如果心存挂念就无法心静如水。当全心投入，活在当下。

GTD里有一个非常重要的概念就是inbox，把脑袋里的一切倒入inbox，做到心静如水，全心投入。但是现代人因为科技的发达，越来越多反而陷入inbox里，无时无刻不被inbox困扰着，inbox也多种多样，让我们应接不暇，Email、Voicemail、信箱、办工作上的收件匣、Todo list上的inbox，另外还有Facebook, Twitter这些都是inbox。我对Inbox的定义是，任何必须去查看和处理的地方都是inbox。

就因为Inbox太多给我们带来了过分的焦虑，inbox无法发挥它本身的功效，为我们减少焦虑，为脑袋减少杂事，所以一定要减少inbox，下面是我自己的一些减少inbox的方法。

整合不同的Inbox

1. 不要使用多个邮箱，如果需要使用多个邮箱地址就把他们全部转发到一个邮箱。
2. 不要分开公司和个人的日历，日历是对个人时间的安排，一个人当然只需要一个日历。
3. 如果可以把手机上的Voicemail自动发到邮件。
4. 每个需要我们跟踪的网站都是一个inbox，最好使用RSS阅读器，集中阅读。
5. 把fax自动发到邮箱，我有一个fax号码，任何人给我发fax都自动存成pdf到我的邮箱。

减少不必要的Inbox

其实很多人不知道，facebook、twitter或者豆瓣都是我们的inbox，因为里面有一些好友给我们发信息，或者一些事件需要我们处理。我的做法是现去判断是不是真的有价值，如果没有，马上把这些sns里的邮件提醒都关掉，如果有的话就全部发到邮箱里，集中处理。任何必须去查看和处理的地方都是inbox，仔细想想还有哪些地方具有这个性质，然后减少不必要的。

定时清除Inbox

很多人犯的一个错误就是没有定时清除inbox，以至于inbox越来越满，到最后无法处理。还有就是处理和检查不同，处理就是把inbox清空，而大多数人的邮件是没有清空的，请查阅我写的《Email Zen: 禅邮件，解决邮件带来的焦虑，通过邮件提高效率》。

我的Simple inbox

1、Gmail，我最重要的inbox，任何digital的信息我全部都让他们自动发到Gmail里，然后是每天固定一次清除。

2、Letters，在法国生活离不开信件，我每天都会收到很多信件，包括私人的还有公司的。以前我每天总是一开始就去信箱拿信，然后常常会被一些信搞的心情不好，或者心里会一直惦记着某些无法马上处理的信，而导致效率低下。现在我每个星期星期一早上花一个小时的时间，去收信一起处理。

3、Office inbox，我的办公室下面有一个inbox，任何需要我处理的文件，我都会随手丢进去，然后每个星期一早上花一个小时集中处理清空。

4、Voicemail，每天傍晚一次集中清空。

5、To do list inbox，也是每天傍晚集中清空。

我一共只有这5个inbox，清楚、简单，为我把所有的烦恼和需要处理的事都保存下来，让我的脑袋能够集中精力处理更重要的事情。我一直觉得想清楚才能做的好，所以我觉得把自己的inbox清晰的分析弄一个列表出来是是否重要的，然后努力保持这个列表够简单。

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邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。

网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上Smart Phone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen（禅邮件），因为它让我Zen。

首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.

为什么邮件带来焦虑或麻烦？

要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：

1. 邮件实在是太多了，时间不够。
2. 邮件没有及时得到处理或无法处理。
3. 太过于频繁的提醒。

零邮件（Zero Email）

零邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始零邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个下一步行动，然后Archives。如果看过了，却不去制定下一步行动，依然把邮件留在收信箱里，那么收件箱就会堆积起来，使人觉得很有压力。这也是我们最常见的错误，以为读过了就行了。

减少邮件

1、减少邮件，首先看一下，哪些频繁收到的邮件订阅是不是真的需要，如果不是马上退订，比如一些邮件列表，SNS的提醒。

2、Archives&Search，使用Gmail的Archives功能，读过的邮件处理后，马上Archives，以后需要某个邮件用搜索就可以了，别花时间在分类上面（弥缝觉得还应该进行分类的）。

3、过滤(Filters)，我常常收到一些网络上的提示邮件，比如Twitter， facebook有人加我，或者我的银行账号里的钱已经到了最低的限度了，还有我会跟踪一些竞争对手的邮件列表。我通常会使用Filter，把邮件设置成已读，Archives，然后存到某个分类里，如果我需要这些资料就很快能找到。

处理邮件流程

从第一个封邮件到最后一封，一封一封的处理，马上做决定，确定每封邮件都有一个next action。

1. 垃圾，或者没用的广告？加上Spam，删除。
2. 很长的一封重要的邮件，需要仔细阅读？ 把邮件放在一个“细读”分类，然后Archive，或马上打印然后在等车排队的时候阅读。我的做法是马上转发到我的Evernote账号，然后利用等车排队的时候仔细阅读。
3. 邮件内容产生了一个Action。马上在Todo list写下Action，然后Archive，以后处理任务的时候可以通过搜索找到邮件。
4. 如果能马上回复邮件，马上做，千万不要等。
5. 邮件产生了一个约会，马上在日历里写下来，然后Archive。
6. 如果不能马上回复，在Todo list写下，然后Archive，别把收信箱当作提醒。

定时处理邮件

我上面提到，我们常常过度检查邮件，有些人还有邮件过度检查症，过一会儿就检查一次，好像不检查就浑身不舒服。其实过度的检查会给我们带来很多困扰，导致无法坚持手上的重要的事。最好的例子就是星期天，高高兴兴出去玩，老板却在邮件里留下了一件重要而难以完成的事，然后我们会一直惦记着这件事，导致玩的心情都没了，最好的办法就是不要再周末检查邮件。

1. 定时处理，按照自己的工作和需要，设置一个固定的检查时间，可以是每天1次或者2次，我是每天早上10点左右定时检查邮件的。
2. 减少检查，其实很多事情并没有我们想象中的紧急，而且一些坏消息会把我们的心情完全吃掉，我觉得最好还是减少检查的次数，从1天2次到一天1次再多一个星期一次也不为过。
3. 分开收和发，我们常常犯的一个错误就是要写邮件的时候，进入邮件系统，然后看到一些邮件就跑过去看了，然后完全忘记了写邮件的事，或者想到要写邮件的时候已经浪费了很多时间，最好的办法就是分来读与写的时间。我每天早上10点检查邮件，平常需要写邮件的时候，我根本不进Gmail，而是用Gmail Compose，可以在不进入Gmail列表直接发送。
4. 千万别设置Notifications，把桌面，手机，浏览器的提醒全部关掉，以确保自己不会让邮件分心。
5. 周末或者旅行的时候别检查邮件，上面我提到了，一个美好的周末或者假期很可能被一封邮件给搞砸的，回来再处理也不迟。

要点

1. 保持收信箱零邮件。
2. Archives&Search，别做无谓的分类。
3. 尽量减少不必要的邮件。
4. 定时处理，减少检查次数，周末别检查。
5. 处理邮件时候，从第一封到最后一封，确保每个邮件都有一个next action。

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Gmail搜索技巧：

• “label:“ 搜索某一类标签。
• “is:“ 搜索的邮件的状态，未读（unread）、存档（Archieve）等等。
• “in:“ 搜索邮件的位置，Starred/Drafts/Chat等等。
• “from:“ 搜索从谁或那个邮箱发过来的邮件。
• “to:“ 搜索发到特定邮箱的邮件。
• “filename:“ 搜索附件的种类。
• “before:“ 和 “after:“ 搜索在某段时间之前或之后的邮件，使用[yyyy/mm/dd]来标记。

使用实例：

• label:inbox is:unread 寻找inbox中未阅读的邮件
• from:Name_Of_Boss filename:pdf after:2007/07/01 搜索老板发过来的pdf文件
• from:Paypal in:anywhere 搜索Paypal发过来的账单
• is:unread after:2007/09/03 to:your.email@address.com 从9月3日以后所有未阅读的邮件
• from:Ryan has:attachment 搜索Ryan发过来的带附件的邮件
• label:trash Name_Of_Your_Colleague 从trash里面搜索同事发过来的邮件
• filename:.zip before:2007/08/15 wordpress 搜索所有从8月15日前从wordpress发过来的zip文件
• in:chat from:veronica flickr.com 搜索于Veronica在Gtalk聊天记录谈到的Flickr相片
• from:Boss_Name subject:(Urgent OR Important) 搜索老板发过来的已标记Urgent或Important的邮件

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