在上一篇《更智能的待办事项清单（第一部分）》中，谈到了一些关于如何提高你的待办事项清单的质量的基本东西和为什么的问题，以及“下一步行动”的概念和身体力行的重要。这一篇我们将继续深入讨论。

• 着眼于当下的事情

如果你能够，或许也应该能在同一时间关注不同项目的“下一步行动”（这些就是现在应该做的事情），这是区分真正的“下一步行动”以及也许以后某个时间才需要处理的普通项目的关键。要确保不要把你的待办事项设为遥远的计划。

1. 现在，现在，现在

要避免在自己的眼前堆满各种各样无法完成的待办事项（或者是目前暂时还没法处理的任务）。也许你还想给未来可能出现的一切事件都做一个周详的计划，这些可都是不应该写在你目前的待办事项列表中的事儿。你的待办事项列表应该是个专门来放置当前任务的地方。把你的那些什么远期计划啊，什么材料啊都，还有你的约会，都该放在哪儿放哪儿去——放在项目文件夹里，记在手机日程表上。

记住，理论上，你应该能够在你的清单上随便选取一条，在合适的环境下使用恰当的工具，立即就能够展开工作。对于工作展开过程中新发现的附属任务，把他们放在任务清单的后面；如果别人说你做的怎么都是小事儿啊，你也不用为此而感到难堪，关注能够推动项目进展的小事很好啊（能够完成这些任务就更好了）。

2. 整理、抛弃和重构

养成一个习惯，把你的清单上的任务分成：已经完成的、不能完成的和需要移除的。为了更有效率，你的列表应该是“即时更新”的——它就像一个多功能的仪表盘，只不过他的作用是帮助你处理手头上的工作。牢牢记住：你的待办事项清单不是抒写你的雄心壮志的地方，也不是事到临头抱佛脚的地方。经常尽你所能的把任务分解细化，果断的把属于其他地方的任务踢开（或者删除）。

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因为每天43folders.com都有新访客，我就开始想也许再次谈谈我们最受欢迎的热门话题，复习一下如何保持一个好的待办事项清单。也许这其中的很多内容对一些人来说已经是老生常谈，但是这也是个好机会，去复习一下那些强大的好习惯和好模式。

• 烦恼什么呢？

以我的经验来看，在迎接生活的挑战的过程中，我的最大成果之一就是保持一个聪明的、可行的而且随时更新的待办事项清单。尽管清单上的事务也许每天变化，但是当事情似乎不受控制的时候，我能够用它训练自己保持专注。事实上，我的待办事项清单的健康状态常常反映出我的工作效率的健康状况。（也是我工作压力的晴雨表）。情况好的时候，我的清单能够高质量的引导我的决定，而且能从优先与效率方面帮助我处理一些意外事件。在状况不佳的日子，它就变成了我快速从新评估团队状态然后做出决定改变的最可能的因素。

当然你可以就什么是最适合你的任务管理方式和方法做详细的探讨，但是毋庸置疑的是，将你的任务清单从大脑中搬出来然后记录下来是非常有益处的。当然这并不是指草草的列出繁忙的一天的流水账（即使这样它也许还是可以改变你的生活）。试着去把你的待办事项清单当做一个负责人的解决问题的计划，着眼于你近期的努力方向和关注目标。

• 剖析待办清单

待办事项清单的最初目的是列出你能够而且应该完成的任务。也就是说，直到你发现在你的待办事项清单中有多少项目其实不应该写在这里，或者相反，一些没有列在上面的项目却是应该写下来的，你才真正搞清楚什么是待办事项清单。

最好最有效的清单一般都有这些特点：

1. 它是可行的
2. 它可以在一定的时间内完成
3. 它是一个指向清晰的目标的有价值的过程
4. 你是完成它的最佳人选

浏览一下你自己的待办事项清单，你是否看到一些潜在的麻烦？注意到有一些条目让你产生厌恶感？有一些神秘的任务看上去不知从何下手？别担心。我们会立即修正它。

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每当我与那些对Lifehacker有些了解的人谈话的时候，无论对方是一位读者，还是记者，有一个问题总是免不了的，那就是：“你是否按照Getting Things Done去做呢？”我的回答总是非常诚实的一句：“部分吧。”

我读过好几遍David Allen的书，显然David对他自己的方法理论有着充分的理解。但是，就我个人而言，完全的遵守GTD，对我这个头脑简单的普通人来说，实在是太复杂且难以掌握了。因此，我把我的GTD瘦身到了只有最精简的骨架。在剔除一些术语、缩写以及附加的东西后，养成了一个能够完全改变我的工作生涯的习惯。简言之，我可以用短短的一句话描述我的GTD系统。

做出三个列表，每天和每周对它们调整和修正

这句话是我三年来阅读和写作关于Getting Things Done的文章的总结。除了我常用的电子邮件收件箱和日历，我又往我的工作日程中加入了三个列表，我每天和每周都会对它们进行查看、修改和再修改。

• 三个列表

下面是我的这三个列表：

1. 任务列表。我的任务列表是关于我最近（比如，下个月）要做的20件小事的列表，它们都是非常容易做到的事情。这个列表相当于David Allen的“下一步行动列表”。我的任务列表上列出的都是我给自己制定的任务，所以我对于在上面记录的东西以及记录的方式都非常仔细。此处是更多关于做出可行的任务列表的方法。
2. 项目列表。Allen把“项目”定义为一项有着若干与之相关的子活动的工作。（比如，“打扫干净厅里的橱柜”是一个项目，因为它包括很多子活动：“把书分类整理到图书馆的传动箱”、“清空没有贴标签的箱子”，等等。）Allen说大多数人会有100个项目，而我发现我同时进行的项目不超过10个，也许这是因为我比较缺少雄心壮志，或者我有责任恐惧症。但是就我而言，短期的项目会让我感到轻松灵活；另一方面，长期的项目会转变成一串非常令人头疼的讨厌事，一直等着我到死还做不完，看到它，我就失去了生活的兴趣，而想立刻钻到洞里咬指头，因为我想着“我永远也不会把这个做完”。显然，这不是做列表的用意。
3. Someday/Maybe列表。这个列表的名字本身就很好的说明了它的用途。这个列表列出了我还没有做、也许将来也不会去做的事情。像“学意大利语”、“建个BSG迷的网站”和“跑一次马拉松”就被记在这里。这是一个让我的想象力任意驰骋的列表，我会在上面添上任何我将来有可能实现的目标和任务。Someday/maybe列表用于让我大胆的做梦，而不用去想如何去实现。

注意：把这些列表存放在何处完全由你来决定。我喜欢文本文件（.txt文件）和一款我最爱的文本编辑器，所以我只把它们放在三个.txt文件里。你也可以用Remember the Milk、Outlook或Tada-List，这些完全取决于你，只要保证你所使用的工具不会太干扰你，而且你用的很满意。

一旦你做出了列表，你要确实常查阅它们，才算是真的有用。

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不知道在你身上是否曾经发生过这样的情况：你的老板站在你的面前让你马上提交文件时，你却发现它不见了；或者是为了找到需要的报告不得不让在电话另一端的客户等上好几分钟。

如果你有过这样的经历的话，你就会体会到，尽管你平日里工作有条不紊，深受老板和客户的赞许，可就因为这个关键时刻的遭遇，而让他们倍感失望。倘若你的工作是帮助别人的话，要是你需要的信息总是找不到，该会浪费别人多少时间啊。

想象一下，当别人问起某事时，你微笑着，从容地打开一个非常有条理的文件编排系统，径直取出文件，快速给出答案。这真的令人映像深刻！你必须把它归功于高效的文件编排归档方法，不管这听起来有多么枯燥无趣。

• 节约时间

在一个典型的工作日里，我们往往要处理很多文件、报告、图表、还有一些其他文件。有洪水一般的数据从各个方向涌来等着我们处理，通常我们还要将这些数据保存起来稍后再提取出来。我们希望在需要的时候就能立即拿到这些数据能够，以便于作进一步分析或者是写总结报告或者是做演讲稿。

然而，实际情况往往是我们浪费自己的时间（很多时候也是别人的时间）四处寻找数据，而那个数据其实就在我们正用着的电脑里。这样的情况给我们带来了压力。使用数据变得麻烦得多。所以如果想要及时完成工作，我们必须找到更有效更系统的文件管理方法。

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本文由褪墨约稿，来自 时间堂

在我设计GTD笔记本的时候，一直在考虑的一个问题就是“时间管理与时间管理工具的关系”。

我们可以得到魔术道具，但魔术变得怎么样是另外一个问题；我们可以得到倚天剑，但我们的武艺如何是另外一个问题；我们可以到鲁班的斧子，但我们能否做出精美的物品是另外一个问题。

也就是说，如果我们没有掌握方法，工具能够给我们带来的帮助将是很小；而如果我们掌握了时间管理的方法，一个好的时间管理工具有可能给我们带来很大的帮助。

时间管理本身不是一件复杂的事情。人们无法掌握自己觉得复杂的事情，如果我们觉得还没有充分掌握时间管理，那是因为我们觉得时间管理还不够简单。

一个好的工具应该能够把一件复杂的事情变得更简单，而非相反。一个好的GTD笔记本，它的最高境界，应该是可以帮助我们把注意力集中到时间管理本身，而非把注意力集中到工具上。

所以，我希望在GTD笔记本的设计中，体现出GTD中最具实用性的部分：收集、整理、行动、回顾。

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有时候，你会忙的焦头烂额，在深夜里无法入睡，想着是不是把所有的事情做完了，把明天的事情安排好了。有时候，你会变得焦虑，发现脑海中有太多的事情塞满，不知从何事开始。

如果你的事业，学习或生活缺乏管理，缺少成功，主要是两个原因，一是你不懂得管理任务和安排时间的方法，二是你不懂得自律，不能在规定的时间去干自己规定的事情。这两个，在褪墨上讨论的有很多，你可以翻翻《GTD系列》，《ZTD系列》，《自律系列》和《激励系列》等。至于前者，你还可以在网上，书店找到更多的资料，而后者，其实没什么方法，只有自己去克服。

你应该已意识到，自己感到焦虑，忍受压力和错失项目的原因在于，没有把握好什么是该做的。

新年伊始，我建议大家给自己准备一个好的记事本，随身携带，把握自己的生活。当然，我也不否定PDA，智能手机和电脑软件等等。总之，一件你随时携带的，任何时候都可以查阅，添增任务的工具。

• 如何打破这个怪圈？

生活的有序性来自于管理，安排和执行，所以你需要任务清单（待作列表）。但是，任务清单不应该只有在临近崩溃时，才拿出纸和笔拟一张，把每件想到的事都写下来，贴在电脑旁或者塞进钱包，之后照着单子做，暂时松一口气，然后下一次又被这样的常规生活压垮，到达崩溃边缘。这个事半功倍的循环既疯狂又愚蠢——而这就是多数人的生活。

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