《优秀的时间管理和项目管理工具》精品系列：让你了解更多优秀软件，并且学会熟练地使用它们。
在《MyLife Organized不完全应用手册（上）》中，亚拉豪简单地介绍了一下MLO的使用实例和其界面，这篇我们将详细、一步一步地深入MLO在GTD的工作流程。
一切从原料开始 —— <Inbox>
David Allen说过：收集原料是GTD中很重要的一个环节，你要确保自己的收集工具简单快速，否则它就会严重拖累你的系统的效率。
在任何时候，只要MLO在运行，你都可以按下热键（Ctrl + Shit + M）呼唤出快速条目输入功能（Rapid Task Entry）栏：
输入原料名称，也可以如图中同时输入多项原料，一行一项。之后点击“Add tasks”或“Ctrl + 回车”确认。
通过上方的 Parent… 栏，你可以设定这些条目将放入列表的哪个位置（一般就是 <Inbox> 列表）。
回到MLO主程序（Windows + Q）之后，你就能在 <Inbox> 中看到刚刚输入的原料了。
你也可以直接在MLO主窗口中添加条目。选定 <Inbox> 列表，通过右键菜单 -> New Subtask （或快捷键Alt + Ins）来添加子条目。
不可付诸行动 —— <Someday/maybe> 列表
接下来便可以在MLO中处理这些原料了。处理每一个原料时，你都该问问自己：“这是什么？”和“这可否付诸行动？”。你要把那些不能付诸行动的原料删除、而把那些现在无法行动的原料统统放进 <Someday/maybe> 列表。
还记得之前看到的To-Do视图吗？请记住，管理MLO条目的首要原则是：确保只有有具体行动的任务在To-Do列表中显示。因为日常在参照MLO记录，决定下一步行动的时候，你要看的只是To-Do列表而已。
换句话说，对于所有不是具体行动的条目，都要设定为在To-Do列表中隐藏。<Someday/maybe> 列表中记录的是你可能会去做但不会现在去做的事情，这条记录可能就是一个个的想法而已。所以，该列表中所有的条目都不应在To-Do列表视图中出现。选择 <Someday/maybe> 列表，然后点开右边窗口中的General栏，在 Hide branch in To-Do list一项上打勾。
在这之后<Someday/maybe> 列表中所有的项目都变成了灰色，即表示它们不会出现在To-Do列表中了。
也许你会问，<inbox>中的条目要不要隐藏呢？答案是：随你喜欢。亚拉豪个人倾向于隐藏，以免在工作中被逐渐增多的原料分散注意力。而有人则喜欢让它们出现在 To-Do列表中，以提醒自己尽早处理。你可以两者都试试，从而找出适合你的方法。
其次，如果你在 <Someday/maybe> 列表中有许多项的话，将它们分类管理会比较方便。如个人提升、朋友、职业技能等等。你也可以给必要的条目加上闹铃（Reminder）来提醒自己在将来某个时间重新审视。
最后，<Someday/maybe> 列表中的条目，只需记下名称即可，不需要规划具体行动和细节。因为日后将它们转化为下一步行动或者项目的时候，这些都需要重新考虑，除非现在你已经想好了具体每个步骤每个细节（但日后情况有变时，你还是需要重新更改）。
可付诸行动，一步到位 —— <Next actions> 列表
所有现在可以采取行动的原料，可以分成三类：
- 只需一步行动，少于两分钟能完成的；
- 只需一步行动，多于两分钟才能完成的；
- 需要多步行动的才能完成的。
第一类的应该按照两分钟定理，迅速完成它。
而第二类的，都应作为下一步行动移动到 <Next actions> 列表中：
这时，这个行动就出现在To-Do列表视图中了。不过你还要在右边窗口General栏的 Places中填入此行动的情境，从而便于在To-Do列表视图中有选择性地显示行动：
注意：<Next actions> 这个条目本身并不是行动，要把它在To-Do视图中隐藏：
要注意的是，这个 <Next actions> 列表和GTD中的概念略有不同。GTD书中所指的下一步行动列表上的任务，在MLO中是等同于To-Do视图列表中所有的条目（即本文中的<Next actions> 列表内容加上<Projects>列表中的具体行动步骤）。
可付诸行动，多个步骤 —— <Projects> 列表
所有需要多个步骤才能完成的任务都属于项目，应该一律放在 <Projects> 列表中：
首先，自然是要写下希望达成的目标。在右边窗口中点开Task Note（Alt +1），填入自己对这个项目的期望成果：
之后，在条目属性（Properties）标签中点开Project栏，勾选“This is a project”，告诉MLO这是一个项目；并且将项目状态（Status）设为“正在进行”（In Process）。随着项目具体步骤一个一个完成，下面的完成百分比也会自动增加。
接下来就是把要完成这个项目所需的具体行动步骤添加为子条目：
必要的话，可以给项目和具体步骤设定截止日期：在Timing and Reminder栏勾上Set due date（Alt + D），然后在Start和Due项填入开始和结束日期，或使用日历的方式设定。
最后你要选择是否设定这个项目的各个步骤是要依次完成的（Complete subtasks in order）：
最后，这个项目就安排好了。转到To-Do列表，能看到此项目的第一个步骤。当这个步骤完成后，MLO就会自动将下一个步骤显示出来，就这么方便。
