褪墨

《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。

Mylife Organzed（简称MLO）是一款很理想的GTD时间管理工具。它同时有PC版本和Pocket PC版本，而且还能同Outlook和MindManager进行同步，实在是很好、很强大的软件。

自此《MyLife Organized不完全应用手册》已是最后一章。我们将继续深入探讨MLO在GTD中的工作流程，如果你是新看到这篇文章，建议你先阅读《MyLife Organized不完全应用手册（上）》和《MyLife Organized不完全应用手册（中）》。

等待、委派 – <Waiting for> 列表

标准GTD系统中的最后一项：<Waiting for> 列表。记录下所有你可以委派给他人去做的事情，设定好闹铃到时检查结果就可以了。

其它列表

此外，你可以根据自己的需要，添加别的列表。比如亚拉豪有一个<Everyday>列表，记录每天都要做的事情（锻炼、记单词、阅读Google Reader等）：用MLO的循环功能（Recurrence，在Timing and Reminder 栏下）就能很容易地设置这样的任务。此外，一个独立的 <Shopping> 列表记录要买的东西也是很实用的。

只要你能管理得过来，要建多少个列表都可以。只是请注意：所有不是具体行动的 项目，如 <人生目标> 这样的列表，都要设定为在To-Do列表中隐藏，以确保在To-Do列表中显示的永远只有可以执行的下一步行动（Next actions）。

Places（情境）管理器

在左边窗口的Places视图里，你可以管理你所有的“情境”。一个很实用的功能是：Included places （包含地点）。比如，“公司”这个地点就能包含“电脑”、“互联网”、“写字台”等。这样当你在To-Do列表中指定“公司”这个地点时，所有包含“电脑”、“互联网”、“写字台”这些地点的项目也会显示出来。

你的GTD系统有多安全？ —— 同步，输出与备份

用PPC的朋友们有福了。MLO的PPC版本可以和PC专业版完美同步，且界面功能与 PC端的极为相似。甚至连快速输入任务的功能也不缺：将快速输入任务设置到按键上，只要一键就能快速输入任务。若是PPC有字母键盘的话，输入速度绝不逊于纸笔。

此外，你还可以将MLO装到U盘上随身携带，在别的电脑上使用。如果有需要的话，还可以将纪录打印出来。

最后，谈谈风险。亚拉豪至今还记得，带自己入门GTD系统的朋友，就在示范完他用于记录GTD的随身活页笔记本后的第二天，就不幸地把笔记本丢失了。那时他不巧有五个新客户，十多个管理中的正在进行的设计项目，以及整整四页的 <Waiting for> 中的委派纪录。他除了E-mail 和项目相关资料之外，没有留下任何可供参考的计划纪录，更别提GTD系统的备份了。

所以亚拉豪衷心地希望，这样的事情永远不会发生在你的身上。

而MLO在这一点上就做得很好。你可以将GTD纪录备份到本机文件夹、外置硬盘、远程计算机、甚至FTP上，直接保证记录的安全。即使你的一个记忆媒介意外丢失，你也还有备份，能快速地恢复你的系统。这也能让你更信赖自己的系统。

尾声

本手册只介绍了MLO上GTD工作流程的基础。如果你是个了解GTD理论、却不知如何下手的GTD初学者，MLO能够很好地引导你，帮助你一步步地建立起一个高效有序的系统。如果你已经有了一个运行良好的纸质GTD系统，而在考虑将它转到电脑上的话，MLO绝对是一个值得尝试的选择。

希望本手册对你有所帮助，祝你的GTD越来越好。

相关阅读：

• MyLife Organized不完全应用手册（上）
• MyLife Organized不完全应用手册（中）
• MyLife Organized不完全应用手册（下）
• ThinkingRock:最好的GTD软件
• ThinkingRock:最好的GTD软件2

《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。

在《MyLife Organized不完全应用手册（上）》中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。

一切从原料开始 —— <Inbox>

David Allen说过：收集原料是GTD中很重要的一个环节，你要确保自己的收集工具简单快速，否则它就会严重拖累你的系统的效率。

在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏：

输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。

通过上方的 Parent… 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是 <Inbox> 列表）。

回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在 <Inbox> 中看到刚刚输入的原料了。

你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 <Inbox> 列表，通过右键菜单 -> New Subtask （或快捷键Alt + Ins）来添加子条目。

不可付诸行动 —— <Someday/maybe> 列表

接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时，你都该问问自己：“这是什么？”和“这可否付诸行动？”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进 <Someday/maybe> 列表。

还记得之前看到的To-Do视图吗？请记住，管理MLO条目的首要原则是：确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录，决定下一步行动的时候，你要看的只是To-Do列表而已。

换句话说，对于所有不是具体行动的条目，都要设定为在To-Do列表中隐藏。<Someday/maybe> 列表中记录的是你可能会去做但不会现在去做的事情，这条记录可能就是一个个的想法而已。所以，该列表中所有的条目都不应在To-Do列表视图中出现。选择 <Someday/maybe> 列表，然后点开右边窗口中的General栏，在 Hide branch in To-Do list一项上打勾。

在这之后<Someday/maybe> 列表中所有的项目都变成了灰色，即表示它们不会出现在To-Do列表中了。

文章还未结束，点击继续阅读 »