入自己的俱乐部吗?除非你的行为对象真正的采取了措施,否则你的AIDA模式就是不完整的。

  • 如何让他人采取行动

我能提供的最好的建议就是:询问。我知道这很难做到,向别人要你想要的东西有时候会让你觉得不好意思,因为你会害怕拒绝。

但是,询问也在给对方增加压力,因为他们会考虑拒绝带来的后果。

看看这个例子:一个雇员,他具备了前面所说的三个条件——注意,兴趣,欲望。但是他提出了要加薪,此时的老板会想什么呢?——“我不能说不,否则他就会辞职的。”或许他会想得更严重:“如果我说不的话,他会控告我!”

所以,你只需要说,说,说。人们也许会对你的要求说不,但是又会怎么样呢,你还将继续活着。

此文由弥缝修改。请参考原文:Winning Through Effective Self Promotion Part 2: The A.I.D.A. Formula Explained – Achieve-IT! [LINYAN翻译]

通过有效的自我推销获取成功

个人提升 October 20th, 2007

独立工作,只要理智充分的利用你的时间,设置个人目标,就能朝着成功方向前进。可当你去面对更有挑战性的目标时,你是需要别人合作的。他们可以为你提供他们拥有的技巧和资源。从长远上看,他们的帮助也使你更轻松的实现自己的目标。

所以,有效的自我推销就是使他人“买入”你的某一观点。

花时间去想想,你近来购买的衣服、或者你购买的汽车和房子,你为什么会选择购买了这些东西呢?其实,影响你做出选择的主要因素之一就是推销。你听了别人的推荐,所以买了这辆车;你读了网络评论,所以买了这款手机。

就像销售者在市场上的推销他们的产品一样,擅长于设立目标的人也应该学会自我推销——让别人知道他们帮助你实现目标后,他们能够从中获取什么样的好处。

  • 为什么要自我推销?

有的寻找工作的人总会说:“我是最好的,人们都应该知道我是最好的。”而有些很害羞或者很内向的人,就会觉得前者的自我推销就是种炫耀,并且不屑于此。

事实上,那并不是自我推销。自我推销是指给予他人正确信息,从而促使他们做出“购买”的决定。这里购买的决定,不是指购买某种商品,而是雇用你、和你建立某种合作关系、或者成为你工作上的“目标伙伴”。

不会自我推销的人容易被人遗忘。因为所有招聘者关注的都是:我能从你这儿得到什么好处?如果你不知道如何推销你自己,别人就只能片面地对你做快速判断,一旦你没有满足他们需要的某一条件,他们就会将你忽视,认为你不够格。

  • “他是个电脑专家”
  • “她是个说话很快的秘书”
  • “她看起来是一个很不勤劳的会计”
  • “他总爱炫耀自己的红色汽车”

通常,招聘者都是以对你的第一印象为标准,在此基础上对你的能力进行评估的。他们不会有足够地时间去亲自、全面的了解你。因此,如何才能使别人来帮助你事业的发展呢?如果你不能有效地推销你自己,就很难让招聘者认为你有足够的能力去胜任工作。

  • 自我推销

你认为一份个人简历就能确保获得一份工作吗?或者给招聘者打个电话就足够了吗?实则不然,在多少情况下,我们还需要去自我推销。

如果你是认真对待自己的目标,我建议你学会自我推销。因为你需要通过自我推销来获得帮助,因为一个人是无法独立完成那么多的工作。如果你的目标是减掉50磅,可是你的伴侣却坐在你面前吃甜点或者冰激凌,多半你就在这个目标上失败了。向着目标前进的途中,我们是需要别人的帮助。

举个例子:如果没有人向你介绍我的博客的话,你很可能都不会读这篇文章。无论是通过搜索引擎、别人的推荐,我想很多读者都是通过其他人的介绍才会了解到褪墨上具体内容。

但情况并不全是这样。我还需要进行自我推销,通过自身文章和各种途径来使你知道我的博客,而且我总在不断地进行自我推销。

你不能仅凭借某一个特长就能进入某一行业。你还有许多其他优点来凸显你自己,但是别人并不知道,所以你就需要向别人推销它。

自我推销对那些性格外向的人来说比较容易,因为他们喜欢同人交往,他们与人交谈相处起来也更自然。因此性格内向的人需要更加努力,尽一切所能来进行自我推销,虽然你处在较不利的处境,但是只要努力就可以做到的。

既然,我们已经认识到了进行自我推销的必要性,那我们应该从哪儿开始呢?

换位思考一下,“这能给招聘企业带去什么好处?”。这样你就可以找到如何向他人自我推销的方法了。你可以具体地去展示你的能力和优点,让他们非常清楚的知道雇佣你能够让他们获得什么的好处,让他们知道不任用你也许是他们的一个大损失。

此文由弥缝修改。来自原文:Winning through effective self promotion – Achieve-IT! [LINYAN翻译]

blank