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收件箱管理——清空你的收件箱
时间管理 November 13th, 2007
你用多少种不同的方式获得信息？五个不同的Email邮箱、还有文本消息、语音邮件、纸质文档、普通的信件、博客、甚至来自不同的在线服务（MySpace, Facebook, Netscape等等）都在给你提供的消息？或许这个列表还能一直继续下去，而且你对信息的处理也是这样吧：都是一个没有终点的过程。
要想减少你在处理这些日益膨胀的信息所带来的那么多压力，并且更着重于生产。你只需要简单的几步就可以成为自己的信息管理大师。
第一步：减少你的收件箱。任何一个你需要去查收消息或者阅读最新信息的地方都是一个收件箱。你有越多的收件箱，就意味着越难管理它们。在生活仍然能够按照你所习惯的方式下运行时，怎样才能把收件箱的数目减到最小呢？
- 列出所有你接收信息的途径。你可能在开始时忘记列下一些途径，当你记起某几条新的途径时，就立刻把它们加入列表中。这个列表应该同时包括数码信息和物理上的信息——即电脑上的和纸上的信息。
- 对每条途径进行评估，看看它们给你带来的价值。有时候，我们总是不断地检查某些并不给我们的生活带来价值的收件箱，而这些收件箱都是无用的。就像你有手机的时候还会带个多余的呼机吗？想必这只是个一无可取的东西。
- 合并或者剔除某些收件箱。如果某些收件箱并没给你带来任何价值，那么就考虑把它们从生活中剔除——看看你能不能够在不需要它的情况下度过一周。而对于其他某些收件箱，试试你能不能够把它们合并成一个收件箱。比如说，你家中有多少个存放文件的地方呢？一个收件箱来存放所有的信件；另一个用来存放工作上的文件；还有用来收集试卷、电话留言、打印文件、进度表和其他更多东西的收件箱，试试把这些收件箱都合并成一个吧。你有四个Email邮箱？那也把它们合并到一个Email邮箱。工作时，用一个收件箱来存放所有的工作资料；如果你有阅读很多的网络博客，就用一个RSS阅读器把它们聚合起来。这样你就用一个收件箱就代替了很多收件箱，而且是越少越好。如果可能的话，尽量只保留4-7个收件箱。
第二步：管理你的收件箱。我想提醒的是：不要让你的收件箱过于饱和。否则你就会有太多的东西要看，这会添加你很大压力。所以，学会管理你的收件箱。
- 每天只检查和处理一次收件箱中的信息。对于某些收件箱，你可能每天要检查不止一次（我每小时都检查电子邮箱），但千万不要常常特意分心去检查收件箱，这只会浪费你的时间，并且打断你的工作和生活；也不要一天一次也不检查，否则你的信息就会堆积起来，信息膨胀可是很扰人的事情。
- 从上到下的处理信息，快速做出决定。从收件箱中最上方的条目开始处理，立即作决定，不要略过它、或者稍后再看和稍后再作决定。你可以选择：删除、委托给其他人、现在就做（如果它只要少于两分钟就能完成）、或者稍后处理（把它加入你的任务清单中）。无论你做出那种决定，都不要继续把这个条目留在收件箱中了。一条条地从上到下地处理，直到你的收件箱变成空的。注意：如果你的收件箱中已经有许多条目，你把先它们全部放进一个文件夹，然后特意留出一段时间稍后去处理会它们。这样可以避免堵塞对新信息的处理。
- 重复上面的过程，保持收件箱一直为空。如果你已经最小化了自己的收件箱的数量，这条就不会很难遵守。当你的收件箱总是保持空的时候，庆祝吧！那可真是一种很奇妙的感觉。记住：不要整天检查它们；在时间表中规划一段专门的时间去处理；而且，避免使用即时通知。
原文：Inbox Master: Get all your inboxes to zero, and have fewer inboxes – Zen Habits | 翻译：弥缝
MyLife Organized不完全应用手册（下）
推荐软件, 时间管理 November 12th, 2007
《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。
自此《MyLife Organized不完全应用手册》已是最后一章。我们将继续深入探讨MLO在GTD中的工作流程，如果你是新看到这篇文章，建议你先阅读《MyLife Organized不完全应用手册（上）》和《MyLife Organized不完全应用手册（中）》。
等待、委派 – <Waiting for> 列表
标准GTD系统中的最后一项：<Waiting for> 列表。记录下所有你可以委派给他人去做的事情，设定好闹铃到时检查结果就可以了。
其它列表
此外，你可以根据自己的需要，添加别的列表。比如亚拉豪有一个<Everyday>列表，记录每天都要做的事情（锻炼、记单词、阅读Google Reader等）：用MLO的循环功能（Recurrence，在Timing and Reminder 栏下）就能很容易地设置这样的任务。此外，一个独立的 <Shopping> 列表记录要买的东西也是很实用的。
只要你能管理得过来，要建多少个列表都可以。只是请注意：所有不是具体行动的 项目，如 <人生目标> 这样的列表，都要设定为在To-Do列表中隐藏，以确保在To-Do列表中显示的永远只有可以执行的下一步行动（Next actions）。
Places（情境）管理器
在左边窗口的Places视图里，你可以管理你所有的“情境”。一个很实用的功能是：Included places （包含地点）。比如，“公司”这个地点就能包含“电脑”、“互联网”、“写字台”等。这样当你在To-Do列表中指定“公司”这个地点时，所有包含“电脑”、“互联网”、“写字台”这些地点的项目也会显示出来。
你的GTD系统有多安全？ —— 同步，输出与备份
用PPC的朋友们有福了。MLO的PPC版本可以和PC专业版完美同步，且界面功能与 PC端的极为相似。甚至连快速输入任务的功能也不缺：将快速输入任务设置到按键上，只要一键就能快速输入任务。若是PPC有字母键盘的话，输入速度绝不逊于纸笔。
此外，你还可以将MLO装到U盘上随身携带，在别的电脑上使用。如果有需要的话，还可以将纪录打印出来。
最后，谈谈风险。亚拉豪至今还记得，带自己入门GTD系统的朋友，就在示范完他用于记录GTD的随身活页笔记本后的第二天，就不幸地把笔记本丢失了。那时他不巧有五个新客户，十多个管理中的正在进行的设计项目，以及整整四页的 <Waiting for> 中的委派纪录。他除了E-mail 和项目相关资料之外，没有留下任何可供参考的计划纪录，更别提GTD系统的备份了。
所以亚拉豪衷心地希望，这样的事情永远不会发生在你的身上。
而MLO在这一点上就做得很好。你可以将GTD纪录备份到本机文件夹、外置硬盘、远程计算机、甚至FTP上，直接保证记录的安全。即使你的一个记忆媒介意外丢失，你也还有备份，能快速地恢复你的系统。这也能让你更信赖自己的系统。
尾声
本手册只介绍了MLO上GTD工作流程的基础。如果你是个了解GTD理论、却不知如何下手的GTD初学者，MLO能够很好地引导你，帮助你一步步地建立起一个高效有序的系统。如果你已经有了一个运行良好的纸质GTD系统，而在考虑将它转到电脑上的话，MLO绝对是一个值得尝试的选择。
希望本手册对你有所帮助，祝你的GTD越来越好。
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