简化时间管理：如何不再为效率而忧虑

时间管理 December 14th, 2007

我在一年半以前采纳了整个GTD系统，并且是GTD的超级粉丝。但是，现在我却不断尝试去简化这套时间管理系统，并且获益颇多。

通过简化时间管理系统，我发现自己变得更有效率，也少了很多压力。在开始谈论这套简化方法时，我想先向你介绍一下GTD的核心要点：

  • 收集——记录所有你想到的事情和信息；
  • 处理——处理你的备忘录和收件箱，并且合理地将它们安排好；
  • 情境——将任务清单按照不同的情境进行重新计划；
  • 项目——任何一件超过一个行动步骤的任务都叫做项目；
  • 工作流程——GTD系统相对流畅，你可以根据你现在的情境、有的时间和精力来迅速去完成可以做的事情；
  • 每周回顾——这是GTD系统的关键，以保证你的系统正确运行。通过每周回顾，你可以保证你正在正确执行每件事物；
  • 备忘录——提醒你下一步该干什么；
  • 存档——简单的字母存档系统便可以相当容易地满足你；
  • 将来某时/也许清单——用来记录那些你没有打算现在去完成的事情；
  • 目标——虽然GTD系统中并没有强调，需要在每周回顾中规划。

这些都是基础，当然还有其他一些要素，不过我已经很迅速地勾勒出了GTD系统的轮廓。总而言之，这套系统非常实用，的确使人更有效率。

简化系统

GTD系统有许多需要遵守的原则和培养的习惯，其中每周回顾更是非常必要的。但是，整个系统是可以简化的。通过简化系统，你可以花少量的时间来维护整个GTD系统。下面是简化系统的方法：

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Author 弥缝   Comment RSS 7 Comments

简单做(ZTD)的十个好习惯总结

时间管理 October 23rd, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

经过两个月的时间，简单做（ZTD）系列终于完结。弥缝希望这一套系统确实使你有所帮助。简单做（ZTD）系列主要介绍了时间管理的十个好习惯的培养，弥缝将在这篇文章中，将对每个习惯做一个简介，具体的请参考全文。

在培养简单做（ZTD）的十个习惯时，希望你能每次只培养一个好习惯，并且坚持至少30天。推荐阅读弥缝写的《为什么习惯培养总是失败》来避免习惯培养上的错误，并且成功培养好习惯。

  • 习惯1：收集 —— 全面收集

随身携带一个小笔记本（或者任何记录工具），用它来记录下任何任务、想法、专案或者任何闪入你大脑的其他信息。这个习惯与GTD的基本完全相同，但ZTD只需要一个小巧、便携、易用的工具来记录信息。你必需在忘记事情之前赶紧把信息写下来, 并且尽快地把这些信息从笔记本中清除、存入任务清单中。阅读全文

  • 习惯2：处理 —— 快速地对信息作出决定，从而避免收件箱堆积

收件箱中原料的堆积是造成耽搁的重要原因。只有及时处理信息，对原料及时做出决定和归纳成类，你才能避免原料的堆积。我建议至少每天处理一次收件箱，从上而下的，一项一项任务地处理，就像GTD所做的一样：二分钟法则、删除、指派给别人、归档、或者放在日程表上以后做。阅读全文

  • 习惯3：计划 —— 设定每天，每周的最重要的事(MIT)

每周，列下你需要完成的重大事件，把他们排进日程表。每天，列出1-3个最重要的事(MITs)。这样，你的每一天和每一周都被设定了目标，与其盲目的去完成那长长的任务清单，你总是在完成那些最重要最有用的事情！阅读全文

  • 习惯4：执行 —— 一心一意，每次只执行一件事

执行作为一切时间管理的核心，是ZTD中非常重要的一部分。你应当在不分心的情境下，一次只执行一件事。既不要多线工作，也不要让你的工作突然中断。阅读全文

ZTD（简单做）建议你尽可能的维持列表简单化。不要增加复杂的系统，也不要持续尝试新工具，以免时间上的浪费。尽可能的使用简单的清单方式，因为你注重的是如何执行的任务，而非玩弄你的GTD系统或者GTD工具。阅读全文

  • 习惯6：管理 —— 一个存储所有信息的地方

把所有接收的信息都放入你的收集箱中，处理你的收集箱，执行任务，完成任务。在这个系统里，你永远都不应该有疑问自己下一步该做什么。而且也使你更能专心注重于工作，也避免的拖延的。阅读全文

  • 习惯7：回顾 —— 每周回顾你的系统和目标

每周回顾的重要意义在于它给了你一次机会，来重新整理所有的事情和检视什么是最重要的任务。GTD中的每周回顾已经非常棒了，简单做（ZTD）基本上仍延用它，不过添加了对目标回顾的重视度。每次只要集中于一个目标，并且确保它是一个你能完成的目标。阅读全文

  • 习惯8：简化 —— 减少你的任务清单，只留下最必要的

将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到一份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中。取而代之的，ZTD要求你不断地简化自己的任务清单，确定你的任务只是最重要的。阅读全文

  • 习惯9：常规 —— 设定每周、每日例程

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。阅读全文

  • 习惯10：激情 —— 做你充满梦想的事情

当你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。所以，培养这个习惯正是为了持续搜寻使你保持热情的事情，使你精神饱满，动力十足。阅读全文

[注]：ZTD由Zen Habits创作，只授予了弥缝翻译权。整个系列由弥缝和河流共同翻译。除此总结篇外，请勿随意转载！

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Author 弥缝   Comment RSS 32 Comments

如何培养简单做(ZTD)中的十个好习惯

时间管理 October 16th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

在过去的两个月里，褪墨上不断地更新Zenhabits上发表的——以GTD基础，却更简单、更具行动力的简单做（ZTD）终极高效系统。而在ZTD系统中的关键就是要成功培养简单做(ZTD)中的十个好习惯。而这篇文章将告诉你如何培养这十个好习惯。

学习和使用GTD系统经常遇到的问题之一，便是一次性就需要改变很多习惯。很多人就是在这里总是失败。虽然一次又一次的重新坚持，可是依然失败，最终不得不放弃。这就像培养一个锻炼的好习惯一样，如果你没有使用正确的方法去实行和培养这些习惯，你只会失败并且垂头丧气地退出。

假若你愿意付出一些心血与动力，习惯是很容易成功培养的。你只要一次培养一个好习惯，采用有效可行的方法，一定会成功培养每个习惯！

我知道完全采用GTD，并且使它融入生活并不是件容易的事情，特别是当你总是想一口吃成一个胖子时。一次培养一个好习惯需要耐心，但它更容易培养和获得成功。对于许多人，盲目采用GTD带来的改变是压倒性的，巨大的。我建议大家逐步地改善自己的生活，并且是长久的进步，而非进步了几周又被抛弃了般的改善。

如果你已经拥有一些好的习惯，而且你也善于培养好习惯，或许你可以同时培养多个习惯。但是我不建议多过2～3个，因为一次培养得越多，成功的机率就越小。开始时简单一点，然后再慢慢地添加，循序渐增，定会取得最后的成功的！

那么，你最想培养的是哪一个好习惯？我是建议你按照顺序来，当然你也可以按自己的喜欢顺序。如果你并不想培养的所有的习惯，那就选择那些对你利益最大的习惯吧。

罗马不是一日建成的，你不可能从毫无组织、缺乏纪律、耽搁、低效率中迅速变得有规律和充满效率。给你自己一些时间去改变。如果你从现在开始，每个月1～2个好习惯，在新的2008年开始时，你就会培养几个好习惯了。

这里是一些改变习惯的方法（选择最适合与你的）：

  • 承担义务。告诉你的亲人、朋友、同事和网络之友，你要改变习惯了！使你自己产生压力，让你因为承担义务而坚持不放弃；
  • 坚持实践。改变习惯也是一种技巧，就像其他技巧一样，它也需要实践。参与一个月培养一个好习惯，并且坚持你的习惯整整30天。你不断地坚持，重复，失败，再尝试，最终才能熟能生巧；
  • 推动力。通过各种途径来推动你自己不断向前。参考《Top 20 Motivation Hacks》；
  • 跟踪记录。每天都记录下你的改变过程。听起来挺麻烦的，但它确实非常有用，也更容易成功。每天睡觉前，记录一下。把记录本放在床头，同样也不断促使你去坚持。
  • 支持帮助。参与一个习惯培养活动，或者与你的伙伴一起培养。毕竟，与别人一起培养习惯，会更容易成功一些。
  • 奖励庆祝。每隔上一个星期，就为自己的收获小小庆祝一下。在一个月结束后，则来个胜利的庆祝。这也是使你坚持的推动力哦～
  • 集中注意。这是非常非常重要的，在30天里集中于你的新习惯，一天也不能放弃。这就是为什么，一次培养多个习惯是非常困难的，你的注意会被分散，导致不能集中与其中任意一个。
  • 积极的想法。告诉你自己，“我能行！”压扁那些消极的想法，采用积极的想法吧。

拓展阅读：

原文：Zen To Done (ZTD): Forming the 10 Habits | 翻译：弥缝

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简单做(ZTD)习惯培养10——激情

时间管理 October 9th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

这并不像是平常的关于效率的技巧，但是它却值得你去深思。如果你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成吧。你会付出更多的努力，抽出更多的时间，耽搁的时间也减少了。这个习惯，也许对一些人来说 缺乏吸引力，因为他们已经安然于现有的平凡的（无聊的）生活中。如果你并不喜欢现在的工作，或者只是为了钱而工作，我觉得应该去考虑一下了。因为你不断地迫使 自己去做不喜欢的事情，这只会使你更加厌恶它。

  • 好习惯：激情 —— 做你充满梦想的事情

或许你是该想想自己到底想做什么？（不要说是睡觉）你最喜欢从事什么？你心仪的工作岗位是什么，如何达到它？仔细想想，多考虑几天，待你确认以后，下一步就去实现它吧：

  • 调查：有谁在从事你心仪的工作？他们有什么经验和想法？他们是如何得到这份工作的？获取这份工作有什么要求与标准？在网络上搜索、询问认识的朋友，你能获取的信息越多，对你也就越有好处；
  • 找出绊脚石：你还需要什么去获得这份工作？是一份更高的学位、已有一份不错的工作经验、或者是需要其他的技能？
  • 设定计划：想出一些有用的方法去解决你的绊脚石。如果你永远都不开始计划，那你就永远不会获得自己想要的工作。所以，为自己的成功铺好道路吧。
  • 开始行动：不要等待机会，机会只会降临给时刻准备的人。所以，主动去发现和抓住机会，执行你的计划——至少每天一点，直到你达到目标。也许现在看起来，需要走的路还很长，但是你一旦实际行动起来，总有一天，你就会到底目的地的。
  • 坚持不懈：不要因为几次失败而放弃，为了自己的目标而奋斗。Don’t Give Up!

做一份使你充满激情的工作与任务，会让你精神饱满，动力十足的！

原文：Productivity Hack 1 – Zen Habits | 翻译：弥缝

 

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简单做(ZTD)习惯培养9——常规

时间管理 September 25th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

结构性是GTD缺少的一个非常重要的部分。我认为David Allen对这方面所强调的是进入一种“心静如水”的状态，从而为做任何事做好准备。对于David Allen这样的人来说，这样可能是件好事。但是对其他大部分人来说，却变得有些混乱。

  • 好习惯：常规 —— 设定每周、每日例程

设定每周、每日例程可以使你的工作和个人生活得到极大的简化。
更重要的是，使你掌控自己的生活，而非让任务处在搁浅之中。没有日程，我们就不太容易对新进入的信息说不。因为我们总是被那些希望占用我们时间的人、吸引注意力的网站所拖住，这不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，设定日程，并且跟着它走。

以下是一些小技巧，希望对你有所帮助：

  • 工作任务：做一份清单，包括所有你在工作中想要完成的任务。这可以是每周回顾内的任务，也可以是做报告，或是清空你的收件箱等等其它任务。在每一天的开始设置三件你需要完成的最重要的任务，并且每周回顾你的目标。
  • 个人任务：对于个人的事务，像锻炼、瑜伽、自我调节、记日记、阅读书籍和RSS订阅，或是付帐单、洗衣、购物、照料孩子、去银行、邮局等事，也去制定一份清单。比如说，购物清单等等。
  • 批量处理：花点心思去处理你的任务清单，看看能否将小的任务放在一起来做。一是节省时间，二是减少干扰。举例来说：如果你需要去购物、去银行、去邮局、去宠物商店，那么将这些事放在一天来做。你可以从一周中专门抽一天时间来做个人的事情：处理邮件、付帐单、平衡收支、写文件、准备东西、列购物清单等等。在工作时，你可以将打电话、收发邮件等类似的事情放在专门一个小时中做。
  • 每日清单：审阅一下你的清单，看看哪些是每天都做的。比如说：收发邮件、打电话、设定最重要的事、记日记、锻炼、阅读RSS、清空收件箱等等。计划你的每日日程，没必要精确到每一分钟，但要确定每天做这些事的固定时间。我的建议是：设定一份早上的例程(可以把在家的和在工作的分开)；一份一天结束之际的例程(工作结束的和一天结束的)；和一份要完成的最重要的任务和其他事情上的例程。
  • 每周清单：包括每周你会做几次(或更多)的事情。这可能是每周回顾、清洁房间、锻炼、洗衣、园艺等等。将这些事在一周的时间内分散开。不要把每天放得太满，你每天最多做两三件就好了，理想的情况是每天1-2件事。如果你需要做的太多了，那么你需要考虑简化一下。否则这很难坚持下去。
  • 开始执行：一旦设定好了每日和每周的例程， 那么就开始执行它。对于每日的例程，至少坚持一个星期。每周结尾时，回顾看看效果如何，如果效果不太好，就得作出调整。对于每周的例程，至少坚持两周，遇到问题时也需要自己调整一下。
  • 坚持就是胜利：设定例程很容易，但坚持下来便是很难的。一旦你发现了适合自己的日程，一定要坚持30天，是他慢慢形成习惯。只有这样，你才会感到镇静，更能掌控你的生活。怎样坚持30天呢? 可以把它当作一项挑战、给自己设定奖励、把你的计划告诉别人、把你的日程贴在墙上等等。在坚持此习惯过程中，不要同时进行太多的习惯培养。参考阅读：《一个月培养一个好习惯》、《20个方法让你摆脱坏习惯》

原文： Optimize Your Productivity with Daily, Weekly Routines – Zenhabits | 翻译： 河流 & 弥缝

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简单做(ZTD)习惯培养8——简化

时间管理 September 18th, 2007

更简单，更具行动力的终极高效系统：Zen To Done(简易做)翻译系列，赶快到褪墨上阅读吧～

如果你同我一样，有一份长的任务列表，你可能会按照情境来划分这些任务(工作, 家庭, 差事, 电话,等等)。你的任务列表是非常非常长，那就真是恐怖了。你需要明白，你永远不会完成所以任务，因为任务总在不断地增加。

将你的任务列表简化到最少，只剩下最重要的任务，这样你就不需要那些复杂的计划体系了.

长长的任务列表，是GTD系统存在的问题之一。由于GTD并不对任务进行的优先级划分，所有的任务都被添加到这份清单中，于是这份清单就变得越来越长，而你就不得不每天都疲倦地忙碌于任务完成之中.

  • 好习惯：简化——减少你的任务清单，只留下最必要的

最近，我尝试简化自己的GTD时间管理系统。虽然我仍有长长的任务清单记满了该做得事情，但我不再注重它们。我开始进行清理工作，只关注什么是最重要的事。

现在我的任务清单已经精简到，每天只有三件最重要的事。当然我还有一份记录我该做的小任务的清单， 但是这些大约30分钟就够全部了。而一天剩下的时间，我便用来完成那些更重要的事情。我也使用日历来提醒有约会等等，不过日历只是一种方法而非真正的时间管理工具。我不再需要时间管理工具，因为我已经将冗长的任务清单减少到每天只有三个最重要的任务。以下是一些技巧帮助你达到这样的境界：

  • 清除，再清除。花几分钟时间回顾你的任务和项目清单，想想如何简化他们。或许你可以把这当作一项考验：把自己的任务消去一半。如果你有50个任务，试着减少到25件。该如何清除任务呢？有些任务是很久以前的，不再需要做了，而还有一些任务可以被拖延。参考阅读《同强动力的任务改善你的工作效率》。
  • 什么才是最重要的。了解你的主要目标是什么，其他目标是什么。你应该把精力都集中于一件事情上，同时两三件也可以，但千万不要同时进行十几件事。当你的小任务与你的主要目标有关系时，那么它们就是重要的，否则就不是。
  • 减少你的承诺。你打算完成多少项目？你打算做多少额外的工作？可你是不可能完成所有事情的，你需要学会说不。就算已经说好了，你仍然可以说不，对别人坦诚相告：你有其他紧急任务要去做，不能答应他们干某事了。慢慢的，你就应当减少你的承诺。
  • 简化你的信息源。我减少了RSS订阅量，也减少了每日Email回复的数量。这一年多来，我只读一份报纸或一份杂志。有些新闻是不能带给我们任何价值，所以简化你生活中的信息输入，从而也简化输出。参考阅读《处理信息膨胀的21条小贴士》。
  • 每周回顾。每周花一点时间去回顾，清除那些掉不必要的任务，你不需要一份庞大的任务清单来变得高效。
  • 完成大石头。在每周回顾中，找出你打算在下周完成的几份重要任务。这些就是你的大石头。把这些大石头放进你的每日日程中，把它们安排在最前面，优先先完成你的大石头，不要把它们推到每天的最后。参考阅读《放置大石头的艺术：让你的效率翻倍》。
  • 让价值最大化。看看这两个新闻作者：一个超级忙碌，每周写很多文章，这些文章都不错，但还不是非常优秀；另一个作者每周写一份文章，但是总能上头版，而且到处都在讨论这些文章，它在互联网上也到处被转载，这些文章使他在记者的行业很成功，他也因此得到了更好的工作，甚至出版了自己的著作。也许这个例子有些极端，但它说明了要点：有些任务需要长期投入，有些只会你一直忙碌，实际上却不重要。把精力放在那些重要任务上，它们将使你成名，带来长时间的回报和长时间的幸福与满足。这些就是你的“大石头”，清除其它的不重要的。
  • 三件最重要的事。写下你一天中最重要的三件事（我记录在自己的Moleskine上），当你完成它们的时候划掉它。如果可能的话，将一天的时间都花在这三件事上，至少也应该投入前半天来做这三件事情。你的最重要的三件事可以是你每周的“大石头”，或者任何你需要当日完成的任务。
  • 把小事放在一起做。每天都会有些小事情需要你去处理，因为不及时处理掉它们，它们或许会带来更多的一些小麻烦。所以把这些小事情都写在一起（我写在页面的底部）。一般来说，你不需要立即着手它们。设定一个段时间（大约30分钟，放在一天末，比如4点之后），然后一起完成所有的这些事情。这些小事可能是：打电话、回复电子邮件、处理信息或文件等等。快速地完成它们，然后将它们从清单中消除出去。这样，一天过去你就没剩下多少没完成的任务了。如果不行，也最好是将小事情（而非重要的任务）拖到第二天，Email也可以放到一起处理。如果你不这样，这些小事情就是一种干扰，每天利用一次或是两次的时间把它们全文搞定！

原文：Eliminate All But the Absolute Essential Tasks – Zenhabits | 翻译：河流

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