褪墨・时间管理，个人提升，生活健康与习惯

《Getting Things Done》读书笔记

2019-02-27T00:34:00+08:00

本文来自 inertial 原创投稿。

我第一次听说《Getting Things Done》这本书的时候误以为它和世面上的那些成功学书籍没什么区别，后来在不少书中看到了这个名字，也看见了很多人的推荐，由此产生了很大的兴趣。上个月正好有不少空闲，就抽时间把这本书读完了。

本来打算读英文原版，但是原版的生词量对于我这种半吊子水平来说有点过高，所以最后还是看的中文，但不是出版的正式版本，而是杨思源先生二次润色和校对后的版本，在此感谢他的润色和校对。不过还是推荐有能力和水平的读者去阅读英文原版，因为此处提到的版本仍有些漏译的情况。

这本书提到的一些原则和方法非常有指导意义，有些方法有可能不符合中国的工作和社会习惯，但是总体上仍然十分值得一读。在这里顺便提一下我自己对于时间管理的看法，GTD只是工作管理方法中的一环，只能解决任务管理和安排中的许多问题，但是在这之外，例如自律能力、习惯培养和自我激励等问题是需要也值得单独学习的。关于这些自我调节和管理的方法已经有了很多研究，如果有兴趣可以再找一些书来阅读。另外，我的个人感觉是，在这方面受的挫折越大，自我反思得越多，学习这些东西的收获也就越大，因此若未与书中内容产生共鸣，是很容易将之看作成功学的。

本书的核心思想

我觉得大多数核心思想已经在书的第一章写明了，即

心如止水
放空大脑

其中心如止水是本书的理论起点和最终目标，而放空大脑是达到目标的手段。本书的所有方法都是为了放空大脑而设计的。这里的放空大脑是指在工作时，除了目前的工作，不要在大脑中存放任何其它的想法，如果有想法就将其记录到外界的物理记录系统上，由此来最大化提高工作效率和降低压力。

此外，本书将对任务的管理分为两个部分，即横向管理和纵向管理。其中横向管理针对不同任务的收集和切换，而纵向管理针对同一个工作（work）的不同层次。

其实这部分还提到了一个原则，即行动之前先想好预期结果，这个原则之后还会提到。其实这个原则也是我现在做得不那么好的部分，这会导致时间分配不平均，或者导致完美主义心理妨碍任务推进，从而产生逃避心理。

横向管理

横向管理分为五个阶段，分别是：

收集
加工处理
组织管理
行动
回顾

大概可以归纳为（1）收集一切引起我们注意力的事情；（2）加工处理后，确定它们的实质以及解决方案；（3）组织整理得出的结论，并且为每一项工作列出下一步行动(action)；（4）行动；（5）定期回顾

这是作者给出的流程图，基本上概括了大致的流程：

一、收集

收集是指将你需要完成的事、心中的某个想法和某些辅助性的参考资料等任何会占据宝贵的大脑“内存”的事情都存储到大脑之外的某个地方。一定要把一切这类事务收集起来。

收集工具

收集工具即是收集和存储事务的工具，它的种类并不重要，也不要为了收集工具花费太多精力，这个原则在任何部分都适用，不要被工具迷失了自己的目的。

收集的原则

每一个悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统之中，而不是你的大脑里。
你应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可。
你必须定期地清空这些设备。

第一条和最后一条是最重要的，最后一条是指将收集的信息加工处理，即进入下一个环节。一定要有固定的时间对每天或每个周期内收集的信息进行加工处理，这是整个系统的基石。

注意，在集中收集信息的过程中，要提防想要清初或者进行加工处理的欲望。不要在收集信息时对信息进行处理，除非这件事非常紧急。另外，在集中收集信息（在这里我更愿意称之为想法）时，只需要注重质量，宁有过之而无不及，不能漏掉任何事。

二、加工处理

加工处理并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动，它仅仅时指确定每一项工作的内容和实质，并判断出你下一步的具体措施。

加工管理的基本原则

从最上面的一项开始处理
一次只处理一件事
永远不要把任何事情再次放回工作篮

这几个原则的含义总结起来就是：

从一端入手，一次只解决一件事，而且每一件事都必须获得均等机会的处理。如果只去处理你想要解决的事情，并且顺序杂乱，结果某些事情必然被遗漏了。
每次只强调一项内容，可以迫使你集中注意力做出判断。
这条原则的意图在于摒弃不断处理工作，但是不对其做出判定而是弃之一边的不良习惯。当处理一个信息或任务时，请立刻判定它的实质和处理方法。

加工处理的流程

这一部分基本和之前的流程图一样，首先判断是否可以付诸行动，有几种情况不用采取行动，即：

垃圾
现在不需要做，但是将来可能要做
参考资料

若需要采取行动，则明确下一步的行动（action），这里的下一步行动一定是可以实行的具体行动。一般来说，下一步行动分为几类：

可以马上完成的（例如只需要两分钟的任务）
需要指派给他人的（如果你自己并不是最佳的执行者）
不能马上完成，需要交给你的管理系统的

在这里需要明确工作和行动的定义。工作是指任何你承诺达到的目标，并且需要一步以上的行动才能完成。行动是指是指一些可以实施的具体行动。

无需行动

垃圾就是字面意思，无用的东西。

现在不需要做，而将来可能做这一项也是字面意思，需要过一段时间后再评估是否需要行动，这个需要放在组织管理中的两个清单中。没有想好是否要做的放入“将来/也许”清单，要做但时间未到的事情放入日程表中，并且加上时间提醒。

参考资料是指有助于工作的一些辅助资料或者是大脑中灵光一现想到的一些思路、灵感、体悟、想法等不用具体实施但需要整理或进一步思考的东西。

需要行动

针对每个工作，必须明确它的下一步行动，每一个行动都必须清晰明了，易于操作。

在这里，需要提到一个之前已经提到的原则，即：为了对下一步行动做决策，你必须首先明确你希望达到的目标。

如果下一步行动能够很快解决（例如两分钟），那么请立刻完成，这叫两分钟原则。

如果一件事需要交给别人来做，请把他们加入“等待”清单，即等待这项工作的完成，并在记录具体的时间，然后再例行的回顾中检查进度。

剩下的请留到下一步的组织管理进行进一步的处理。

三、组织管理

组织管理将事情分为7大类：

一个“工作”清单
工作的辅助性资料（在ToDoist中，我将这一项直接记录在行动的评论中，以作参考）
日程表
“下一步行动”清单
“等待”清单
参考资料
“将来/也许”清单

清单本身仅仅是保存工作的一种手段，它以总目录的形式呈现出来，便于随时回顾检查。

我把以上的几个清单做一个区分。

日程表包括两类事：要么是时间具体的（如今天几点到几点要做什么），要么日期是明确的（如某件事要在特定的某一天完成）。GTD在日程表上有一个特殊的要求，就是日程表上的事是某一天必须完成的。但是由于我不使用日程表，直接使用ToDoist代替，因此并没有完全按照这个要求。
工作清单和下一步行动清单的区别在前面已经讲过了。

其它并没有什么可以区分的了。

工作和行动清单

”工作“清单的真实价值在于，它可以为你提供一个完整全面的回顾机会（至少每周一次），使你确保所有的计划都已经制定出了行动方案，不会存在任何遗漏。

关于行动清单，在ToDoist中，我使用不同的标签对行动进行分类，主要分为：

地点（如自习室、宿舍、电脑旁等）
需要的时间
需要的精力或集中力
所属的工作
重要性

使用标签对行动进行分类后，使用过滤器为不同的场合和情况筛选出合适的任务列表，这样可以减少各类任务列表的个数和大量的重叠。同时，如所属工作这样的属性不使用标签进行管理更方便。而重要性属性直接使用优先级来标识。

将来/也许清单

你打算将来在某个时间安排一次特殊的旅行，也可以是你希望阅读的书籍，以及你渴望培养的技能和才干，为了能够全面地实施这种管理模式，你需要给这些搁置再议地事务留出一些空间。

如果你觉得某个工作在今后的相当长时间里，没有抓住你的注意力的可能性，那你干脆把它转入到这个”将来/也许“清单里。

核查清单

把偶然想到的一些处理方案记录到工作的辅助资料里。

四、行动

书中对选择行动的决策过程给出了3个方面的评估标准:

选择当前行动的4个标准
评估每日工作的3个标准
回顾检查的6个层次

选择当前行动的4个标准

这部分在组织管理部分已经阐述过了。

评估每日工作的3个标准

处理预先明确的工作
处理随时出现的新工作
安排下一步的工作

将三者平衡

回顾检查的6个层次

这一部分的论述建议看书，个人认为比较有价值。

工作中的6个层次可以分为：

5万英尺以上：生活
4万英尺：3~5年的计划
3万英尺：1~2年的目标
2万英尺：责任范围
1万英尺：当前的工作
跑道：目前的行动

书中关于这几个层次有一个较为具体的例子。

你需要打的这个电话（行动）事关你目前加紧促成的一批生意（工作）。这个电话关系到提高你的销售数量（责任）。这批生意可能是你在销售方面有所进展和突破（工作目标）的一个良机。因为你所在的公司渴望进军这个全新的市场领域（机构的前景）。这将促使你在经济和事业不断接近你奋斗追求的目标（生活）。

同时，我们关注这几个层次的目的是。

达到成功境界最健康的方法，莫过于全面权衡地管理好各个层面的事务。无论处于哪一层次，关键在于立即找出所有不完善的地方以及承诺的责任。

其实作者在这里还提到了一个自下而上的准则，这一点之前也提到了只是我没有记录下来。他说了一句：

当底层已经陷入失控时，仍然试图按照由上而下的顺序，将有可能成为效率最为低下的方法。

他的意思是，这是就应该把自己该采取的下一步行动理清，形成一种控制感以后，再由下而上地把大局观建立起来。

跑道

跑道指的是目前的行动，即之前的下一步行动清单。

1万英尺

1万英尺是指工作，即你想要达到的具体目标或者说多步行动的最终结果。

掌握当前各个层面工作的完整目录，将自然地产生更清晰的工作重点、更全面的合作以及更强烈的优先感。

2万英尺

2万英尺是指责任范围，我认为就是指对你目前应当做的工作的一个概括和统领。可以分为个人和职业两个部分。

3~5万英尺

我认为3~5万英尺的部分是一个人的发展，3万英尺是指未来一年期内的方向，4万英尺是指个人未来的长期发展，而5万英尺是指人生目标。

这一整个系统的核心目标就是让人对自己从长期到短期的发展行为方向都很清楚，从而达到一个心如止水的境界。同时为了保证这套系统持续运行，一个必要的回顾机制是必不可少的。

在这里你可以向自己提出一些问题：

我们机构的长期目标和目的是什么？为了履行我的职责，我需要落实哪些相关的工作？
我为自己设定的长期目标和目的是什么？有哪些工作我必须首先落实？
还发生了哪些可能影响到我的选择的重大事情呢？

我在看这一段内容时产生了一个想法，我感觉他说的这一套层次体系和《如何阅读一本书》中提到的阅读时对书和内容的层次划分有异曲同工之妙。使用了目标分析的方法，从目标着手，分析作者的意图和它的结构。这个问题我还想进行进一步的思考。

五、回顾

你的系统绝不能处于静止不动的状态。为了帮你作出正确的选择，这个系统必须时时更新，紧跟事态的发展。

作者是这样定义每周回顾的：

直到你能确认：”我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理，马上就可以投入工作。

同时，作者在这里建议对不同的清单进行不同周期和不同角度的检查回顾。

我还针对之前工作的选择发展了一种新的回顾内容，即回顾今天在不同场景下完成不同工作的效率，为对不同场景和工作设定标签提供一些参考，使过滤器能够在特定的环境下给出合适的事务清单。

思考是工作和生活的精髓，同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地算计着，而其他人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力进行这种自我指导地思维过程，那么你就是在向懒惰屈服让步，你将永远丧失控制自己生活地能力。

上面这段话有一点道理，但也有一点偏激。

纵向管理

纵向管理主要是在谈如何针对一项工作制定出具体的下一步行动，书中给出了两种计划模式，即自然式计划模式和反应式计划模式（也叫非自然计划模式）。

自然式计划模式

自然式计划模式来源于人脑计划和完成一件事的模式，在这里将它分为五个模块：

定义目标和原则
展望成果
集思广益
组织管理
明确下一步的行动方案

目标和原则

预先了解和掌握任何行为的目的，这将对理智清晰地分析问题，富于创造力地推动事情地发展，以及人们互相之间地通力协作具有重要地指导价值。

提前明确目标的好处有以下几条，下面只列出了我认为比较有意义的。

界定成功，即界定事情完成的标准。
激发动机，如果提不出做某件事情的充分理由，那么它根本就不值得去做。
创造决策标准，为行动中的一些决策创造了标准。

当目标赋予我们十足的干劲和导向时，原则界定了我们行动的限制因素，以及成功的标准。

前景/成果

其实这里所谓的成果和之前的目标有一定的重合，但是有不同的侧重点。我认为作者在这里是想强调去想象一个具体的结果和场景，然后推动行动。

在这里我想补充一点东西，在《控制焦虑》中也提到了通过提前想象完成或成果时的场景可以缓解焦虑，同时这也体现一个乐观的思考方式。适当地想象成功的场景对完成工作有一定的促进作用。

集思广益

其实本书在集思广益部分提出的方法和头脑风暴很类似，大概意思就是在先不考虑可行性的情况下把脑子里的所有想法都记录下来。记录的方法可以有很多种，比如画图，比如列清单等等，突出一个顺手。这里其实还强调了一个原则，就是想到的东西要及时记录下来，这么做的好处有很多，之前我看过的一本书《暗时间》用了很大篇幅来谈论这件事的重要性和好处，有兴趣的朋友可以看一看。

这部分也有几个原则：

不判断，不质疑，不评估，不批判。
追求数量，不求质量。
把分析组织工作置于次要的位置上。
不要脱离主题

其实前几个原则说的是一个意思。

组织管理

这部分其实和横向的组织管理部分有一定的重叠，我就不赘述了。

反应式计划模式

反应式计划模式不过多描述，书中基本是批判态度，大家可以自己评估。

杂谈

作者在本书的末尾用了三章来谈一些技巧，我觉得这些内容算是技巧和杂谈兼有之，因此本部分命名为杂谈。

这部分大概有三个主题：

把工作看作与自己的协议。
如何与自己的下一步行动战斗。
关注结果。

其实所谓的把工作看作与自己的协议是一种看待方式，但是我觉得这个问题并不是这么简单，它涉及到人对过去行为的反思和过去行为对现在心态的影响，针对不同的情况有不同的处理，大家如果有兴趣可以看一看《拖延心理学》和《自控力》，如果想进一步可以看看《社会心理学》的行为与态度部分。

关于如何和下一步行动战斗，书中说了一大堆，其实就是一个意思，即把行动列得越简单越容易行动越好。

最后一个点其实和前面说的东西区别不大。

（完）

本文《Getting Things Done》读书笔记于 2019 年 02 月 27 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类时间管理。标签 GTD，时间管理。

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我的时间管理道与术（三）

2016-05-31T10:55:00+08:00

本系列来自水中颉原创投稿。

本文续上篇《我的时间管理道与术（一）：接受现实和感知时间》和《我的时间管理道与术（二）：目标与计划》。

建立至上而下的检视机制

六个关注层面和检视周期

宗旨和使命、关键路径是云端；关键点和平衡点是方向指导层；项目是最接地气的现实目标层；下一步行动是非常具体的待执行事务层。各层之间环环相扣、一脉相承，至上而下应该越来越具备SMART性。

高度	关注层	说明	检视周期
50000 FT	宗旨使命	终极目标，世界观、人生观、价值观	1年（春节）
40000 FT	关键路径	3-5年远景，及更远发展道路上的关键场景和步骤的畅想、憧憬	1年（春节）
30000 FT	关键点	1-2年（年度）关键成果、大事（一般1-3个，其中有且仅有1个核心关键点）	3-5个月（春节、五一、十一）
20000 FT	平衡点	关键点在角色和责任范围里的，面向各领域（工作、学习、生活）的平衡补充	3-5个月（春节、五一、十一）
10000 FT	项目	当前（一般1-2个月）待突破（一般为多步骤、多阶段）的中短期目标、重点任务的集合（一般少于7件）	1-2个月（月初月末）
地面0 FT	下一步行动	本周待办/日程表/委派等可执行的（一般为单步骤单阶段）具体任务、行动及事务	周/天/适时

20000FT以上高度的检视以总结的形式进行。每年的春节、五一、十一假期是对过去阶段的总结，同时对关注层“目标”进行尽可能简单、清晰的描述检视。重点是总结得失和经验，对于接下来的预期，只要确定方向感指导即可，不建议做详细的计划。

10000FT及以下高度的检视以清单形式进行。通过建立“清单管理系统”有效便捷管理。

清单管理系统说明书

项目清单：

列出当前待突破（一般为多步骤、多阶段）的中短期目标、重点任务的集合。这张清单的每个项目（及其步骤、组成任务）最好都进行时间估算（一般单个项目无法在1-2周内完成，所有项目大约能在1-2个月内完成，不排除个别项目的期限会更长），该清单的项目数量建议不超过7个（一般3-5个）。
必须保证项目清单的内容是现实可行的。尽可能不要觉得因为还有更好的方向而轻易改变清单的内容，除非这件事现在非加进来不可。永远会觉得还有更好的想法，如果有新想法，请记到将来/也许清单（+“项目”标签）中去，先做完当前项目清单的内容，接下来的内容也都涌现出来了，岂不妙哉！”

将来/也许清单：

将来/也许清单中存放当前（一般指1-2个月内）不打算采取行动的酝酿目标、项目/任务/行动，待时机成熟时孵化。
给将来/也许清单加上“项目”标签，形成项目/也许清单，这里记录着下一阶段可能的项目或待孵化内容。

日程表：

日程表只记录特定日期、时间必须要做的事情或可能会做的事情的提示信息（一般为重复事件，具体大多为习惯养成任务或项目计划中的重复任务）。
它是一块圣土，不可随意侵犯。如果这项任务/行动不满足以上条件，请先将其放入其他合理的清单（如本周待办清单）中，待时机成熟时再纳入日程表。

今日待办/明日待办清单：

罗列出今天或明天要办的事情，是日程表的特殊体现。
今日待办清单不是圣土，要尽可能安排好。

本周待办清单：

这是一个延时待办清单，原则是越快处理越好。

委派清单：

通常是紧急但相对不重要的事情，或者说别人做比自己做更有优势。
做到充分授权和跟踪。学会甩掉身上的“猴子”，自己集中精力处理“大石头”。

备注：

如果上一个阶段的任务清单还有少数没有完成，可以将这些任务转移到下一阶段的清单中去。规则：最多转移两次并做好标记，两次都没有完成建议立即清除掉。反之可能有另一种情况，清单的内容都提前完成了，空了怎么办？回答是“太美妙了！”

10000FT及以下高度检视周期的内容说明书

1-2个月检视：

每1-2个月对当前的项目清单进行阶段性验收，并考虑是否有必要制定下个阶段的项目清单。
关键点和将来/也许清单是项目清单的制定依据。
评估自己现行的计划能力考虑是否去做详细的计划，有时候仅仅想一下实施策略也许会更妙。

每周检视：

每周日（周六和周日作为每周的计划缓冲期）重点回顾总结本周要点。
清理收集箱，并依据项目清单的内容和当前情况，制定一周的日程表、本周待办清单、等待清单等。
详细安排下周计划。注意安排不要太满，防止会有很多临时的事情加进来。

每日检视：

每日回顾并分析所记录的“时间-事件”日志，总结。
制定当今日待办清单（及明日待办清单）的内容。

适时检视：

需要时计划（突发事件、想法等）
永远集中精力，先搞定“大石头”

我们应该根据自身的情况分析自己究竟适合制定多久的计划。一般说来，期限越短、内容越具体清晰，目标越容易实现，所以我们必须从短期计划做起，从一天、一周的计划做起，循序渐进。如果短期计划完成的很好，再去考虑做更长期的计划。

综上所述，根据我个人的计划能力做一下这样的设定：“下一步行动”层为计划的重点，以“周”为单位，并以“天”做详细安排；项目层大体上设定为1-2个月，只去做简单的计划（列表）和策略；以“季度”和“年”为单位来衡量未来的发展方向。当然，我们完全可以依据个人不同的计划能力和情况来调节时间单位。

建立至下而上的处理流程

至下而上的新想法处理流程参考GTD的思路进行。GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并自己一一去执行，清空大脑。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。

（完）

本文我的时间管理道与术（三）于 2016 年 05 月 31 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类时间管理。标签 GTD，时间管理，系统，下一步行动。

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我的时间管理道与术（二）

2016-05-30T12:55:00+08:00

本系列来自水中颉原创投稿。

本文续上篇《我的时间管理道与术（一）：接受现实和感知时间》。

目标与计划

所谓达成目标，就是获得预期的结果，达到目的。有了目标，就可以倒推每个实施步骤，最终自然的形成计划。换而言之，计划就是设定目标，思考实施步骤，进而分配可以执行的具体任务，克服行动中遇到的各种问题，从而实现目标的管理技能。

根据目的、目标不同制定不同的计划，例如

对目标来说，通常制定“年度、季度、月、周的工作和学习计划”。
对某项任务来说，通常制定“项目实施计划”。
对于要解决的问题来说，通常制定过程管理中的“改进计划”。

目标、步骤、任务、行动……千头万绪的预期结果混在一起让人焦头烂额，无从下手。通过站在不同的视角，对目标进行六个层次的划分有助于我们在实现目标的过程中保持清晰地思路，从而更为合理、有效的计划。

目标的SMART原则

Specific 具体的：越具体清晰越好，但描述要尽可能简单；
Measurable 可衡量的：建议设置验收机制并做好奖罚；
Attainable 可以达到的：目标是否现实可行；
Relevant 有关联性的：关注层各目标是相辅相成的；
Time-bound 有截止时间的：建议合理估算好时间花费更容易在特定期限内达成。

目标是否现实可行

所有最终执行到底的计划，都是因为其目标现实可行。证明目标现实可行的方法其实非常简单：“第一、已经有人做到了；第二、我与哪个人没有太大的差距。”

“已经有人做到了”并不代表我也能够做到。他用多长时间做到的？他通过什么方式做到的？我和他的区别究竟在什么地方？哪些是我确实无法超越的？我的相对优势在哪？我有没有可能通过一些方式弥补我的相对缺陷？也许还要问更多的问题，才可以确定设定的目标是现实可行的。并应该智慧的选择底线而非上线，踮脚要够得到才有现实意义。

常常面临的尴尬是：“如果不开始行动，我们往往无法确定目标是不是切实可行的，或者反过来，目标是不是确实不可行的。”于是，往往只有在我们开始行动之后，才能做出正确的判断。如果在行动过程中，确定目标确实不可行、不现实，坚持也不会有结果，那么“半途而废”并不意味着失败，反而意味着决策者无比的理智。

5W1H计划法

Why 何因：做这件事的企图和目的
What 何事：类似于Specific，对这个事情有着具体清晰的认识
Where 何地：地利也，熟悉完成事情所属的环境，可能情况，相应资源的利用和投入
Who 何人：都需要哪些人参与，人是最重要的资源，学会委派别人，团队协作
When 何时：天时也，注意估算好时间
How 何法：如何做，关注步骤，直面困难，验收机制等

计划管理要点

养成估算时间的好习惯

不要低估完成任务所需的时间。我们要从现在开始养成做任何事情之前先判断其熟悉程度（或陌生程度），再根据判断估算完成任务所需要的时间的习惯。一般情况下，“反正比一般人想的长多了”倒是个屡试不爽的假设。

关注步骤，直面困难

大多数人都知道自己想要什么和为什么要，但却始终没有弄明白怎么做才能得到。应该更多的关注目标怎么实现，关注步骤。（5W1H）花费比别人多的时间去落实每一个步骤，在确认无误后，再去有效的分配任务，并拆解任务，而且越具体越好，直至每个小任务都可以由一个人独立完成，甚至“番茄工作包25+5”。同时对每个任务特别是关键任务进行充分的“预演”，考虑应对各种接踵而至“意外”的对策。

有些人看起来在很努力，却总拿不出成绩。仔细观察会发现，他们效率低下，只是看上去努力而已。根本原因在于：他们“回避困难”。任何任务都包括相对简单和相对困难的部分，我们必须直面困难，先攻克“大石头”任务，才能水到渠成的完成计划，达成目标。

设置验收机制

为项目甚至每一个步骤，以及“大石头”任务设置验收机制，问自己“怎样算是做好？”。设立考核标准和奖罚内容（类似于电子游戏的正、反面回报系统）会非常重要，鼓励我们“加油干活”。

克服拖延，立即行动

迅速开始执行任务，不要拖延。所谓拖延，一般不是拖延着做事，而是拖延着不开始做事。究其原因，拖延是来自于心理的恐惧：一方面只要开始做事，就有做不好，做错的风险；另一方面过分在乎外部的评价，怕做不好而被别人嘲笑。

这时候我们需要告诉自己：第一、只要做事情，就肯定会遇到困难，事情越有价值，困难就越具规模，所以就很有可能出错或做不好；第二、一个人一旦开始认真做事，被嘲笑、被耻笑的几率将远远高于被夸奖、被鼓励的几率。而且一个经常嘲笑别人的人，只能说明他自己也不怎么样（成功的人懂得做事的艰辛和不易）。所以，以后不管遇到什么任务，永远不要再问“何时开始才好”，因为答案只有一个“Right Now！”

效果与效率

没有效果，就没有效率。所谓效率，是在完成任务之后才能够衡量的，所以首先保证先完成任务，否则即使花了很多时间，看上去做了很多事情，但是效率为零。

提升效率的两个方法

提升效率的两个有效方法：原本可以串行的两件事情（一件机械、一件非机械）现在并行；重复性任务做完一次后，马上总结、整理、搞清流程，让其变成“傻瓜式”。

制作清单减少失误

清单从来都是最有效的组织工具之一，制作清单可以避免事件遗漏以减少失误。常见的清单类型有很多种，常见的有各种“任务清单”及“核查清单”等等，在制作自己的清单过程中，大可不必定太多的规矩来过分苛求自己，更不用什么都列清单。

制作清单最好的工具是纸和笔，当然也可以是顺手的软件。清单没必要精美和工整，灵活使用剪头和符号，一切以实用主义至上。另外，清单一定要随手可得。

任务清单的问题与对策不完全清单：

问题？	@对策
简单和复杂的、长短期、不同层次的事情都放在一个任务清单中，感觉非常混乱，甚至有些任务是所属关系。	建立[清单系统][ca5859d7]，不同清单放置不同层次和类型的任务。
任务清单的内容越来越多，压力越来越大，似乎永远也没有办法做完。	为任务清单设立截止时间和任务数量的限制，保证永远先做最重要的事情。
总是有计划外的事情加进来，太多意外如何与制作好的清单结合？	建立新信息产生后的处理流程，设定规则不同清单的进入规则，让新信息顺利进入所对应的清单，彻底解放大脑。

（完）

本文我的时间管理道与术（二）于 2016 年 05 月 30 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类时间管理。标签 GTD，时间管理，目标，计划。

如果你觉得我们的文章对你产生了积极的影响，欢迎 投稿分享 你的经历和经验，和通过支付宝来 资助我们 。

我的时间管理道与术（一）

2016-05-29T18:53:00+08:00

本系列来自水中颉原创投稿。

就在四月一日，我的宝宝小川出生了，休产期护理假的同时整理出此篇文章，特别献给我亲爱的儿子！以我们这个时代最伟大的产品经理乔布斯的话作为开场：没有人可以未卜先知，事事间的“因”和“果”往往只有在回首时才能呈现。

引言

上学的时候我就有“被迫”做计划的习惯，也因为不懂得如何做计划、没有方法而白白浪费了很多学习备考的时间，以至于一定程度影响了学习的效果。之后在上大学的时候接触到了时间管理的概念，当时觉得很兴奋，并不断学习和实践。时至今日，才隐约明白“管理时间”只不过是人们的一厢情愿而已，真正能够管理的只有自己。确实，有些认识，哪怕是简单的常识，也需要亲身经历后才能真正体会。自己兜了这么大的一个圈子后总算有了些认识，索性把我认识的“时间管理”的道理和方法整理于此，与大家一起分享。

编写此篇文章我要特别感谢《与时间做朋友》和《搞定GTD》两本书作者的观点启蒙，同时也感谢诸如各种论坛、GTD软件、番茄工作法、战略规划书籍、小强升职记等等的见解。编写内容中难免会有个人局限之处，以及依据个人经验的简写不明之处，请阅者谅解。

接受现实

时间管理的核心目的之一是提升效率，其实最可怕的不是效率不高，而是干脆做错了事。接受现实才能做正确的事情，所谓正确的事情也就是现实的事情。

人的理性建立在接受现实的基础上，不能接受现实，一切成长都是虚妄，只有坚强的人才能接受现实，只有接受现实，才有可能做出理性的决定。

现实与对策不完全清单：

这就是现实！	我该如何面对？
欲望无限，我要的太多，对现状不满！	我有不足，我需要时间，我没有办法一蹴而就。
越是不满足现状，摆脱现状的欲望就越强，就越加浮躁，这会让一个人最终迷失方向。	无论是谁，没有人可以摆脱现状，每一时刻的现状都是过去某一或某些时刻的结果，同时也是未来某一或某些时刻的原因。
自我满意度不断下降，压力越来越大。	接受现状才是最优策略：有什么做什么，有什么用什么，做什么都做好，用什么都用好。想办法在任何情况下找到乐趣，快乐是一种本事！
希望不劳而获，希望速成。	交换才是硬道理，先想想我有什么，再去考虑我要什么，一切只能靠积累！
做不好的事情我干脆就不去做了。	所谓“做不好的事情我不做”，其实是“不能一下子做好”，没有什么事情是一下子就能做好的。
要做就一定要做的完美无缺。	我们不管做什么事情，都需要时刻忍受各种各样的不完美，否则事情根本无法完成。最终完成的事情，结果也常常是不完美的。缺憾必然存在！
害怕未知，害怕不确定性的东西。希望一切尽在掌控之中，只是永远做不到。	先忍受一定的未知，不要专牛角尖。当有问题解决不了时，可以先把它记录下来，然后继续前行。
自己只是个普通人，只是芸芸众生。	那么枯燥的事情都做了，还有什么枯燥忍受不了！

没有人能逃脱现实的束缚，几乎一切愚蠢的行为都来自否定现实，逃避现实。只有坦然接受。才能脚踏实地，避免心浮气躁、好高骛远。

心怀”梦想“的时间越长，它的沉没成本就越高。很多人都无意间被自己的”梦想“所绑架，所以，很多时候，对很多人来说，所谓”梦想“也许只是陷阱。许多年来，我曾见过身边不少的人一点一点被他们珍爱的”梦想“毁掉。

我不知道将来会做什么，反正我知道自己今后肯定还会做一些别说身边人，就连我自己都会惊讶的事情。

感知时间

与时间做朋友，建立自己和时间之间的良好感觉是一切计划管理的基础。良好的估算出可以用于计划的时间和完成各个任务所需的时间，则更容易确定现实可行的目标。此外，相对准确的估算又能使得任务基本上都可以顺利达成，从而“战胜了焦虑”。

记录“时间-事件”日志

“时间-事件”日志的标准做法是尽可能详尽的记录事并加上其中所花费的时间，例如：

X月X日上午X点到X点做了AAAAAAAAAA 花费约2个小时。

可以专门拿一个本记录，可以借助“Mr Time”等手机软件或Excel记录和分析。可以选择每日记录或随时记录。

“时间-事件”日志是一种基于过程的记录，相对于基于结果的记录不仅更详尽，而且更大的好处在于当结果不好的时候更容易找到缘由。

分析“时间-事件”日志

让自己有意义的时间变得更多

回顾基于过程的“时间-事件”日志，看看一天、一周、一个月…里记录的事情和花费的时间。看看哪些是重要有意义的（一般指学习和工作），哪些是无谓的浪费时间，哪些又是真正的休息放松。

提升重要有意义事情的时间，哪怕是真正的休息放松也好，减少无谓的浪费时间。有效避开“时间黑洞”，找出自己的高效时间段。

估算出自己可以安排的时间

首先，找出哪些是固定的开销，如吃饭，睡觉，洗漱等等，以后也可以不用再记录了；

其次，整理出规律性事件，有助于形成循环事件的日程表（提示信息为主），如每周一次运动课程，每周二开两个小时例会，每天上午上三个小时课程等等；

接下来，看看哪些是突发支出、临时性活动，如领导临时安排的工作，临时会议，堵车等等，评估一下自己不可控、易被打扰的时间比例；

最后，估算出自己一段时间内（一天、一周、一个月…）大概可以用于计划和使用的时间到底有多少。

能力和效率存在上限

每个人的能力、效率都是存在一个上限的。柳比歇夫的最高纪录是一九三七年七月，这个月他工作了316个小时，每日平均纯工作时间是7小时。（约每天可以规划的时间即可以记录时间为10个小时），这基本上已经是一个可规划时间的上限了。

如果一天你可以规划的时间有10个小时，那么，你确定自己是以工作成就为导向的人，你就这样规划吧：大概用6.18个小时去工作学习，而用剩下的大约3.82个小时去享受欢乐——因为你毕竟是正常人。不要要求过高，61.8分刚刚好，已经比大多数人都强了！过高或过低都不如黄金分割好，或者我们可以简单的能做到四六分就已经非常不错了。

（完）

本文我的时间管理道与术（一）于 2016 年 05 月 29 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类时间管理。标签 GTD，时间管理，柳比歇夫。

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做时间管理的厨师：巨大事件的分解料理法

2016-01-09T11:29:00+08:00

本文来自滴答清单原创投稿。

有没有发现，我们遇到的越重大事情，我们越迟迟不去动手。就好像打翻一盒2000块的拼图散落一地，看着一地的碎片都不知道应该先捡哪一块，更不用说从哪里开始拼了。

于是逐渐的，形成了一种抵抗心里。虽然我们知道这件事情是重要的、重大的、很想做好它，但是我们无法开始做它，因为我们害怕迈出第一步，怕第一步实行不好就会影响之后的走向。结果就一拖再拖，今天在想等想法成熟一点之后再做，明天就想等时机更恰当就做，还有后天就忙着约会去了。于是又一拖再拖，一度怀疑自己是不是拖延症晚期了。

天下武功，唯快不破。要想打破这种一拖再再拖的循环，最实用的招数还是立即就做。在做之前我们还要做一个最重要的动作——分解，将巨大的事件分解开。这个动作说起来轻松，能做到的人却都没说过它轻松。

分解的过程就要我们充分的思考，思考巨大事件的分解规律、实施步骤以及优先级，将你的想法具象化。整个过程不易持续过长，清晰的思维是不会维持很久的。用做一盘照烧鸡腿举例分解过程。

分解

有天你好好地逛着微博，突然刷到了一夫食堂的一条照烧鸡腿的微博教程。这条教程简直写的闻者特想吃见者落口水，直教人感叹世上本该有此美味才完满。于是连炒饭都不知道是炒生米还是熟饭的厨性大发，势要做一盘堪比卖家秀的照烧鸡。但是准备下手的时候你又懵逼了，是该先养鸡呢还是先孵蛋呢。

毕竟心急吃不了照烧鸡，面对无从下手的烹饪过程，首先应该做的就是分解。

先把照烧鸡的制作过程分解成三个清单：

制作过程
准备步骤
食材购买

按照优先级排好顺序：

食材购买
准备步骤
制作过程

现在，做照烧鸡的思路是不是清晰了很多。巨大的事件被分解成小任务的时候做看起来是不是轻松一点，也给你完成这件事增加了一些自信。

接下来一定要把每张清单都详细的完善，一定要特别详细，详细到看一眼清单就能马上知道接下来应该干什么，非常具体，以免再度产生畏难心里时候无所适从。这样万事开头难的魔咒基本就被破除了。

执行

列好清单就是为了便于执行，最难的第一步已经成功走出，接下来顺着你的思路将分解开的任务一项一项的展开来完成，快速行动。此时在你面前的就不再是一个庞大的无从下手的事件，而是几个完成起来比较得心应手的事件。如果分解开来的几个子事件理仍然有个别很难下手的，继续分解！直到每一项事件都在你控制的范围内。

其实分解到执行，就是一个将想法具体化的过程。就好比路边突然有一个老人昏倒了，你冲上去帮忙，此时周围围拢了群众，你扶着老人向人群求助“谁能帮帮忙？”。此时群众的反映大多都是掏出手机打120或者七嘴八舌，那么，老人的抢救时间就被耽误了。但是如果你扶着老人想人群求助“穿校服的女孩儿你立刻打120；蓝衣服的大哥你帮我把老人放平；戴帽子和推自行车的阿姨来维持一下现场秩序，疏散人群，给老人充分的呼吸空间。”这样，基本就可以保障老人以最好的状态等待120到来。

当你在面对复杂的事件时也可以寻求他人力所能及帮助，有人共享清单会让你的进度更快，也会让你更轻松。

阶段目标

做事情一定要有截止时间和阶段目标，没有阶段目标的任务就是一个永无尽头的任务。你可以回忆一下今年年初时候你设定的计划，在没有阶段目标的情况下，你确定背了一本单词书么？你确定减掉了五公斤的体重么？有一件事还是可以确定的，今年的计划可以挪到明年继续用了。

人的惰性较难克服，大家对待自己难免都会手下留情，所以阶段性的目标就必不可少。阶段目标可以督促你完成进度，回顾事件状态，避免进入到白忙一段时间的状，今天在大事件上对阶段目标的突破会为明天完成任务时开拓更宽的方向。对待阶段目标的态度是：说死，讲准。自己定好的目标唬弄自己就没意思了。

如果你越是想做的事情，越是无法开始，可以试试巨大事件的分解法。如果你学会了，可以尝试去做一盘照烧鸡了。

（完）

本文做时间管理的厨师：巨大事件的分解料理法于 2016 年 01 月 09 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类时间管理。标签目标，计划，任务清单，时间管理。

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新版 Worktile 使用体验

2015-10-19T08:35:00+08:00

Worktile 是一款结合看板任务管理、日历、在线文件文档、话题讨论、进度简报等功能，帮助团队规划项目、管理任务、追踪进度的高效协同工具。

大约一年前，褪墨在《使用 Worktile 实践高效团队协作》中分享推荐了 Worktile 简洁易用的看板管理。如今一年过去，Worktile 团队去了全国6个城市，走访了近千支团队后，终于推出了全新 V4 版本，并在新版中带来了长串的新功能。

新版 Worktile 最明显的就是界面改变，整体颜色更加鲜明有活力。精简侧边导航和去除顶部栏后，看板内容可以展现更多任务列表和更多任务卡片，使看板管理更加方便。

让人惊喜的是工作台的改变。工作台依然聚合与个人相关的【我的任务】、【我的日程】和【我的邮件】。不过新版本中，Worktile 将看板的元素融入到【我的任务】中，出现了「分配给我的任务」，「今天要做」，「下一步要做」和「以后要做」四个 GTD 式的看板列表。相比以前【工作台】简单地任务陈列，GTD 列表的看板任务管理无疑是个人效率的飞跃。用户可以通过看板汇总所有分配给自己的任务并进行再梳理，通过这样的方式加强对自己工作的掌控性。但是，我觉得个人不仅只有「分配给的任务」，还会有自己想做的任务（不属于某个团队项目），如果【我的任务】能让我直接在这些列表上添加自己私人的任务就更好不过。不过，用户可以通过创建个人项目来管理自己的私人任务。

搜索在新版 Worktile 中也得到更多的重视。随着一个团队的成长，任务、文档、话题等增长，搜索必然变得不可或缺。Worktile 改进了搜索系统，增加了全文搜索等功能。我觉得对我来说，最好用的莫过于通过条件筛选器里的「我创建的」和「我关注的」快速地定位到自己关注的任务。只是搜索结果列表略简洁，如果能显示任务现在所在的列表名和最后一次更新时间，或许将更加方便查看。

在其他很多地方，Worktile 也添加有很多新功能，如：微信接收通知消息，更全面的团队主页，等等。

随着 Worktile 的成长，可以看到它不是局限于去成为一个满足客户需求的团队协作工具，而是目标成为会引导用户找到他们所需，形成有成长性的最优团队协作方式的工具。

最后引用 Worktile 希望传达给用户的价值，希望 Worktile 不断迭代，引导更优秀更有效率的团队协作。

你们是轻松又高效的员工，与之同时，要让你们享有随时知道你们身边信息的权利

我们希望你们是时间的主人，而不是时间的奴隶

我们希望你们的团队中没有因为信息不对称产生低效甚至是误解，进而让团队失去方向

我们希望你们有目的性的交流，明确清楚每一件任务的目标，以及知道该如何做好它

我们希望你们每一个人都是团队的灵魂，你们每完成一件任务都在驱动团队在正确的道理上勇往直前

（完）

本文新版 Worktile 使用体验于 2015 年 10 月 19 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类推荐软件。标签工具，团队协作， Worktile 。

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我的时间管理与方法论

2015-09-24T08:21:00+08:00

本文来自奔跑中的奶酪原创投稿。

导读

是否还记得小时候的梦想？小时候吹过的牛逼现在都实现了吗？长大了遇见一个全身心喜欢上的人，却因为自己不够好而没能留住对方吗？工作了遇到很多优秀的人，可他们比我们还要努力，是这样的吗？夜晚常常带着一丝伤感入睡，回想那时的壮志满怀，总会因为虚度年华，碌碌无为而感到愧疚，时间总在“不知道该做什么”中悄悄流走。你可曾知道人的一生其实只有900个月，而这其中最美好的年华 “青春” 也不过10年, 20年的时光，平凡的我们，梦想着不平凡，你能忍受在这人生最美的年华 “青春”里，却只有浑浑噩噩的苍白吗？不，当然不，青春？什么是青春？青春是生命还有着丰富可能，并为了这可能而努力提升自己的过程。

诚然，现实有很多无奈，背景和天赋我们都无法控制，然而“努力”却是我们可以控制的，“你知道洛杉矶凌晨4点的样子吗？”，“不知道，不过我知道广州凌晨4点的样子，满天星星，寥落的灯光，行人很少”。结合自己的事实，下面谈一谈我的时间管理与方法论。

时间管理的核心

时间管理有很多种方法，而GTD（全称：Getting Things Done）就是其中一套行之有效的方法，也是现在最受欢迎的方法。Getting Things Done翻译成中文就是“把事情做完”，GTD的核心理念概括就是 “通过记录的方式把头脑中的各种事情移出来，然后整理安排自己去执行”。带着一些自己的理解，下面谈一谈我对GTD的理解以及方法论，GTD的核心步骤为五步：收集、处理、管理、执行、回顾。

1. 收集 —— 收集记录

人的大脑能储存很多东西，但有限，不要相信某事情发生后过了一段时间你还能记得，释放大脑的储存负载，让大脑着重于去思考，平时有什么信息、任务和灵感要在忘记之前用工具记录下来，使用的工具要尽可能的方便，易用，便捷。

2. 处理 —— 处理分类

只有及时处理信息，对信息及时做出决定和归纳成类，你才能避免信息的堆积和碎片化，处理信息时采用二分钟法则和四象限法则，二分钟方法就是如果一件事情两分钟内能解决的事情，无论是何种事情，马上着手解决掉，如果不能再进行分类。分类则采用四象限法则，四象限法则是把工作按照重要和紧急两个不同的程度划分成四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。

3. 计划 —— 计划安排

除了既有的日程安排外，可以设定每日，每周，每月，每年你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理论，前天晚上睡觉前设定第二天最重要的三件事，起床后就可以开始着手这三件事了（同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”，每年的“三只青蛙”）。每周要做的事采用习惯21天效应，一件事只要坚持21天就能习惯成自然，成为一种习惯。每月要做的事采用日历行程表的方法，将每月要做的事排进日程表。每年要做的事采用原望清单法，让自己每年都有收获和进步。

4. 执行 —— 坚决执行

执行是Getting Things Done最关键的一步，也是成功与否的关键，要言行一致，制定了计划就一定得做到，这能很好地提升你的自我认同感。执行时你应当在不分心的情境下，一次只执行一件事，既不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。采用番茄工作法，将番茄时间设为25分钟，专注工作，中途不做任何与该任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后短暂休息5分钟继续番茄时钟，每4个番茄时段可多休息一会儿。番茄工作法极大地提高了工作的效率，还会有意想不到的成就感。

5. 回顾 —— 回顾检查

目前我采用的是一周回顾一次，采用PDCA循环法对长期目标、中期目标和短期目标进行回顾，对工作和其它事情进行回顾，看看哪里做的不好，需要改进，重新做出调整计划。这样能使得计划更有效地进行，更加合乎工作程序的逻辑。

我的时间管理方法论

智能手机在日常生活中扮演着重要角色，我们依赖并已经离不开智能手机，原本应该是用“碎片时间”拿手机处理事务与放松，现在却让手机把我们的生活“碎片化”了，我们总是不小心就会在手机上耗费掉大量时间，但我们从中获取的收益却远不如期望中的大，如何妥善地使用手机值得我们深思，下面谈谈我用手机做时间管理的实践方案。

做一只”大公鸡”

时间管理往往都是从早睡早起做起的，诚然，要做到早睡早起不会是件轻松的事，有时甚至是件折磨人的事情，但就是这样一个早睡早起的改变，它会像一根线一样牵动着其他东西一同改变，让你变得不一样，让你终生受益。除了精神状态会变好，一天时间会变“长”外，早起吃一份自己喜欢的早餐会让你更从容地应对新的一天。

Sleep Cycle是一款可以很好的记录你的睡眠质量，甚至可以改善你的睡眠质量的APP, 其原理是监测你的睡眠深度，然后在浅睡眠阶段温柔地把你唤醒，让你如同自然醒般的舒适，醒后大脑能保持高效率运转。

不要总是想着再小睡一会儿 (其实就是赖床)，那只会让你更加想睡，更加没法起床，咬咬牙告诉自己只要两分钟，两分钟我就能清醒了。就像一句话说的，你总想做一个优秀的人，做一些惊天动地的事，可是你连早点起床都做不到。如果是工作的原因没办法早睡早起，那也要让自己的作息时间规律起来，没办法做早睡早起的大公鸡，那就做晚睡晚起的猫头鹰。

更简洁的To-do List

To-do List对于时间管理的作用不言而喻，它能够让你明确接下来要做什么，先做什么，什么最重要，让你的工作更顺畅、有条理、更有紧迫感。比如，临睡前列出明天最重要的三件事，起床后就可以开始着手这三件事了。

Clear是一款方便快捷的轻量级To-do List应用，令人上耳目一新的设计和交互方式，只为用户提供待办事项列表，没有任何复杂的功能，可以各种手势对Clear进行操作，学习成本低，上手极快。

我的使用经验是: Clear主要用于偶然灵感的记录，简单的文字记录，短期事件的提醒(1-3天)，还有就是购物清单，记录的原则是不要让Clear列表清单过于碎片化，判断是否能加入Clear列表采取两分钟原则，两分钟内能解决的事情，无论是何种事情，马上着手解决掉，如果不能再加入Clear列表。

日历行程表终结者

备忘录、日历和提醒事项是构成手机日历行程表的核心要素，备忘录主要用于记录文字或者用作粘贴板存放一些需要经常复制使用的东西。日历是以时间顺序为线索，将所有事件组织起来。提醒事项则一般是应该尽快完成的事情。提醒事项与日历中的添加事件很相似，最大的不同就是事件的组织形式，日历以时间顺序为线索，而提醒事项可以对事件性质进行分类，如可以分成工作、生活、学习等。所有有日期要求的事件，写入日历，没有具体日期要求的又是两分钟做不完的事件，写入提醒事项。会干扰你当天的工作重点的事件，写入日历，不会干扰你当天的工作重点的，属于未进行划分的工作，写入提醒事项。日历的事件尽可能要少，一旦设置就要认真按时完成，提醒事项一旦设置就要尽快完成, as soon as possible.

AwesomeNote是一款创新的笔记和待办事项管理应用，也是奶酪认为在iOS上最好的笔记应用，精美的界面，层次分明的文件夹分类，最重要的原因是它能同步原生日历和原生提醒，还能同步到Evernote (印象笔记)，这使得AwesomeNote能够在手机端和电脑端同时使用，这很重要。

我的使用经验是: 日历和提醒事项使用手机原生工具，然后同步到AwesomeNote中，用Clear做短期计划，用AwesomeNote做记事本、有规律的循环事件、中期长期计划，包括：

日记 —— (标注格式为日记) 每天写的日记，我用的方法是问答式记录：今天学到了什么知识，是什么样的状态，有什么新闻，遇到了什么人，有什么进步和值得反省的事。旅行日记通常图片会比较多，我的选择是用百度网盘来保存。
纪念 —— (标注格式为纪念日) 家人朋友的生日和重要的纪念日，设定在该日期的前一天提醒你，然后送上你的祝福和惊喜吧。
待办 —— (标注格式为任务) 需要做计划去办的中期和长期事项，比如年度愿望清单，瘦身计划等。
原生日历 —— 日历的事件尽可能要少，一旦设置就要认真按时完成。
原生提醒事项 —— Clear用于短期（1-3天内）的事件提醒，原生提醒事项用于每月有规律的事件提醒。

优秀是一种习惯

古希腊哲学学亚里士多德说过 “优秀是一种习惯”，一些优秀的人之所以能够创造出令人瞩目的成就，是因为他们在日常生活、工作和学习中养成了各种各样良好的习惯。优秀是一种气质、优秀是一种状态、优秀更是一种习惯。一个人的习惯往往就是一个人性格的缩影, 我们的一言一行都是日积月累养成的习惯。如果说优秀是一种习惯，那么懒惰和平庸也是一种习惯。

Habit List是一款极简设计风格的习惯养成应用，界面精美，操作简单，直观的统计功能，还有灵活的周期设置功能，唯一的就是缺点是没办法跨平台使用。

好习惯的培养和坏习惯的改正都不会是轻而易举的，习惯养成需要循序渐进，由浅入深，由近及远，需要宁少勿多、宁简勿繁、宁易勿难。先找一个比较容易做到的，做起来有兴趣的，很快就能尝到甜头的，而且能不断受到自己和周围人激励的习惯开始，一个习惯如果坚持了21天就给自己一个奖励吧，如果没有坚持下来那就给自己一个小小的惩罚吧。

番茄能治拖延症

明明知道那件事必须要做了，可就是迟迟不能开始，再给两分钟培养培养工作情绪，然后拖拖拉拉了半小时，工作时随手刷刷朋友圈，结果把手上的工作给放下了，这就是 “如果还有明天，你的工作是永远没法做完”的原因。番茄工作法是简单易行的时间管理方法，在一个个短短的25分钟内，收获的不仅仅是效率，还会有意想不到的成就感。

pomotodo是一款结合了番茄工作法和To-do List的在线工具，多平台支持，可惜暂时没有Firefox拓展，是用电脑工作时番茄工作法的绝佳选择。操作方法很简单，首先规划好今天要完成的几个任务，选择其中的一个任务，设定番茄钟直到番茄钟响起（25分到），休息5分钟后（喝水、活动、回QQ，看手机信息都行），开始下一个番茄钟，每四个番茄钟后，休息25分钟。中断如果遇到非得马上做不可的事，那么停止这个番茄钟并宣告它作废，完成这件事情之后再重新开始同一个番茄钟，如果是不是必须马上去做的事，在列表里标记下来就可以了。

Forest是一款创新性的应用，它创新性地将番茄工作法与种树的小游戏结合，当我们需要专注投入一件事情时，用Forest种下一棵树，其间Forest会默默倒计时监督用户不要碰手机，只有在不退出应用的情况下树才能成活，退出则会直接导致树木枯死，以勉励用户中途不要碰手机，旨在帮助用户戒掉“依赖手机”的坏毛病。

我认为的时间管理

我认为任何工作都应该要有计划，以明确目的，避免盲目，使得工作有条不紊，循序渐进。有计划的生活能让你的从容不迫地度过每一天，很多时候的压力来自于我们不知道自己接下来该干些什么。GTD时间管理可以帮助我们合理地安排时间，高效地提升工作效率，正确地应对工作，让我们成为时间的主人。但是，时间管理的目的并不只是为了在短时间之内做更多的事，让人机器人般工作。高效率和严谨地按计划行事固然好，但如果只是按部就班的话，我们的生活中可能会出现一些缺失的美好，我们应该发挥人的主观能动性，让我们的工作带有创造性。

所以，我认为的时间管理的是让生活「慢」一点，让你「没有压力」地去做一些自己喜欢的事，让你的「从容不迫」地度过每一天。

参考文献

（完）

本文我的时间管理与方法论于 2015 年 09 月 24 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类时间管理。标签时间管理， GTD，计划，习惯，日历，效率，工具。

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让工作更高效的五个小习惯

2015-08-25T08:15:00+08:00

本文原文来自 Jess Martin ，翻译投稿来自 Worktile 。

你可以让 35 小时的工作等同于 80 小时的工作效率么？作为一名程序猿的资深创业者 Jess Martin 的答案是可以。他过去为了提高效率，曾试过没日没夜的工作，但是现在他找到了更好的方法。也许你不能相信，人们并不是生来就有 get-it-done 的基因。提高效率需要你去尝试，修正错误并反复练习。甚至是允许自己在一段时间内倦怠。

Jess 说当他依赖天赋去度过宝贵的大学时光时，他走的非常艰辛。他其实是一个“能力受害者”。因为升学对他来说一直很容易，他并没有经历修炼和提升的程序。不可避免地，当 Jess 的天赋只能带他走到这么远时，他第一次发现上学对他来说有点难。

更加有趣的是，直到 Jess 触及到他天赋壁垒的时候，他才开始真正做成事情。下面他跟我们分享了这一过程中他所学到的最有价值的课程。

限定工作时间：你不能保证每个小时都高效

在他研究生毕业后的第一份创业工作里，Jess 在他的盘子里放了太多东西。从全责开发到项目管理，他把每周 80+ 小时投入工作。这显然不可持续，然后理所应当的，他崩盘了。

从那时候 Jess 开始限定工作时间。相比于之前让工作充斥于他生活的每分每秒，甚至占据了他吃饭和睡觉的时间，他强制自己每周工作只工作 35 小时。

帕金森定律表明，有时投入更多的时间只会使工作变得更为繁琐。所以 Jess 严格执行他的 35 小时工作制。“这是学习流程作业的开始，也让我理解了效率和效用的真正含义”，他补充到，“突然间我就可以用 35 小时完成四项工作了”。

保持平和心态

对 Jess 而言，让自己变得更高效的过程经历了一个艰难的学习曲线。在没能高效利用时间的时候，Jess 学会了宽容自己。如他所言，你不能保证所有时间的效率都一样，它们之间差远了。

这样的例子有很多：他可以只用一个小时规划接下来 100 天的工作，紧接着却花费很多时间去回复一堆邮件；对于后者，他在学着接受这样的状况。

“当我意识到我本可以在一个小时内更高效，但我没有做到，我就会产生负罪感”，他解释到。但是很快，他发现这并没有给自己带来任何好处。

“负罪感并不能成为驱动力。如果你在刚刚的一段时间内状态很糟，那么自责并不能给你任何帮助，它只会让这个错误延续下去”。对此 Jess 的策略是过去的就让他过去，向前看，关注下一小时。

摆脱负罪感并向前看有时很难，但当他终止这样的低效率输出后，他的负罪感往往可以得到缓解。即使暂时没有达成目标，他也不会要求自己非完成不可。为此，他发明了留出空档时间这样的创造性方法。

留出空档时间

Jess 相信，要想真正实现高效，就不要把每天安排的太满。他将事件之间的空余时间称为空档，这给了他一段自主的时间去切换到下一个事件。日历工具常常诱导人们把事情排的一个接一个，然后很快就几乎没有喘息的时间了。一个没有空档的日程表简直是你搭乘倦怠列车的车票。

Jess 喜欢用满负荷的高速公路做类比。一个满负荷的高速公路其实和一个满员的停车场没什么差别，你无法满足任何额外的需求。哪怕你只是犯了一个小错误，结果都会是一场车祸。

每个人对空档时间的利用都不尽相同，对 Jess 来说，这是帮他找到工作和生活间平衡点的好办法。

找到你的平衡点

Jess 说，完美的一天需要精神和肉体的多重激励。为了从精神上激励自己更好的完成任务，他试图在工作和生活间寻找一个平衡。

在驱动项目的日子里，每当他埋头代码几小时后，他就会找个时间去和朋友小聚。“这样我可以和别人交流”，给繁重的技术日程加入社交的元素，让他觉得自己依然鲜活，并且很容易保持效率。

有时，运动是他克服繁重工作的另一个方法。“像我现在就穿着运动服，这个上午效率非常低，所以稍后我打算去跑一会步，我希望这可以提升接下来的效率。”体力运动对 Jess 来说有两个目的：一方面可以先回退一步，然后站在未来视角重新评估现在的进度，另一方面内啡肽的释放也可以让他为项目注入更多能量。

构想美好前景

构想最终结果是开始一个项目的非常高效的方式。当 Jess 打算花时间构思新项目时，他通常会从结果入手。

“我试着先去设定最终结果，然后从结果去逆推我该如何达成这个目标”。Jess 还喜欢在构想结果时提高标准，他认为这样可以降低无法完成任务的风险。

举个例子，如果他正在写一篇博客，他会在给定的时间内设置一个更早的截止。因为当他真正需要的是做文章大纲的时候，他可能会花费太多的额外时间进行网上搜索或者起草一个吸引人的介绍。

（完）

本文让工作更高效的五个小习惯于 2015 年 08 月 25 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类个人提升。标签工作，效率，习惯，生活，心态，工作狂。

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吾日三省吾身

2015-06-09T07:40:00+08:00

本文来自 @爱德华GTD 原创投稿。

我用了一年的时间证明了通过不断反省是可以改正错误的，我总结了这一年的实践经验，对反省系统进行了优化，使其更合理、更有条理，最终写成此文。

一、为什么要自我反省

曾子曰：吾日三省吾身，为人谋而不忠乎？与朋友交而不信乎？传不习乎？——《论语·学而》

曾子说：“我每天都多次反省自身：替人家谋虑是否不够尽心？和朋友交往是否不够诚信？老师传授的知识是否复习了呢？”

（一）为了不再痛苦

我们都曾因为过去的错误而困扰着、痛苦着、追悔莫及着，无论是对他人，还是对自己的造成伤害。为了避免重蹈覆辙，我们需要不断反省自己。为了不再痛苦，我们需要记住痛苦与错误。我们要从中找出解决办法，不再犯错。

（二）勿忘初衷，坚持自我

一旦做了违背初衷的事情，你就该去反省自己，这样可以及时把你从偏离的轨道中拉回来。反省可以让你忠于自己，你会时刻记着自己的最初。不要成为自己讨厌的那个自己，如果不进行自我反省，我们终有一天会随着时间的流逝被周围影响而失去最初的自我。我想，再也没有什么比这更可怕的了。

不断地自我反省，不断地改正缺点，不断地完善自己，一点一滴成长起来。

二、我反省哪些方面？

曾子从“为人谋而不忠乎？”、“与朋友交而不信乎？”、“传不习乎？”这三个方面来反省自己。

而我则是从以下方面来反省自己：

日常生活中的“言”：礼貌，谦虚，不语言攻击他人，说话有没有中伤他人，是否说了不该说或是不恰当的话，是否使用了不恰当的语气、态度或是词语等。
日常生活中的“行”：坚守道德，行为在安全范畴，遵守法律法规，遵从价值观，遵从人生准则，在他人需要帮助的时候有没有伸出援手，不应该做什么而去做了，应该做些什么而没有去做等。
其他需要改进的地方：在日常生活中有哪些地方都需要去改进，可以做得更好的？

三、如何建立反省系统

（一）首先要明白自己要反省哪些方面

你要用记录哪些方面，完全取决于你自己，你应该自己决定要去反省些什么。最好是写下来。

（二）收集

收集是反省的第一步，你需要收集你做得不好的地方，这样才能知道哪些地方是需要改进。

我是随时觉察自己的一言一行，因此我并没有固定的反省时间，犯错误后总是可以很快意识到，之后会将错误的内容立刻记录下来。使用纸笔记录或是笔记类软件都可以。

如果你不能很快意识到自己的错误，那么就在晚上来回想当天自己所做有什么地方是需要改进吧。

（三）整理与反省

如果你没有进行反省，那么记录就会变得毫无价值。

晚上的时候我会将所记录的错误整理到笔记类软件里，每整理一条就会反省自己，我会问自己四个问题，并将问题答案写下来。

四个问题：

这个做法为什么是不正确的或是不恰当的？
我为什么会犯错（我心里怎么想的）？
正确的做法是什么？
对于第二点所写，如何阻止自己再犯或是说服自己？

回答问题时要直视内心深处的自己，不要逃避，写出真正的答案，只有这样你才能发现问题的源头是什么。

举个例子：

12月12日 闯红灯: 1. 这个做法为什么是不正确的或是不恰当的？ （1）给生命安全带来一定风险 （2）违反道路交通安全法 （3）如果出事故会给家庭带来一定负担，会让他人伤心 2. 我为什么会犯错（我心里怎么想的） （1）同行人都闯红灯了，自己不跟着走不好意思 （2）抱着侥幸心理：不会被车撞 3. 正确的做法是什么 （1）不在特殊情况下不能闯红灯，不管同行人是否闯红灯，都应该等待绿灯 4. 对于第二点所写，如何阻止自己再犯或是说服自己？ （1）生命安全大于一切，包括“不好意思”，无须理会他人是否怎么做，生命第一。 （2）在安全方面抱着侥幸心理，不可取，代价巨大 

每一次反省，都是对自己的警醒。这个反省系统不能百分之百地立刻阻止你再犯，但是通过反省与回顾，你会对错误有更深的了解，会逐渐减少错误的发生，直至零。

在开始的时候，我记录了有好多错误，后来就减少到几个星期犯一次错误，再后来就是几个月一次。

如果已记录的错误再犯，不要重新写日期与内容，而是在已记录错误后用括号，在括号内写入再犯日期。同时，如果对四个问题有新的看法就新添在问题答案之后。这样做的好处是减少了日后回顾所需要的时间成本。

举个例子：

12月12日 闯红灯 （12月14日、12月16日） （此处省略……）

也许会有人问，我忘记了此前已经有记录了怎么办。如果你忘记了，那一定是你没有回顾。

（四）回顾

每周我会固定一个时间来回顾所有的错误，为了不忘记那些错误，为了不放过可以让自己变得更好的机会。一次次地提醒自己，什么才是正确的。

四、其他

（一）重要的是你要学会正确面对错误

一旦意识到自己犯错误，就看成是一个学习成长的机会，而不是深陷其中。

你要明白人无完人，有些错误在所难免的，但也有些错误是绝对不能犯的（比如犯罪）。你要学会原谅自己，不要对自己过度苛刻，每个人都会犯错误，都会遭遇挫折。既然错误无法避免，更重要的就是我们如何应对错误，以及避免再犯。

意识到错误的过程中应该是自然而随心的，是一种很放松的状态。不要过度紧张，不要精神绷紧，随心出发。

（二）反省系统基于什么？

什么事情是正确的，什么事情是错误的。什么事情是该做的，什么事情是不该做的。这一切是否需要记录，都基于你的价值观。

五、结语

很多值得我们去学习的文言文，譬如“见贤思齐焉，见不贤而内自省也”，对我也是影响至今。

看见有德行或才干的人就要想着向他学习，看见没有德行的人，自己的内心就要反省是否有和他一样的错误。

学习古人的智慧。取其精华，去其糟粕。

（完）

本文吾日三省吾身于 2015 年 06 月 09 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类个人提升。标签反省，回顾，人生，个人提升，成长。

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长日漫漫，十年匆匆

2015-05-01T11:26:00+08:00

本文原文来自 Sam Altman，翻译转载来自 icecutie（36氪）。

Sam Altman 是硅谷知名 Y Combinator 创业孵化器的掌门人。上周 Sam 度过了他的30岁生日，下面36条建议是他从自己过去10年总结出来的人生经验，很多人生经验看上去或许空洞，但是 Sam 还是决定用非常精炼的语言把它发布在自己的博客中。对于20几岁的年轻人来说，在如战场的人生路上，稍稍停下来喝口鸡汤总是有益的。

1）家人、朋友和对你重要的那些人，千万不要降低他们在你心中的优先级。知己若干胜过朋友千万，偶尔与朋友彻夜长谈，聚会要时不时参加。

2）生活不是彩排——这大概就是生活的真谛。所以要把握光阴！人生苦短，时光飞逝，去做那些真正让你感到开心和满足的事情！百年之后，能被人记起的有几人，所以别做那些让你不开心的事情（不要为别人而活）。不喜欢的人，不必费心去讨好。将负能量的人请出自己的生活。千万不要消极。自己想做的事情就去做，别给自己找借口。

3）如何成功：做正确的事（这点经常被人忽略，但却是关键所在）。专注，相信自己（尤其是别人打击你的时候），找到那些能够帮助你的人，跟他们建立关系，锻炼慧眼识人的能力，努力去做事！原创性思维能帮你弄清楚你到底应该做什么。

4）对待工作：一份自己都不太在乎的工作，是不可能干得出色的。如果你不热爱自己的工作，你的人生也不可能收获完整的快乐或满足。全力以赴地工作——这样可能会冒犯一大批人——但是别因此而忽略了生活的其他部分。把目标定在做到所在行业的顶尖，即使没有实现你的预期，你最终也会惊讶的发现自己已经处在了一个很不错的位置。找到自己最高产的工作方式，不要让自己的时间因为不合理的组织、低效率等原因而白白浪费。不要害怕冒险，尤其在职业生涯的早期。许多人在选择职业的时候相当随意，你应该慎重思考自己到底喜欢什么，自己在哪些领域可能会取得成功，试着去和行业内人士多聊聊。

5）对待金钱：不管金钱能否买到快乐，它能买到自由，而且这非常重要。诚然，金钱的缺乏会让你陷入巨大的压力。但是，赚够交房租的钱比赚够买私人飞机的钱，前者更利于你的健康。赚钱往往比花钱有意思得多，但我在款待朋友、旅行、节约时间、获得新体验等方面从不吝啬自己的金钱，因为我坚信这些钱花的值得。

6）多和人交流，减少碎片化阅读，多阅读长内容，少看电视，少花时间上网。

7）不要浪费时间。许多人浪费了自己绝大部分的时间，尤其在商业领域。

8）避免任人摆布。Paul Graham曾对我说，“人可以变得十分可怕，但你无法预测那个人会是谁”。（自信和傲慢有很大的区别，很明显，应该努力让自己做到前者）

9）给自己清晰的目标，每天的，每年的，每十年的。

10）尽管计划性十分重要，但是当一个绝佳的机会来临的时候，要有不顾一切的勇气去抓住它。努力的一个好处就是，会不断的有好机会出现，但机会来临时要不要抓住它，仍然取决于你自身。

11）和聪明、有趣、有野心、有抱负的人一起工作，选择这样的老板或者雇佣这样的员工（事实上，工作最令人满意的部分就是可以和非常优秀的人建立深度的关系）。行业顶尖人才、尚不出名但极具潜力的人，多和这样的人在一起，你和什么水平的人相处最久，就真的可以达到他们的平均水平。

12）最小化你的认知负荷，减少无关紧要的干扰。在这点上做的不好的人太多了，所以重点强调这一点。去除你生活中的干扰项，建立强大有效的方式来避免你的心理周期被堆积如山的琐事所控，尤其在工作中。

13）控制个人消费，别花钱太快，光这一条就能给你的人生带来很多机会。

14）夏天是最棒的季节。

15）无需过分焦虑。人生中的很多抉择远没有看上去风险那么大。大部分人过于规避风险，所以很多建议都倾向于保守。

16）问问自己想要什么。

17）如果你觉得你会后悔当初没干某件事，那你应该马上去做。人们通常更多地去后悔没干某件事，而不是后悔干过某件事。如果你在犹豫要不要亲Ta，答案是——亲！

18）锻炼身体，健康饮食，良好睡眠。经常亲近大自然。

19）伸出手去帮助别人。人生不如意十有八九，对陌生人要充满善意，即使是在不要紧的事情上。

20）青春是最美好的年华，不要浪费。事实上，在你二十几岁时候，我觉得完全可以抱着“我需要理财，但不是现在”的态度。因为世界上所有的财富也买不回你逝去的青春。

21）多跟爸妈说爱他们，尽可能多回家看望父母。

22）没有过不去的坎儿。

23）贪婪地学习。

24）经常去尝试新鲜事。这点非常重要。尝试新鲜事，不仅能让你感觉到时间变慢、增加你的快乐、让你的生活变得更有趣，而且可以防止思维方式的僵化。在你的个人和职业生活中，不断地去挑战、尝新、冒险。

25）还记得那些年，你是多么深爱着你的另一半吗？请一如既往的爱他/她。还记得小时候你收到礼物时是多么的开心和兴奋吗？请一如既往的像孩童般兴奋与开心吧！

26）不要欺负他人，不要过河拆桥，谨慎的选择你的战场。

27）谅解他人。

28）不要去追求地位。缺乏实质的地位毫无用处，而且不能使你满足。

29）凡是要把握好度，适可而止。大部分事情在适当的范围内即可，需要走极端的事情极少。

30）存在性焦虑是生活中不可避免的一部分，在重大的人生事件和刚经历职场重大跨越的时候，存在性焦虑尤为明显，它很容易影响那些聪明而有野心的人。我觉得很多人拼命的工作就是为了让自己少花时间去想这些问题。其实焦虑没什么大不了，不只是你一个人这样，大家都在焦虑。

31）心怀感恩，正确看待问题。不要过分抱怨，不要对别人的成功心怀怨恨（但是记住有人会对你的成功耿耿于怀，学会忽视它）。

32）多干，少说。

33）如果时间够久，任何事情你都能适应，无论是好事还是坏事。这是人类了不起的地方所在。

34）行动之前先思考几秒。生气的时候停下来思考几分钟。

35）不要太快对他人做出评价，你永远不会了解故事的全部，他们行为背后的原因。保持同理心。

36）一天很长，但十年很短。长日漫漫，十年匆匆。

（完）

本文长日漫漫，十年匆匆于 2015 年 05 月 01 日发表在褪墨·时间管理，转载请注明出处。

分类生活金点子。标签人生，生活，工作，感恩。

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