• 什么是时间管理

“时间管理”所探索的是如何减少时间的浪费，以便有效地完成既定目标。

• 时间管理的六项基本原则

1. 明确目标

一个目标应该具备以下五个特征才是完整的：

1. 具体的；
2. 可衡量的；
3. 可到达的；
4. 相关的（与自己的生活与工作相关联）；
5. 基于时间的

2. 有计划、有组织地进行工作

1. 分类；
2. 排序；
3. 分配时间

3. 分清工作的轻重缓急

4. 合理地分配时间

• 80/20原则：

避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。

掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理中；但是有效进行时间管理的人，总是确保最关键的20%的活动具有最高的优先级。

5. 与别人的时间取得协作：换位思考。

6. 制定规则、遵守纪律

• 不要让别人浪费你的时间

打电话的艺术：

• 事先预约；
• 简短的开场白；
• 控制时间与主题；
• 过滤电话

当你被打断时：

• 来自上司：随时带上未完成的任务
• 来自下属：1、汇报训练；2、响应周期；3、提供固定时间
• 来自同事：事先共识

• 省时之道

等待的时候：带本书看；写点东西；检查邮件；联系人际；整理备忘录

逆势操作：原理高峰时刻，避免一窝蜂。

追求互赖模式：寻求双赢。

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• 集中于最重要的80%的任务

“美国人的金钱装在犹太人的口袋里”。为什么？他们的生存和发展之道，就是始终坚持犹太人经商的“二八定律——企业80%的收益来自20%的客户”。应该把精力用在最见成效的地方，所谓“好钢用在刀刃上”。美国企业家威廉·穆尔在为格利登公司销售油漆时，头一个月仅挣了160美元。此后，他仔细研究了犹太人经商的“二八定律”，分析了自己的销售图表，发现他的80%收益的确来自20%的客户，但是他过去却对所有的客户花费了同样的时间——这就是他过去失败的主要原因。于是，他要求把他最不活跃的36个客户重新分派给其他销售员，而自己则把精力集中到最有希望的客户上。不久，他一个月就赚到了1000美元。穆尔学会了犹太人经商的二八分割法，连续九年从不放弃这一法则，这使他最终成为了凯利——穆尔油漆公司的主席。

• 限制电话/网络

电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用，但作为双刃剑，她又是浪费管理者时间的一个主要原因，因为电话能中断手里的工作和思路，搞不好就会出现“煲电话粥”现象。用一个小时集中精力去办事，要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。那么防止电话干扰有哪些办法呢？一是分析一下打给你的电话，确定采取什么办法减少那些根本没有必要的电话；二是使用适当的回话办法；三是先用诚恳的语气接听电话，避免闲谈；四是让别人知道什么时间可打电话找你。

• 学会授权

授权借时，是指管理者根据职能原理，授予下属一定的权力，委托其在一定权限内，自主地处理工作，主动完成任务，从而把自己从事务堆中解脱出来，集中精力考虑更重大的事情，解决更紧要的问题。在授权时，要贯彻以下几项原则：一是视能授权原则，切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”；二是用人不疑原则，领导者应做到用人不疑，疑人不用；三是例行规范原则，领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作，授权处理的主要是面广和量大的前者；四是逐级授权原则，越级授权，必然会打乱正常工作秩序，不但不能节约时间，而且还要为此产生内耗，空耗时间。

• 减少会议时间

为了节省会议时间，应采取的措施和有效办法是：

• 会前做好准备，不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”；
• 联系实际，解决问题，不开传声筒式的“本本会”；
• 权衡轻重缓急，抓住重点，不开“扯皮会”；
• 发挥民主，集思广益，不开家长式的“包办会”；
• 讲究实效，不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”；
• 不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”；
• 不开与议题无关人员的“陪坐会”；
• 不开名为开会，实为游山玩水的“旅游会”。

总之，要做到可开可不开的会不开，能开短会的不开长会，能开小会的不开大会，能合并开的不单独开，能站着开的不坐着开。

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有很多方法可以运用80/20法则，这里我将列举20条独特的方法运用它：

1.工作任务——把你在所以工作任务分到不同的类别中，将它们列成条目。你可以做一个小表格来显示你在每个类别中华会的时间（比方说：1小 时-查看email、1小时-联系客户，等等）。然后再对每个类别进行价值评估（捐献了多少%到你的生产中）。最后，消除或者委派他人那些低价值%的，集 中于高价值%的工作任务。

2.饮食习惯——在一周内记录你的饮食习惯，然后计算每种食物的卡路里。我就有记录过，没想到其中有一些食物提供了大量的卡路里，却没有几个是有营养的。而剩下的那些食物虽然只提供了小部分的卡路里，但是都是高营养的。

3.时间日志——在一天内记录你参与了的事情，包括事情的开始时间和结束时间。然后把这些事件分到不同的类别中，列成条目。从条目中找出那些没有对你的效率、生活目标、个人幸福产生任何贡献的类别，然后删除它们。

4.阅读习惯——找到你最近读完的十二本书，根据它们对你的帮助大小（有用的知识，快乐等等）进行评估。从中找出自己的阅读趋势，从而把那些类似的没必要阅读的书从未来的阅读清单中删除。

5.社会关系——审视你的社会圈和朋友关系。大概地估算一下你与每个朋友的交流所花费的时间和精神。并与他们对自己对自己产生的压力或者快乐。你很可能会发现一些朋友关系事实上都是在给你添加麻烦或者恶意的影响，而有一些可贵的朋友关系却需要投入更多时间去加强交流。

6.RSS订阅——查看你的订阅清单。记录下每一个订阅最近的十篇文章中让你觉得满意的数量。去掉那些满意值很差的订阅。或许你还可以加入文章长度和更新速度的判断标准，但是文章质量一定是最重要的。

7.电子邮件——把你已经回复的emails进行分组，将它们归纳到几个最基本的类别中。然后对那些缺少实际价值的邮件，尝试制定一份通用的邮件回复模板，以此节约时间。

8.杂志订阅——同RSS订阅一样。审阅你订阅的杂志，给最近几期的杂志的文章质量打分。然后取消那些质量不高的杂志订阅。

9.电视节目——在一至二个星期内记录自己看电视的习惯。对那些电视节目、连续剧进行一个主观上的评估。评估后，统计一下在不 同节目上花的时间。如果你有花钱接收特别的电视频道，而它们又不值得一看，那就取消它。要不然的话，可以考虑录下那些有价值的节目，放到空闲的时间去看。 当我尝试这一条时，确实节约了很多时间，而且还可以跳过一些广告。

10.网络冲浪——记录你的网络冲浪习惯，你经常浏览的网站、使用的浏览工具等等。计算出那些花费时间最多却没什么价值的网站。不要惊讶的发现这些无价值的网站总是在重复一些相同的内容。

11.大扫除——检查你所有的文件，把很长一段时间内都没有使用的文件（不包括重要的文件）清理了。不要因为你有一个专门的储存库就可以不用大扫除。清除那些已废弃的文件除了节约空间外，最重要的是可以在以后更快的找到需要的文件。

12.客户/买主——这一条是我从Tim Ferris的《4小时工作日》中学到的。找出有哪一些买主总是在抱怨却投资最少，通知他们服务会改进，并且和他们约法三章，若有不同意的就生意免谈。不要总是奉承“顾客是上帝”，有些客户并不值得被当作“上帝”。

13.硬盘资料——检查你电脑里面的文件夹，比较它们的最后修改时间。把一些不常用的文件分到其他一个专门的文件夹。就像大扫除一样，让文件更有序，更容易的被搜索到。

14.桌面文件——同清理硬盘资料一样，我每周/每两周就会清理一次电脑桌面。把没必要的快捷方式和近两周都未使用的文件从上面清除了。你不需要把整个桌面清理得干干净净，但是要让桌面成为一个有效率的环境。

15.软件——检查你所有的电脑软件，把不需要的，基本上不用的，没什么用的都卸载了。觉得太麻烦了？直接格式化，重装系统和软件，还你一片自由的天空。

16.家庭工具——找出那几个让你最头疼、最难使用、经常不听使唤的工具。你可以有三个方法对付它们：1.看看说明书以便的更好使用它；2.买一个简单易用的好的新替代品；3.扔了它。

17.经济预算——记录你所有的任意经济支出（除开税收、食物和生活必需品外）。比较你花费的支出与支出带来的好处。如果你想比较经济预算中不同的项目，你可以通过它们分别带来的好处来区分。而比较不同的投资就需要看它们带来的利润的多少和效率的高低。

18.博客——把你发表的文章分到不同的类别中。我就已经通过文章长度、主题、格式、风格、图片等等类别来归纳我发表的文章，然后计算每一个种类中需要花费多少时间写一篇文章。评估不同种类带来的流量与自己对它花费的精力的值，以这个为参考，为自己博客未来的写作方向做决定。

19.习惯——回忆一下那些行为习惯对你的生活影响最大。锻炼？早起？家庭晚餐？以这个为基础培养新习惯。

20.目标——你是否有将自己的目标写下来或者还留大脑里面都没有关系。回顾你的目标，估计你需要的资源去完成每一个目标（时 间、金钱、精力等等）并与你能从中获得的利益相比较。利益可以是物理上的奖励，一份有意义的工作或者感情上的提高。集中于那些有价值的目标，去掉没作用的 目标。

原文：20 Unique Ways to Use the 80/20 Rule – Scott H Young | 翻译：弥缝

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