简化David Allen复杂的GTD配置
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看看右侧这长长的列表，这是发表在CNN网站货币栏目上的一篇关于David Allen和GTD的文章，它勾画了David的GTD安排。
我想说的是：这太复杂了！
当然这是我的看法，不过这个GTD使用者却是一个生动的例子，它说明了GTD是一个庞大实用的系统并且拥有很多概念，可是也常常被工具所累，执行起来变得复杂的很。
其实GTD的配置完全没必要这样做。没有任何理由让GTD变得如此复杂。当然我曾经就这个主题写过些文章，但我想我应该在这里使用图形来作为一个复杂的例证，并看看如何让他变得简单。
让我们对David Allen及Leo Babauta做一个比较：
David的工具
- 一个五层的桌面收件箱
- 一个为iPod、数码相机、手机、贴标机、录音笔和其他外设准备了USB口的笔记本
- Palm Treo organizer和手机
- 为所有GTD资料和Email设计的Lotus Notes软件；Word, Excel, PowerPoint
- 二层抽屉的文件柜
- 公文包
- 5个塑料旅行文件夹
- 桌面规整架（Desktop organizer）
Leo的工具
就这些了。我从来不带公文包、手机、Palm organizer、旅行文件夹。我确实有一个单抽屉的文件柜，但我从来不用它。很快我便会将清除文件或者将他们归档储存。我不需要桌面规整架，因为我没有这么多资料去管理。我也不用PowerPoint。
现在，我也只能承认David Allen的生活和我的完全不一样——他或许比我要做更多的事情，但依我看来：如果你简化你的生活，你就不再需要那些工具了。
我有说过我比David Allen更优秀，或者我的安排就比较好了吗？没有，他使用了他需要用的东西，我也是。但当你看到那些安排后，你觉得谁可以花费较少的时间来执行，谁不会被这种形式所拖累？当然这是有争议的，但我想答案应该是我。
上面这个比较的用意在于提醒我们重新审视一下自己的安排，看看能否简化这些安排。我们起码应该思考一下。 如果你想简化你的系统和工具，下边是一些建议：
- 让你的收件箱瘦身。各种材料有多少种不同的途径进入你的生活？在你工作和生活中，是否有5种不同的渠道来获取和放置文件？那Email、语音邮件、RSS订阅等信息呢？减少这些来简化整个系统。
- 只用一份清单。这样的工具，如果你移动设备上有一个，在电脑中又有两个，在记事本中还有一个，那就有太多的地方需要你去检查和追踪了，所以我建议只选择一个并坚持使用它。
- 考虑使用纸质的本子。纸张很便携，也很简单。它用起来很简便，也足够适应你的需要。你可以在你电脑上使用，或者在路上、在工作中和在家里。对我来说，它是最可能简便的工具。
- 在线操作。我需要在很多场所来工作，所以一个完全在线的设置对我来说很重要。我不再将我的文章和工作文件存储在硬盘上。我使用Gmail 和Google Docs（另外还有WordPress来发布日志）。这样做的优点是，不仅可以在任何地方来工作，而且很容易搜索。所以我不用担心如何来归档和整理。
- 在你规整文件之前先减少它。如果你没有多少东西来整理，那么处理起来会很容易。我想David的问题在于他有太多的东西需要处理。那就是他需要一个公文包、旅行文件夹、桌面规整架和5层收件箱的原因。首先，如果他有Palm Treo和膝上电脑，为什么他还有那么多纸上文件？仅将那些材料保存为电子版而不是打印出来。告诉同事不要纸质的文件只给你发电邮。他就是老板！但即使这对他不必要，但是对其余的我们是必要的。我们便可以减少文件的数量，并因此而不需要太多东西去规整。
- 减少你的需要。这跟上一点是联系在一起的，让我再给你举个例子而不用减少你的文件：为什么人们需要一个复杂而功能丰富的软件，像Microsoft Word？当然这里有很多原因，但通常是因为他们需要某种方式和很多原因来格式化文档。不过在文档中的信息终归只是信息——如果你可以简化它们，他们还需要格式化吗？这对一些人来说是不可能的，但我发现我可以，也许你也可以。这样，你就不再需要Word了……你可以使用Google Docs 或者其他简单的程序。反思一下你的需要，看看能否将他们简化——那些你使用的工具也可以被简化。
原文：Simplifying David Allen’s Complicated GTD Setup
- Zenhabits | 翻译：Cheney