• GTD两年

当你回眸过去的时候，应该有一些东西能让你在心里久久的回味咂摸，这些东西像一杯拿铁咖啡，阳光温暖而韵味悠长。

GTD的概念是大学时无意中在网友的博客里看到的。初涉GTD，我便被它强如黑洞的场力给彻底征服，我异常惊喜，心里惊叹多才多艺的网友竟然能开发总结出如此高效率高品质的生活学习工作系统，真是太让人惊讶了。

GTD的终极目标就是“无压”，无论你生活、学习还是工作，它的目标就是为你理顺你日常生活中遇到的所有琐事，通过它的系统，你找出琐事最佳的解决途径，找到最有价值的琐事解决资源，让你的时间及精力的利用达到最高的效率。

• GTD入门

建议阅读教材

戴维·艾伦著的《Geting Things Done》，国内GTD达人邹鑫以戴维·艾伦作品为蓝本创作的《小强升职记》，该书系统阐述了GTD从入门到精通的一系列步骤，写得非常不错。

个人理解的GTD入门

第一，弄清楚自己为什么要学习自我提升、时间管理、知识管理、情绪管理的知识。二十四年的生命里，见过太多生离死别及庸庸碌碌的人生状态，我不愿意浪费大好青春，不愿辞世前写回忆录的时候对自己的一生评价为“碌碌无为”，因此，只要有提升自我的一系列知识和体系，我就要去了解、学习、掌握、应用，而GTD就是这类需要我用一生的时间去揣摩和实践的体系。

第二，看GTD教材，比如上述推荐书目和《入门GTD时间管理系统必读》。

第三，边看边实践。

第四，结合自身实际情况，以GTD体系为蓝本，总结提取适合自己的系统，可以综合其他诸如知识管理（PKM）、情绪管理、智商管理等相关概念体系结构，打造出属于自己的旗舰人生导航系统。

第五，或许会有“无招胜有招”的步骤的，奈何笔者愚钝，两年了，还没能达到这样的境界。

GTD适用人群

学生、打工仔、创业者、教师、公务员……一切有自律、管理、提升自我需求的人群。

我的一些GTD文章

《GTD 应用写作与项目》 、《这样开始GTD生活》 、《项目“拿到网络工程师证书”的分解》 、《相互探讨》 。

• 学习GTD 的一些往事

一、邹鑫的《小强升职记》一直在读，最初一遍是在word版本里阅读的，写了很多读书笔记，作了很多标记，感觉很受用。

二、“时间日志”是很不错的“每日检审”方式，个人觉得不仅适用于GTD初学者，更适合所有追求严于自律者。我的“时间日志”是从初学GTD时开始的，从一开始设计出“时间日志”表格，将其打印在A4纸上每天填写，到后来不断升级的电子版，这是一段非常有意思的自我提升之旅。

三、初学GTD时，我用A3幅面的书壳纸打印了一整张GTD流程图贴在自己的书桌前，每天对照练习使用。

四、用了一段时间GTD后，开始厌烦GTD烦人的程序及相关操作，更烦GTD工具的使用。但再过一段时间，开始明白，那是死读书读死书的思维，真正的GTD是“无压”的，“不拘一格”的，工具、方法、系统，都可以建立在自己的情境内，殊途同归，不要拘泥。

五、使用GTD一年后，我开始提炼总结属于自己的“EGP系统”，EGP意即EQM&GTD&PKM，情商管理、时间管理、知识管理，2012年，我希望将“智商管理”纳入系统。

• GTD带给我什么

一、工作有序。我的职业从网页美工、平面设计到销售及技术服务，工作内容都很繁杂，而无论多复杂嘈杂的工作内容，在GTD的保驾护航下，我的工作一直都很顺畅。

二、生活幸福。无论工作内容是什么，在什么环境下，我每天都有一些时间来学习、阅读、写作、和朋友交流、看风景、锻炼身体，尽管很多时候责任无限大，但压力都能很快被GTD系统分解。

三、思维能力不断提升。GTD系统教给你一系列的思维方式方法，这些东西会潜移默化的影响你的评估机制、决策机制、行为机制。

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模板内包括一页个人资料的封面、行动清单、将来某时清单、目标清单、年/月/周清单等多个模板。

如果在打印时遇到问题，你可以到風乃的博客上看《GTD笔记本内页的打印设置》。

模板下载地址：点击下载

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• 烦恼什么呢？

以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单。尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。

当然你可以就什么是最适合你的任务管理方式和方法做详细的探讨，但是毋庸置疑的是，将你的任务清单从大脑中搬出来然后记录下来是非常有益处的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的流水账（即使这样它也许还是可以改变你的生活）。试着去把你的待办事项清单当做一个负责人的解决问题的计划，着眼于你近期的努力方向和关注目标。

• 剖析待办清单

待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。

最好最有效的清单一般都有这些特点：

1. 它是可行的
2. 它可以在一定的时间内完成
3. 它是一个指向清晰的目标的有价值的过程
4. 你是完成它的最佳人选

浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。

• 把它分解成具体步骤“下一步行动”

在《Getting Things Done》这本书中，戴维·艾伦（David Allen）引入了“下一步行动”的概念，他解释为你需要进行的具体可见的下一个步骤，清晰的目的导向，从当前的实际指向完成。

比如，一个典型的老式任务清单可能是“准备送别汤姆派对”，“清理车库”或者“修理汽车”。但是，就像艾伦所说，这些都可以继续分解成更小的项目，因为他们都需要不止一个步骤来完成。事实上，学会区分任务及其所包含的小项目，是提高你的任务清单的质量和完成过程中的行动能力的重要一步。

因此，以上面的“汤姆的派对”为例，我们第一步首先要弄清楚汤姆离开的确切时间，但是在得到那个信息之前，我们需要给他的房东苏打个电话了解细节。但是在给苏打电话之前，我们要回想一下上个星期我们到底把她新换的工作电话号码写在哪了？（项目经理把这些关联的任务叫做“附属”，这个你已经知道了。）

突然，我们的注意力就从庞大的、无从下手的“派对计划”集中到容易操作的“找到苏的工作电话号码”上来了。当然这仅仅是全部任务中的一个，距离我们完成“派对计划”还离得很远，但是我们已经很清楚下面要做什么了。这就是所谓的“下一步行动”，现在你可以把这条任务写在待办事项清单中了。

通过经常把项目分解成大小不一的下一步行动——而且一个项目有多个下一步行动也没关系——我们就能快速而容易地弄清楚下一步我们应该做什么了。

• 让我们开始具体行动

把你的清单拆分成具体的行动——使那只需要很简单的执行——也是很有益处的。

最重要的，它可以确保你明确任务的关键，让你可以预测评估工作如何开展以及当你真正开始做的时候会是什么情况。 这意味着你可以轻松地把一切活动、你需要的各种工具、甚至工作地点的选择变得具体明晰可视化，而不只是纸上写的一堆废话。

• 一切都在于你怎么表达

把你的工作分解成你能想象到的最具体简单的步骤，最好的诀窍是把你的任务写成这样的形式：“对某目标做什么事儿”，这就意味着不要把目标写成“年度报告”，而要更准确的写下首先要做的是“从服务器上下载第三季度财务报表”。不要写成“与阿尼尔联系”，而要写成“周一给阿尼尔写邮件计划每月的迪斯科派对”。把任务具体化，削减到每次一项你可以一口气就完成的行动。当然一气呵成的程度取决于你自己，但是我从不计划一个会超过10分钟的任务（你的忙碌程度也许会导致更小的任务划分）。

考虑一下，据个例子，一项特别大的事项“准备一次重要的演讲”是如何被分解任务所改进的，第一步“构思4个演讲主题”。前面一个事项根本无法下手，而后面则为我们提供了我们所熟悉的东西方便我们开始工作。我们知道如何打字，而且我们肯定知道怎么提出4个想法。这样，很简单的，一个大的项目就能够完成了。

• 使用正确的动词

注意我们是如何把这些大的名词分解成小的动词的。那需要经过仔细考虑。如果用你原先为演讲准备的清单，以也许会一直准备你的演讲直到，突然你的脑中传来一个主观的声音，“哦，可以啦，这开起来已经是一篇完整的演讲了，你可以停下来了”。但是也可以用一串解释更清晰的行动来为你的任务划清边界；有明确的开头和结尾。这样你就可以一步一步的沿着计划走，你知道接下来该干什么，而不是用一个模糊的名词来定义任务，那样会不知道如何下手。

这种具体化、功能模块话工作艺术不仅可以帮助做计划，而且可以帮你尽可能的做到无压力和平易近人的工作环境。清楚的知道在你的任务列表中的每一项都是你所熟悉的工作，甚至都可以在午饭之前完成，这会起到很强的激励作用。这只需要你确保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能够一次解决掉的单元。

• 你的工作主要在于你怎么做到

只要你把你的任务恰当的分割成合适的大小，正确的区分命名，你的工作就会变得非常简单了。在任务计划开始之前，你都有能力而且有责任去恰当的定义你都工作。着第一步没有做好为你之后的失败埋下了伏笔。换句话来说，你的工作其实并没有那么困难，说自己忙碌不是个借口，真正的原因在于你没有花时间把这项工作理清头绪，划分成确实可行的任务清单。在你的实际工作中这是非常重要的，最终你得到什么样的成果，其实取决于你是否在正确的时间做了正确的事情。

也许明天我们就可以看到，你在使用这个简单方便的东西来帮助大脑记忆关键事务，你的待办事项清单要切实专注于现在，反映真实的世界。否则你学到的只是一个过时的产品说明。

原文：Building a Smarter To-Do List, Part I – 43 Folders

译者：richard09（译言）

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我读过好几遍David Allen的书，显然David对他自己的方法理论有着充分的理解。但是，就我个人而言，完全的遵守GTD，对我这个头脑简单的普通人来说，实在是太复杂且难以掌握了。因此，我把我的GTD瘦身到了只有最精简的骨架。在剔除一些术语、缩写以及附加的东西后，养成了一个能够完全改变我的工作生涯的习惯。简言之，我可以用短短的一句话描述我的GTD系统。

做出三个列表，每天和每周对它们调整和修正

这句话是我三年来阅读和写作关于Getting Things Done的文章的总结。除了我常用的电子邮件收件箱和日历，我又往我的工作日程中加入了三个列表，我每天和每周都会对它们进行查看、修改和再修改。

• 三个列表

下面是我的这三个列表：

1. 任务列表。我的任务列表是关于我最近（比如，下个月）要做的20件小事的列表，它们都是非常容易做到的事情。这个列表相当于David Allen的“下一步行动列表”。我的任务列表上列出的都是我给自己制定的任务，所以我对于在上面记录的东西以及记录的方式都非常仔细。此处是更多关于做出可行的任务列表的方法。
2. 项目列表。Allen把“项目”定义为一项有着若干与之相关的子活动的工作。（比如，“打扫干净厅里的橱柜”是一个项目，因为它包括很多子活动：“把书分类整理到图书馆的传动箱”、“清空没有贴标签的箱子”，等等。）Allen说大多数人会有100个项目，而我发现我同时进行的项目不超过10个，也许这是因为我比较缺少雄心壮志，或者我有责任恐惧症。但是就我而言，短期的项目会让我感到轻松灵活；另一方面，长期的项目会转变成一串非常令人头疼的讨厌事，一直等着我到死还做不完，看到它，我就失去了生活的兴趣，而想立刻钻到洞里咬指头，因为我想着“我永远也不会把这个做完”。显然，这不是做列表的用意。
3. Someday/Maybe列表。这个列表的名字本身就很好的说明了它的用途。这个列表列出了我还没有做、也许将来也不会去做的事情。像“学意大利语”、“建个BSG迷的网站”和“跑一次马拉松”就被记在这里。这是一个让我的想象力任意驰骋的列表，我会在上面添上任何我将来有可能实现的目标和任务。Someday/maybe列表用于让我大胆的做梦，而不用去想如何去实现。

注意：把这些列表存放在何处完全由你来决定。我喜欢文本文件（.txt文件）和一款我最爱的文本编辑器，所以我只把它们放在三个.txt文件里。你也可以用Remember the Milk、Outlook或Tada-List，这些完全取决于你，只要保证你所使用的工具不会太干扰你，而且你用的很满意。

一旦你做出了列表，你要确实常查阅它们，才算是真的有用。

• 每天和每周进行修改

每天我都要修改我的任务列表，添加新的项目，划除与之差不多量的已完成的任务——如果它们进展顺利的话，这也是我最常查阅和修改的列表。我把我的任务列表放在了我的电脑桌面上，这样每天当我坐到电脑面前时，它就会直直的盯着我，告诉我下面该做什么。若我需要做的事情不在列表上，我会在行动开始之前，把它添加上去。像这样，把一天做过的事情划除掉，会带来一种满足感。

每周五的下午，我会打开我的三个列表，仔细的浏览。一般来说，这是我唯一打开和修改项目列表和someday/maybe列表的时间，大约要用二十分钟的时间，更新、删改、重新整理和添加列表内容。这个每周一次跟自己开的会，被Allen叫做“每周回顾”。你可以在此处看到更多我做每周回顾的详细方法。

• 用电子邮件做“收集箱”（以及清空收集箱的重要性）

在《Getting Things Done》这本书中，Allen建议设置一个现实中的收集箱——一个纸质的文件盒，用来装你需要处理的“任务”。就我来说，我的“任务”几乎90%都跟电子邮件有关，而不是纸张。所以，我的电子邮件收件箱就成了我实质上的文件盒。Allen说到处理你的收集箱里的项目，对于我来说，指的就是我的电邮收件箱。使用我的“三个文件夹”系统，我即便不是每个下午都清理收件箱，也会每周清理三次，只有在我清空电邮收件箱以后，我才会开始做每周回顾。

并不是我的所有的事务都来自电子邮件，但是由于我知道我会按期清空收件箱，所以我尽可能把更多的东西安排在那里面。比如，我的GrandCentral语音信箱就会通过电邮传给我。我即将做的事情，都会通过Google日历以电邮的形式提醒我，而不需要我去操心。该做某件事的时候，我会收到一封邮件，写着：“嘿，把这个添到任务列表里去。”如果我在外面时突然想起来，我会通过手机给自己发一封邮件，这样我下次处理收件箱的时候，就会看到这件要做的事情了。

每当我没能按进度处理我的电子邮件收件箱时，由于有些“任务”我还没有定下来怎么去做，整个系统看起来就不再完整了。

虽然Allen在他的书中很少提到电子邮件，但事实上大家常常是通过电子邮件接到任务、项目或者提醒。因而，坚持去处理接收到的信息就成了使用GTD系统时一个非常必要的部分。

• 处理纸类记录

我平时遇到的的很少的纸质类事务单通常都来自邮局的信件，我会尽可能快的把它们纳入我的系统里。还记得牙医寄给你的明信片么？像“打电话给M医生，预约清洁时间”这样的记录就会出现在我的任务列表上。那么银行结算单呢？“快速平衡帐户”作为日历上的一项，每月的十五号都发来提醒邮件给我。

我的大部分工作都是数字化的，但是我还尚未转为完全的无纸化状态。我仍然使用一个文件档案柜，还会把收据等存放在黄色的小信封里。

• 这种方法——或者说，任何方法——对你来说不会永远有效

不存在完美的生产力系统，这是你在开始培养一个新的习惯之前，必须要接受的一个事实。尽管我像胶水一样依附于这样的方法，它也只是在95％的情况下管用，我会尽我所能做一些小的调整，去修补仍然存在的漏洞。你也应当这样去做。

David Allen的完整GTD理论，正如他写的那样，对我而言，仍然是一个难以完全掌握的理想化的事物。我对它的感觉跟我对佛教的感觉差不多——一种庞大、神秘而新奇的生活和思考的方式。你确实非常希望得到它，因为拥有它的人看起来都非常智慧，而且过着充实的生活。但是，无论设多少个收集箱，或做多少mind dump，你却常常失败。正如格言说的，“完美”是“好”的敌人。所以，与其完全放弃使用GTD，不如把对你有作用的部分拿来用。

原文：Practicing simplified gtd – LifeHacker

译者：灵渐川（GTD翻译小组核心成员）

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这几年我迷上了David Allen的GTD，并坚持在Palms和Treos上使用。但在Windows Mobile上，我找不到满意的GTD解决方案。当然Windows Mobile也有各种丰富的GTD工具软件可以选择，但是，大多数使用比较麻烦。用它们来建立GTD系统，需要花费很多的时间和精力，而当你在真正使用的时候，又显得复杂笨重，使你举步维艰！

所以，我决定寻找一种尽可能少使用其他的软件的方法来实施GTD。这种方法要方便快捷，只要扫一下清单就知道要做什么，而对数据的输入和管理也尽可能的轻量化。这种方法要能很方便地收集、处理、决定和执行。而下面要介绍的就是这样的方法！

如你所料，这种方法以管理任务为中心。GTD不主张给任务安排优先级，对此我非常同意，这样我就可以利用Exchange/Outlook里的任务优先级做其他的事情：分类你的清单。

有三种类型的事情会进入到GTD的任务清单：下一步行动（你可以马上做的行动）、项目（有相同目标的一系列下一步行动清单）和将来某时/也许（希望在某个时候做但还没有决定做的事情）。在我的系统里，下一步行动全部设为高优先级，项目是普通优先级，将来某时/也许是低优先级。

当按优先级给任务排序时，所有的下一步行动会全部排在前面，然后是你的项目。当排在前面的下一步行动全部做完时，就需要从项目里再创建出新的下一步行动，推进项目的进展！

对于每一个项目（普通优先级的任务），我会在备注里分解成下一步行动清单，GTD不主张过多过细的分解树状结构的任务，因为这会加重你修改时候的复杂度（计划永远赶不上变化）。

GTD推荐一种“信封背面”式的计划，只要简单列出你知道的关于这个项目的所有事情，这样，就会有足够的弹性按你想要的任何顺序执行了（当然要保证顺序的合理性，不可能先穿鞋再穿袜子），并且始终保持目标不变。

当需要的时候我会复制一行并生成下一步行动（高优先级任务），这样它就会显示在任务列表里等待执行。而当我完成一步的时候，我会在计划清单那一步前面打个X表示已经完成。当所有的行动全部完成，并且想不出还有其他的事情需要做了，就可以标识这个项目完成了。

当我们整体审视任务清单时，我可以看到所有的下一步行动，也可以按情境过滤这些行动，看看在当下可以做些什么。

使用现代移动技术的一个奇妙的作用就是，我比大多数人需要少得多的情境。比如，我不需要”@电话”，因为随身带着我的智能手机；我也不需要”@互联网”，因为我有笔记本可以随时随地上网……

只有四个情境对我来说是有意义的：

1. @电脑：那些需要台式机才能做的事情
2. @家：那些在公寓或者公寓附近做的事情
3. @在外：在路上或者在需要在外做的事情
4. @工作：需要在办公室做的事情

就这些！

每个任务可以分配任意个甚至所有的情境，这样我就可以过滤出当时某个特定情境下可以执行的下一步行动。过滤是Windows Mobile任务应用程序的内置功能，可以只过滤出活动任务（未完成、未设开始日期或者开始日在今日及今日以前）。

我定义了一个”!项目”情境，并分配给所有的项目，这样当我平时按情境过滤列表的时候，这些大项目就不会出现，只列出有需要执行的小行动（反正这些项目最终都会被拆分成一个个的小行动并分配相应的情境） ，免得我分心。对于那些我忘记分类的任务，内建的“无类别”过滤器可以找到它们！

这个系统的一大好处在于只用到了Windows Mobile系统的内建任务（到目前为止），但是任务也只能做到这么多了，我还需要一个地方来收集我的想法，需要一个随身可用的收件箱。

在最近的文章里，我提到过在手机里有一个简单的文本文件Notebook.txt并与台式机保持同步，为了方便容易的打开这个文件，我还在手机和电脑的开始菜单里建立了这个文件的快捷方式。当我有想法的时候，不管这个想法是什么，就打开这个文件记下来。

一般来说一天一次（有时候比较勤快有时候比较懒），我把这个文件里的内容剪切整理成任务、约会或者参考文档。注意我说的是剪切，一旦处理完了，这些内容就会从Notebook上消失。我喜欢尽可能的保持Notebook处于清空状态！

推荐用PHM Notepad来编辑Notebook.txt，因为它的速度很快，几乎可以瞬间打开。当然，如果你不想安装任何软件，用内置的Word也可以，只不过响应时间稍慢，打开文件大概需要1到2秒。(这也是我为什么倾向于使用文本文件而不是Word文档，我希望在台式机和手机上都能很快的打开它。)

这就是我的整个GTD系统，快捷、简单，只有一个额外的文本文件需要同步。当然如果你不介意你的”收件箱”不集中的存放在不同的计算机上的话，也可以不同步这个文件，因为收件箱最终都是要被清空的。这个系统虽然简单，但是麻雀虽小，却深得GTD精髓，您不妨试试看。

原文：Fast GTD in Windows Mobile – JeffKirvin.net

翻译：稀饭

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