做好每一件事
来自扯WEB博主 Ven 的投稿
创建和使用任务清单相当简单，但也需要讲究一些技巧和诀窍以提高办事效率的。下面我将与大家分享多年来我管理日程安排和任务时总结出来的一些诀窍：
你需要选择一个方便随时查阅记录工作清单的地方。对于大多数人来说，可能是桌上的一个小记事本，但也可以是你电脑、手机中的一款小软件应用。只要确保你能够随时轻松地在你的清单上添加、删除和编辑条目就行。
有必要让你的任务清单整日出现在你的眼前。这样会加强紧迫感，一旦自己开始懈怠了，看到它就会不断督促自己赶紧工作。
养成在每一天早上开始坐下办公桌时就着手写任务清单的习惯。这是安排计划的最佳时间，因为你的脑子是新鲜、精神饱满，也是你最能清晰抓住当天必须要完成的所有重要事情。
不要试图把整个星期或者就算提前几天的安排都列出来。你应该只记录在当天必须完成的任务，因为你无法知道白天一天下来会发生什么事情，因此一天后的事情它们的优先次序可能会发生变化。
向借口开刀是决定你能否胜出一般人的标志，褪墨最新系列《拒绝借口》。
有些人总是以“时间不够”为借口，为自己埋下失败的伏笔。其实这种人往往就是时间的窃贼，因为他们把时间都浪费在说借口上去了。不停地。
如果要善于利用时间，最重要是减少你浪费掉的时间。因为失去的东西再也无法利用了。切斯特菲尔德勋公爵说：“我建议你们好好利用小段时间，这样大段时间自然就会产生效率。”
下面我们列出8大时间窃贼——提防他们，你每天将有更多的时间可以利用。
阿尔伯特·R·卡尔在《华尔街日报》上报道过，一家钟点工服务公司曾对200家大公司职员作过调查。他们发现公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱入的东西上面。这意味着，他们每年要损失10%的时间！
如果你也像许多人一样，老是要寻找乱放的东西的话，解决办法是养成有条理的习惯。经济许可的话，可以雇请一句有效率的秘书或助理，要他或她帮助你把东西安排得有条理。如果经济条件不允许，你必须想出一个办法来。不要把时间浪费在寻找要用的东西上。有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。30年来，我一直把资料分类归档，冠以简单的标题。你不妨试试。这不会对你大有好处。
网友 David Ke 投稿，续上一篇《禅邮件》，David Ke将在这篇文章中分享了如何整理收件箱。
如果心存挂念就无法心静如水。当全心投入，活在当下。
GTD里有一个非常重要的概念就是inbox，把脑袋里的一切倒入inbox，做到心静如水，全心投入。但是现代人因为科技的发达，越来越多反而陷入inbox里，无时无刻不被inbox困扰着，inbox也多种多样，让我们应接不暇，Email、Voicemail、信箱、办工作上的收件匣、Todo list上的inbox，另外还有Facebook, Twitter这些都是inbox。我对Inbox的定义是，任何必须去查看和处理的地方都是inbox。
就因为Inbox太多给我们带来了过分的焦虑，inbox无法发挥它本身的功效，为我们减少焦虑，为脑袋减少杂事，所以一定要减少inbox，下面是我自己的一些减少inbox的方法。
其实很多人不知道，facebook、twitter或者豆瓣都是我们的inbox，因为里面有一些好友给我们发信息，或者一些事件需要我们处理。我的做法是现去判断是不是真的有价值，如果没有，马上把这些sns里的邮件提醒都关掉，如果有的话就全部发到邮箱里，集中处理。任何必须去查看和处理的地方都是inbox，仔细想想还有哪些地方具有这个性质，然后减少不必要的。
网友 David Ke 投稿，如何解决邮件带来的焦虑。
邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。
网络越来越发达，知识工作者每天收到上百封邮件是非常正常的事，再加上Smart Phone，人们被邮件给捆住了，无时无刻的邮件让我们不得安心，使用邮件的目的是帮助我们提高效率而非降低，邮件是用来服务人的，而不是用来困扰人的。我自己以前也被邮件给困住，iPhone上邮件不断的跳出来，每天无数次的检查是否有新邮件，大部分的时间都浪费在邮件上了，所以我决定改变，我给自己这个邮件系统命名为Email Zen（禅邮件），因为它让我Zen。
首先我必须推荐大家使用Gmail，只有Gmail才能使得邮件发挥最大的效率，它的Search&Archives模式，过滤功能，反spam功能都是邮件中最好的，我个人觉得只有用Gmail才能达到Email Zen.
要做到Zen，必须现搞清楚问题，焦虑或麻烦是哪里来的，邮件给我带来的焦虑主要来自3个方面：
零邮件就是让收信箱里永远保持0邮件，自从我开始零邮件之后，我整个人轻松了、自在了，每次检查邮件的时候都特别的开心，以前的困扰也没了。0邮件符合GTD的概念，看过的邮件一定要定一个下一步行动，然后Archives。如果看过了，却不去制定下一步行动，依然把邮件留在收信箱里，那么收件箱就会堆积起来，使人觉得很有压力。这也是我们最常见的错误，以为读过了就行了。
创造效率总是充满技巧，系统和招数使事情在更短的时间内完成。然而，对那些为了把事情完成好而阅读相关书籍和博客的人来说，他们在使用这些工具和变得更有效方面总遇到麻烦。
不受控制的邮件系统不可能自发地有助于你；关于预算的一切技巧也不可能自发地帮助你。那些拼命求得纯粹效率的人，主要问题并不在于理解和学会做事系统与否，而是缺少着手做事的自律。
自律常被描述为使人变得更强大的肌肉。本质上，从效率角度看，自律是一种立即行动的能力和激励。
自律在不同领域有不同体现：追求个人发展的人把它视作改变习惯、摆脱旧习惯的能力；音乐家把它视作每天早起练习以保持技术水平和身体操作记忆的能力。
我并不打算全方位阐述这个概念，而要从一个我认为确实有帮助的角度谈：自律是想法变成实践的能力，这是一种将头脑中的想法通过行动来实现并取得实际成果的能力。
学习或创造一个完美有效的邮件管理系统是没有意义的，除非你强制自己在检收邮件时去使用它。
知识本身不是方法的一部分，知识不等于生产力，它并非效率，它是做事必不可少且处于首位的条件，而执行才是花时间和精力学习知识物有所值的步骤。
文章摘自Stephen R.Covey的《高效人士的七个习惯》，这篇介绍了自我管理的原则。弥缝略有删减。
建议你先阅读上一篇《要事第一（上）》。
第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。
然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。更何况，根据外在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，缺乏自制力与自尊。
执行第二代的人自制力增强了，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。
第三代理论则大有进步，讲究理清价值观与认定目标。可惜，拘泥于逐日规划行事，视野不够开阔，难免因小失大。第一、三类事务（参考上篇）往往占去所有的时间，这是第三代理论最严重的缺失。
不过以上三代理论的演进，仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上，开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。
几个月前，我曾写过一篇有关驾驭生活波折的文章。这篇文章里探讨了我们的效能（还有我们的工作效率，幸福感和动机水平）是如何围绕一个基线上下波动的。无论是在一个月里，一周里，甚至一天里，这样的波动对于我们的生活方式产生了巨大的影响。在那篇文章的结尾，我曾说将要应用不同的方法尝试影响效能水平的因素，以便于减少低效的时间，增加高效能时间和获得更好的协调。这花了数月的时间，下面就是我的几点建议：
尽管在日常工作中将同时处理多个任务的工作方式视为重点，并认为它是提高生产力的一种方式，但实际上，人们并没有从中得到预期收益。进一步说，人脑在开始关注于一项任务之前平均需要20分钟的准备时间。如果同时加入了其它的工作，所需要的时间只会有增无减。同时进行多个任务之前，你需要将所有这些额外增加的精力计算在内。
有些人是早起的鸟儿，有些是夜间猫头鹰，还有其他的（像我这样）处于两者之间的人。这就像我们有些人长的高，有些人长的瘦，有些人拥有金发一样。一个公认的有效率的秘诀是要早起，这样，你会有更多的时间做事并较少分心。如果你在早上5点起床感到舒适，这是件非常好的事。但对于我们其余的人，它会让我们觉得缺乏精力。如果你是那种喜欢晚起的人，使用晚上那段别人在睡觉而你正精力旺盛的时间工作。围绕您的睡眠习惯选择适合您的生活方式。
有一段放松的空闲时间，做自己的事，并不为时间限制和压力而担心是至关重要的。然而，这常常被遗忘。那些严格遵照GTD方式生活的人也许是非常富有成效的，但他们同时也有时感到精疲力尽。在必须的时候保持工作效率，其它的时候尽量放松。
什么？锻炼不是一种会消耗大量的精力的方式么？在短期内这是可能的，经过一段时间的努力锻炼，你一定会感到疲倦。不过，你一定会觉得获益匪浅。一周进行几次锻炼，并记住你从中获得的良好心灵感受。毕竟健康的身心就好比是车辆的维护，给予它足够的关注，它就能够运转的更平稳，更有效，更长久。
似乎我们总是忙碌的，常常忙这忙那，最终焦头烂额。可真是如此吗？又好像不是的，回忆一下，在“忙碌”的工作中偷偷地跟网友聊天；在“忙碌”的作业时间去读读小说；等等。其实我们并不是没有时间，而是没有管理好我们的时间。
只要善于管理自己的时间，空闲的时间会有的，娱乐的时间会有的，与家人同乐的时间会有的。提高时间的管理，你就会更加注重生活中平常忽略的快乐。
或许你仍有这个错误的观念：任何一个任务都是十分重要和绝对紧急的。其实，紧急与重要是完全相互独立的概念。只有学会理清事物的轻重缓急，我们才能更好的制定计划。经常把留在手中的事情处理一下，将那些重要的工作挑选出来，每天最早完成它们。
每天睡觉前为明天列出三个最重要的任务。早上起来之后，只管先完成那三个最重要的任务，期间不要随便中断或分心去做其他的事情。一心一意，一件一件地将三件事情处理完。如果你仍怀疑这套方法，弥缝只好说，明天姑且试试，你即可知道其成效。
参考阅读：《为重要的事情创造时间》
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