使用 Worktile 实践高效团队协作

弥缝了解到 Worktile 是因为曾经介绍过的 Trello 工具。Worktile 沿用了 Trello 上非常实用的看板式任务管理，添加了如日历、文件分享、讨论和文档等功能，是一款立足于以任务驱动的高效队协作工具。

Worktile 提供 10 人团队以内的免费使用（公益组织可以申请去除成员数量限制），于是弥缝使用了一阵时间，在此分享一些自己使用的个人看法。

Worktile 登录后的界面是一个可以快速获取简略信息的工作台。适合上班到公司，一站获取团队信息，加快融入工作状态。工作台右侧上方可以切换查看「快速动态」，「我的任务」和「我的邮件」栏目。

在使用过程中，我主要都定位在「我的任务」栏，「我的任务」可以清晰地查看自己需要完成的、已过期和已完成的任务，点击以后可以直接修改。配合右侧栏的「今日日程」，可以对自己的工作进度和需要做的事情有一个直接明白的了解。

另外两个工作台栏目，「快速动态」可以查看自己加入项目内的新动态，只是现在展示的动态内容和方式并不直观，暂时有些鸡肋。如添加的新任务只显示标题，并不能一眼马上获取所属项目，截止日期，负责人等信息；相同任务或话题下的多条讨论也没有聚合在一起，重复动态过多时则不利于抓取有效信息。「我的邮件」可以查看发到自己 Worktile 帐号邮箱的邮件。邮箱功能相当与一个中转处，如将邮件讨论的任务转发到 Worktile 建立任务，或转发内容来编辑存档分享。现在邮件暂时只能分享到项目话题中进行讨论。

打开一个项目，你就可以见到熟悉的看板式任务管理。看板式任务管理起源于日本丰田公司，使用方便，让任务进度管理清晰明了。虽然基于看板式的任务管理软件不少，直到 Trello 优秀的交互界面推出，网页式的看板才是真正地好用起来。Worktile 沿用了 Trello 的设计和交互，在看板上你可以一目了然地知道有什么工作，谁正在做什么，哪些做好了，哪些正在做，哪些已经做好了。

看板式任务管理，拥有三个主要概念：看板（Board）、列表（List）和卡片（Card）。一个看板就是一个项目，看板里面的多个列表分别代表任务所处的不同阶段，每张卡片则代表一个任务，卡片上包括任务的基本信息，如任务要求，分类，截止日期，子任务和负责人等。卡片在执行过程中，会在不同列表中移动以表明其执行的状态。

在上图中，展示了一个 GTD 系统执行看板。从左到右我建立了列表：收集，已处理，执行中，日程，已完成，周回顾，八月回顾。分别对应一个任务卡片从被建立（收集），进行处理分类后待执行（已处理），到开始执行（执行中）或委派（日程），任务完成（已完成）后在当日回顾时划入周回顾，最后周回顾时进入月回顾。

在 Worktile 上，如果你在任务卡片上设定截止日期，可以右侧的「日历」查看。需要注意的是，在「日历」上是没法添加任务卡的，而「添加日程」不会在看板中显示。我的建议是不使用添加日程，因为本来通过看板就可以了解所有任务的，需要额外查看一次日历以防错过了只在日历中显示的日程，增加了使用负担也和看板的作用冲突了。

除了看板和日历，Worktile 添加了更多功能如上传文件共享，话题讨论组，在线编写文档和任务简报查看项目进度。

• 「文件」：成员可以上传文件，然后在任务卡，话题和文档中直接选择引用。在任务卡、话题和文档上直接上传的文件也可以在「文件」中方便地管理。
• 「话题」：适合于讨论非任务型的话题，如建议或想法点子。相比 Trello 上很多用户将讨论也作为卡片放在看板上，将讨论单独出来不仅使看板更专注于任务，而且话题也可以更轻松随意。
• 「文档」：文档是一个简单的在线 Wiki，可以用来归档团队中的经验和教程等。
• 「简报」：简报通过摘要、成员、列表和标签等几个维度，和周或月的时间范围，进行项目进度跟踪和回顾。

Worktile 提供了一个团队协作需要的各个方面的工具：管理任务的看板和回顾简报，交流信息的任务讨论和话题讨论，沉淀知识的在线文档和共享资源的文件上传。这些功能正是实践高效团队管理所必备的，可是细细想想却不难发现，每一个功能都有一款专攻的更好的工具，如 Trello 看板，Google Groups 讨论，Google Docs 或 Microsoft Office 在线文档和各种网盘的文件共享。这些专攻工具在各自的领域都比 Worktile 在那个领域做得更强大。但是，更强大的工具未必是最适合的工具。如果一个团队运转中利用过多工具却没有有效结合，成员就会频繁在各个工具中打转，有用的信息分散在各处不易获取，反倒影响了团队效率。就像在《纠结的GTD之路》中说的，明白自己到底需要的是什么。

将工具精简结合，正是 Worktile 的着力点：把团队任务的分配、处理、跟进、归档积累于一处，从而实现提高中小团队内部协作的效率的目的。经过这一段时间的使用，我觉得 Worktile 每个工具的功能对于小团队，可以说恰到好处。虽然工具之间，围绕任务的使用配合仍然有些许欠缺，但是和 Worktile 交流弥缝也得知他们在加速改进整合。

如果你是小团队，小型社团或公益组织，非常建议免费试用和了解一下 Worktile，阅读他们博客上的团队协作分享和加入他们的社区。